論析高職照片檔案的歸檔管理

朱金花

摘要：高校檔案是記錄高校真實數(shù)據(jù)的最直接形式，照片檔案作為檔案管理中重要的內(nèi)容之一，做好照片檔案的歸檔管理工作對高校的檔案管理工作具有積極地促進作用。照片檔案主要分為紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片，隨著數(shù)碼設備的普及，數(shù)碼照片檔案是目前高職照片檔案管理工作的重點，作為檔案管理人員，一定要采取科學的方式提高照片檔案的歸檔管理工作。本文以高校照片檔案的形式為分析點，分析高校照片檔案管理存在的問題，最后提出促進高職照片檔案歸檔管理工作的具體措施。

關鍵詞：高職 照片檔案 歸檔管理

照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案以其給人真實的影像環(huán)境而被信息傳遞者所接受，并且其相對于文字檔案要更加具有感染力，因為照片檔案可以不受語言、文字的限制，可以在全世界內(nèi)廣泛的傳播，但是由于現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，照片的真實信息、照片的保存等問題擺在了照片檔案管理工作中，如何提高照片檔案的歸檔管理成為檔案管理的重要內(nèi)容。

1 照片檔案的形式

照片檔案主要有：照片底片、照片、照片說明三部分組成，根據(jù)照片的形成方式，目前關于照片檔案的形式主要分為兩種：一是紙質(zhì)照片檔案；另一種是數(shù)碼照片檔案。

①紙質(zhì)照片檔案。紙質(zhì)照片就是照片是利用膠片通過感光等原理沖洗出來的，并且在特定的紙張上顯示出來的，紙質(zhì)照片檔案就是將這些紙質(zhì)照片通過人工操作對它們進行整理與保存，紙質(zhì)照片檔案在保存上對保存環(huán)境以及保存方式有著嚴格的要求，因為照片的圖像容易受到環(huán)境的影響而逐漸消失。隨著歷史的發(fā)展，紙質(zhì)照片的數(shù)量越來越少，但是其對歷史的真實記錄又讓紙質(zhì)照片的價值凸顯出來。②數(shù)碼照片檔案。數(shù)碼照片檔案就是照片由數(shù)碼設備制作而成，通過感光電子元件將光學信號轉換為數(shù)字信息，在存儲載體上記錄和保存起來的靜態(tài)圖像。隨著電子產(chǎn)品技術的發(fā)展，數(shù)碼照片檔案的應用越來越廣泛，并且也改變了傳統(tǒng)的照片檔案管理的方式，豐富了照片檔案歸檔的內(nèi)容，首先數(shù)碼照片的儲存方式更加的方便，可以利用計算機永久的保存，并且質(zhì)量不會受到任何的影響，數(shù)碼照片不需要考慮照片的顏色、形狀等因為氣候等因素的影響；其次數(shù)碼照片的傳遞過程快，見效快。數(shù)碼照片可以通過計算機網(wǎng)路技術將圖片在第一時間傳遞給需要的人手中，并且數(shù)碼照片可以在第一時間讓信息的需求者觀看，檢驗其是否符合歸檔的要求；最后數(shù)碼照片可以無限制的進行復制，可以根據(jù)檔案歸檔的要求進行圖片的復制等，并且可以實現(xiàn)圖片信息的完整性要求，因為數(shù)碼照片本身就已經(jīng)達到照片歸檔的要求：底片、說明、照片三位一體。

2 高職照片檔案歸檔的范圍及原則

2.1 高職照片檔案歸檔的范圍

照片檔案歸檔范圍的選擇并不是毫無目的的進行全部歸檔，而是應該選取具有重要意義的照片進行歸檔，要選取記錄高職院校主要領導、獲取重要科研成果的組織者以及主要職能活動的管理者的照片；高職院校主要領導參加重要的外事活動或者出席本單位重要活動的照片；外界高層領導以及著名人物到本校參加的各種活動照片以及對學校具有重要紀念意義活動的照片；記錄高職院校重大事件、重大事故、重大自然災害及其它異常情況和現(xiàn)象的照片，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片以及其它具有保存價值的照片。

2.2 照片歸檔原則

雖然照片能夠真實的反映當時的環(huán)境氛圍，但是由于照片具有一定的修改性，尤其是數(shù)碼照片的真實性容易被篡改，因此在進行照片檔案的歸檔時一定要注意以下原則：

2.2.1 照片收集與照片內(nèi)容信息收集相結合。由于照片在形式上存在一定的修復性，使得照片的真實性受到質(zhì)疑，因此在依靠傳統(tǒng)方式進行原始照片的收集時必須要結合新技術掌握照片的信息來源，尤其是對照片的底片信息的收集和文字說明的收集就顯得格外的重要，尤其是反映照片基本內(nèi)容的信息要進行重點收集：照片內(nèi)容的人物、時間、地點以及事由等要素要盡可能全面。

2.2.2 照片載體真實性與內(nèi)容真實性相結合。在進行照片檔案的歸檔前，一定要對照片載體與信息的真實性進行鑒定。對于照片載體的鑒定可以根據(jù)照片載體材料和照片內(nèi)容兩方面進行科學分析：一是從照片的載體材料上結合當時的照片內(nèi)容信息進行判斷，比如照片的材料與當時的時代環(huán)境是否相符等；二是照片反映的內(nèi)容是否與當時的時代背景所符合，尤其是當時的照片拍攝清晰度等關鍵技術是否符合當時的技術。而對于數(shù)碼照片的真實鑒定則要通過相關的軟件技術分析照片的原始信息。

2.2.3 原始照片與修改照片歸檔相結合。出于檔案管理以及高職院校的信息保存等，在對照片檔案進行歸檔時除了要做好原始照片的同時，還要做好修改照片的歸檔，對于反映高職院校重大活動事件的照片由于受到當時環(huán)境、人為以及不確定因素的影響，一般來說照片都需要進行相應的修改，照片修改在一定程度上不能反映當時的歷史數(shù)據(jù)，因此在進行照片歸檔管理時一定要結合原始照片與修改照片歸檔并存的方式。

2.2.4 傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片相結合。隨著數(shù)碼技術的發(fā)展，高職院校的照片大部分是由數(shù)碼設備制作而成，因此高職院校的照片檔案歸檔管理要實現(xiàn)傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片的結合，先進的數(shù)字化、信息化、自動化管理技術，提升了照片歸檔的科學管理水平，傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片相結合的歸檔管理則有助于照片檔案的真實性得到佐證。

3 高職院校照片檔案歸檔管理存在的問題

3.1 管理制度和規(guī)范不健全。雖然國家以及地方政府部門都規(guī)定了照片檔案管理規(guī)范，但是隨著數(shù)碼照片的普及，關于數(shù)碼照片檔案的歸檔管理制度和規(guī)范還處于管理制度的盲區(qū)，影響了數(shù)碼照片檔案的制度化管理。

3.2 檔案管理人員檔案意識薄弱，思想誤區(qū)嚴重。攝影人員是照片產(chǎn)生的直接人員，因此照片的質(zhì)量直接與攝影人員的思想意識和專業(yè)水平相關，目前高校沒有專業(yè)的攝影人員，因此攝影人員都是由高校其他人員兼任，這樣的攝影很難與照片檔案歸檔相聯(lián)系起來，因為這部分人的思想意識中缺失檔案管理意識或者說他們認為攝影的質(zhì)量與檔案歸檔沒有多大聯(lián)系。endprint

3.3 照片海量存儲，流失現(xiàn)象嚴重。此問題主要體現(xiàn)在數(shù)碼照片檔案管理中，由于數(shù)碼照片的制作過程沒有成本，因此攝影人員在利用數(shù)碼設備進行拍攝的時候，他們往往會圖一時痛快，不斷地進行拍攝，一項活動少則幾十張，多則幾百張，但是要真正精心挑選、整理起來就沒那么簡單了，這無形中加大了工作量，結果拍攝人員直接將這些圖片轉載到計算機中，并且不對這些照片進行整理與分類，此外，各種各樣存儲設備和電腦的安全狀況，又直接影響著數(shù)碼照片的安全。

4 完善照片檔案歸檔管理的措施

照片檔案的歸檔對于記錄高職院校的發(fā)展歷史具有重要的作用，通過照片可以準確的獲取高職院校在某一時節(jié)的發(fā)生的重要活動的信息，照片檔案的歸檔管理是方便高職院校的檔案查閱工作的，因此加強高職院校的照片歸檔管理應該得到高職院校檔案管理人員的重視：

4.1 建立完善的照片檔案管理制度。首先針對高職院校的管理制度，強化高職院校的照片檔案一級歸檔管理，完善二級管理制度，高職院校可以在保持一級照片檔案管理制度的前提下，完善與提高高職院系的二級照片歸檔管理制度，高職院校要給予二級照片管理工作一定的指導與監(jiān)督；其次高職院校要將照片檔案歸檔管理工作責任落實到人，一般來說要將此責任落實到一名高職院校主要領導身上，保證照片檔案歸檔管理工作的順利進行；最后規(guī)范照片檔案的日常管理制度，高職院校要完善照片的移交工作制度，實現(xiàn)照片檔案的移交工作制度化、規(guī)范化以及經(jīng)常化，同時檔案館也要采取多種渠道實現(xiàn)照片檔案信息的收集工作。

4.2 提高照片檔案歸檔管理人員的綜合能力。隨著數(shù)碼照片在照片檔案中應用的范圍的廣泛，數(shù)碼照片的歸檔管理無形之中增加了歸檔管理的難度，因為對數(shù)碼照片的歸檔管理僅僅依靠傳統(tǒng)的照片歸檔管理能力是不能滿足數(shù)碼照片歸檔管理的要求的，因為數(shù)碼照片的歸檔管理不僅要涉及到基本的檔案管理知識，還要懂得相應的計算機檔案管理技能，比如能夠熟練的應用軟件程序系統(tǒng)、圖片處理知識以及計算機文檔操作技術等等，對此高職院校的檔案管理人員一定要借助各種學習機會不斷地提高自身的綜合能力，同時高職院校也要積極為檔案管理人員提供各種培訓的機會，通過為檔案管理人員提供相應的機會提高他們的業(yè)務能力。

5 結束語

隨著時代的發(fā)展，照片檔案以后可以實現(xiàn)在校網(wǎng)上傳，更加便于查詢，提供照片檔案，積極為學校各項工作服務，檔案的利用開發(fā)大大促進了檔案管理工作，有力推動照片檔案管理上新水平。

參考文獻：

[1]馬玲.談高校照片檔案的歸檔管理[J].中小企業(yè)管理與科技·學術版，2009（12）.

[2]韓偉.數(shù)碼新聞照片檔案管理中存在的問題及對策分析[J].北京檔案，2014（1）.

[3]曹雪玲.淺談水利工程建設中的檔案管理[J].價值工程，2012（15）.endprint