十五年檔案庫房管理實踐與思考

宋淑睿

河南省檔案館是國家綜合一級館，館藏檔案資料從明代至今前后跨越有幾百年的歷史，是我省政治、經濟、文化和社會發展的真實憑證和原始記憶。筆者從事檔案保管工作十五年，對庫房管理工作有一定的實踐積累，也收獲了許多檔案管理的成果，為今后如何推進檔案庫房管理工作向深層次發展，形成了自己的一些建設性的思考。

1 從十五年檔案資料調卷記錄看檔案的利用情況

河南省檔案館從1999年至2013年15年間，檔案利用總量約為22萬卷（件）。其中社會利用檔案92657卷（件），社會利用資料10810冊，內部工作調卷約為12萬卷。從保管期限看，永久檔案利用率占借閱總量的99.9%左右，長期檔案利用率占借閱總量的0.1%左右，短期檔案利用率占借閱總量的1‰左右，由此看出檔案利用主要集中在永久檔案范圍內。檔案利用有一定的規律性，每年4月至6月是用卷高峰期，不少單位編史修志大批調卷也都在春秋兩季進行。例如2012年，全年檔案利用5600卷冊，4月至6月就調出檔案1758卷冊，占全年利用總量的35%，季節性用卷比較明顯。檔案館近300個全宗里，利用較多的有省委、省政府、省發改委、省教育廳等機構檔案。社會個人利用者，來館查閱個人待遇憑證的居多。比如近幾年，教育部門開展學歷認證工作，來館查閱省教育廳招生檔案的就比較多。以2013年為例，省教育廳機關檔案全年借閱556卷，其中招生檔案412卷，占總調卷量的80%左右。

河南省檔案館1999年至2013年各年度利用總量統計表

從以上統計表看出，檔案利用量呈逐年遞增趨勢，檔案利用與國家政策導向和社會變革有密不可分的聯系。

2 從十五年檔案庫房管理看“十防”工作

河南省檔案館按照國家有關規定，制定了“十防”工作制度。館庫各樓層都懸掛有“禁煙禁火”的標識牌，每層庫房都配備有手動和自動滅火設施，庫房內外安裝有煙感溫感防火監測報警系統。檔案庫房門均采用耐高溫阻燃材料做成，有效防范了火災安全隱患。檔案庫區除了管理人員外，外來人員出入要辦理登記手續。庫房門鎖實行指紋辨認開啟功能，制定實體鑰匙存放制度。庫房門口安裝有視頻安全監控設施，保證庫區的防盜安全性。庫房內安裝溫濕度自動檢測系統，保證庫房溫濕度的恒定范圍。因為溫濕度超標會導致檔案紙張老化、字跡褪色和發生蟲害霉變，也是加速照片膠卷脆化降解、影像檔案失真模糊的直接原因，因此，我們把庫房溫濕度控制始終作為“十防”工作的重中之重。為了使庫房溫濕度數值更加準確，2005年，我們淘汰了精準度不高的毛發式針式溫濕記錄儀，更換為好讀式溫濕度計表。庫房管理人員每天結合當日天氣情況記錄庫房溫濕度，作為今后庫房管理的參考佐證。鄭州地處東經113.65、北緯34.76，一年之中四季分明，庫房溫濕度不同月份有著不同數值。以2012年為例：

2012年河南省檔案館庫房溫濕度各月統計表

從列表情況看，高溫高濕主要集中在夏秋交替季節，干燥少雨濕度低是鄭州天氣的特征。雖然我們采取了恒溫恒濕措施，外部天氣對庫房的影響還是客觀存在的。在初春深秋無塵天氣，我們對庫房進行通風換氣和清潔除塵，定期清查檔案，放置殺蟲藥片，確保“十防”工作落到實處。

3 從十五年庫房溫濕度變化看科學建設檔案庫房的重要性

河南省檔案館庫房樓于1999年建成使用，上下共有13層，4層至11層為檔案庫房，每層庫房使用面積為400㎡，檔案館可用庫房面積為3200㎡。庫房的東面、西面和南面都建有環廊，環廊外墻體平均厚度為35cm，東環廊寬距為90cm，南環廊寬距為110cm，西環廊寬距為150cm厘米。環廊由東向西距離逐漸加大，符合隔離陽光照射的規律，環廊建筑有效防御了冷熱空氣對檔案庫房的影響，對防塵、防光、防潮也起到了作用。我們通過檢測，冬夏室外溫度與環廊內的溫差約10℃，夏季室外溫度是38℃左右，環廊內的溫度是30℃左右，庫房內的自然溫度是28℃左右，通過調控降至20℃左右。冬季室外溫度為0℃左右，檔案庫房環廊內的溫度是10℃左右，庫房內的自然溫度是15℃左右。室外常年平均相對濕度為85%左右，檔案庫房環廊的相對濕度為70%左右，庫房內的自然相對濕度為60%左右。以上數值表明，環廊建筑是庫房恒溫恒濕的重要防御屏障。庫房北面沒有環廊建筑，其墻體平均厚度為50cm，每層庫房安裝有8個180cm×55cm雙層窗戶，窗框四周用膠泥和膠帶密閉，阻隔了戶外的風沙雨水的侵入。在上世紀90年代，這樣的檔案庫房建設還是比較科學的，給檔案保管工作創造了很好的條件。

4 從十五年檔案庫房管理看檔案管理人員的素質問題

有人認為，庫房管理是技術性不強的工作，這是片面認識。隨著社會的快速發展，現代化的館庫建設和自動化管理設備不斷更新換代，新的檔案庫房管理手段逐漸取代了舊的管理模式。檔案庫房管理人員除了具有較高的政治素質和很強的責任心之外，還具備有過硬的檔案專業知識和新形勢下的檔案管理能力。檔案庫房管理是檔案工作的“多面手”，“實踐是檢驗真理的唯一標準”，庫房管理人員天天與檔案實體打交道，積累了豐富的檔案管理經驗和檔案工作專業技能，檔案八大工作環節的成果是在保管工作里得到體現，檔案的社會利用價值和長久的歷史價值也在保管工作中驗證。檔案保管工作既是檔案工作的大后方，也是檔案工作的前沿陣地，檔案保管人員的綜合素質，決定了館藏檔案標準化管理的水平。

5 對十五年檔案庫房管理工作實踐的幾點思考

5.1 檔案數量不代表檔案質量，優化館藏結構任重道遠。在檔案界，館藏數字是一級檔案館綜合實力的體現。豐富館藏是檔案工作的方向和目的，把好檔案質量關始終是我們必須堅持的檔案工作原則。1999年，河南省檔案館館藏總量為20多萬卷（冊），2013年底，館藏總量已接近90萬卷（冊、件），其中“建國”前檔案占館藏總量8%，“建國”后檔案占館藏總量92%；館藏檔案占總量99.3%，館藏資料占總量0.7%。在館藏資料里，好的文學作品和政治、經濟、文化與科技領域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，幾年不調卷的短期檔案占用了大量空間，已使當前接收檔案存放位置緊張，鑒定銷毀工作已經迫在眉睫。從館藏檔案結構上看，除省直各廳局常規文書檔案外，我館雖設立有檔案珍藏室，但真正的鎮館珍品檔案卻屈指可數，能反映河南地方特色的檔案更少，館藏檔案的門類單一，且結構也不合理。這就需要我們改變工作思路，大膽創新，打開優化館藏的新局面。

5.2 當前檔案保管工作崗位的窘境。近年來，省檔案館檔案保管工作多次得到各級領導的肯定和好評。由于檔案保管工作具有自身的特殊性，檔案管理工作者常年待在庫房里默默整理檔案，與別的處室交流機會不多，工作守時守點有“深閨”難出的窘境。這就很容易造成檔案保管人員在工作上墨守成規難有創新。十五年來，檔案數量逐年在增加，檔案保管人員卻逐年在減少，這就顯得檔案保管部門工作壓力大，加上庫房管理人員年齡結構不合理，人心浮動難以安守現狀，思想上背有包袱，年輕人易產生跳槽思想，形成檔案庫房管理工作的被動局面。各級領導應該加大對庫房保管崗位的關注度，解決好有關問題，使檔案保管崗位上的年輕人能夠穩定思想安心工作，做好檔案保管工作的接班人，這些問題值得我們思考。

5.3 加強維護年代久遠檔案，多部門聯動保護原件。檔案如同古董，年代越久越珍貴。我館“建國”前檔案數量沒有太多優勢，明清時期檔案不多，清代檔案也僅有300多卷，民國檔案共有5萬多卷，革命歷史檔案也只有7000多卷，且有的破損嚴重，亟須保護性搶救維護。像有些革命歷史檔案，由于是非常時期形成的，大多是薄紙油印品，很多字跡都模糊不清難以辨認，還出現紙張發黃變脆爛頁現象。我館清代檔案共存329卷，2007年就調歸800卷次，相當于全部翻騰兩遍。特別是“民國”檔案，破損得最為嚴重，有的紙張已經粉碎脆化在檔案盒里。雖然裱糊搶救了一部分，但是，筆者認為裱糊檔案不是搶救檔案的最佳辦法，因為裱糊后的檔案就意味著失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保護檔案的根本途徑。這就需要我們保管、利用等幾個部門認真研究，定制度想辦法，努力延長檔案的壽命。

5.4 檔案庫房設備老化陳舊，應加大庫房維護資金投入。省檔案館的空調設備還是1999年搬遷新館時配置的，空調的一般工作壽命是10年左右，而庫房空調設備已超過15年，每臺空調都屬于“超齡”服役狀態，經常出現“罷工”不制冷現象。由于缺少資金投入，設備更新換代難以實施，很多庫房維修項目都無法進行。多年來，檔案館庫房里一直沒有空氣凈化機，只能用大型笨拙的排風機替代，這種機器受季節和天氣條件的制約，不能達到庫內空氣凈化的目的，對檔案也是一種隱性的傷害。檔案庫房是我們檔案實體的“根據地”，沒有良好的檔案保管條件，就沒有科學的檔案管理，檔案工作就會失去保障和意義。

（作者單位：河南省檔案局保管利用處 來稿日期：2014-04-17）

5.2 當前檔案保管工作崗位的窘境。近年來，省檔案館檔案保管工作多次得到各級領導的肯定和好評。由于檔案保管工作具有自身的特殊性，檔案管理工作者常年待在庫房里默默整理檔案，與別的處室交流機會不多，工作守時守點有“深閨”難出的窘境。這就很容易造成檔案保管人員在工作上墨守成規難有創新。十五年來，檔案數量逐年在增加，檔案保管人員卻逐年在減少，這就顯得檔案保管部門工作壓力大，加上庫房管理人員年齡結構不合理，人心浮動難以安守現狀，思想上背有包袱，年輕人易產生跳槽思想，形成檔案庫房管理工作的被動局面。各級領導應該加大對庫房保管崗位的關注度，解決好有關問題，使檔案保管崗位上的年輕人能夠穩定思想安心工作，做好檔案保管工作的接班人，這些問題值得我們思考。

5.3 加強維護年代久遠檔案，多部門聯動保護原件。檔案如同古董，年代越久越珍貴。我館“建國”前檔案數量沒有太多優勢，明清時期檔案不多，清代檔案也僅有300多卷，民國檔案共有5萬多卷，革命歷史檔案也只有7000多卷，且有的破損嚴重，亟須保護性搶救維護。像有些革命歷史檔案，由于是非常時期形成的，大多是薄紙油印品，很多字跡都模糊不清難以辨認，還出現紙張發黃變脆爛頁現象。我館清代檔案共存329卷，2007年就調歸800卷次，相當于全部翻騰兩遍。特別是“民國”檔案，破損得最為嚴重，有的紙張已經粉碎脆化在檔案盒里。雖然裱糊搶救了一部分，但是，筆者認為裱糊檔案不是搶救檔案的最佳辦法，因為裱糊后的檔案就意味著失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保護檔案的根本途徑。這就需要我們保管、利用等幾個部門認真研究，定制度想辦法，努力延長檔案的壽命。

5.4 檔案庫房設備老化陳舊，應加大庫房維護資金投入。省檔案館的空調設備還是1999年搬遷新館時配置的，空調的一般工作壽命是10年左右，而庫房空調設備已超過15年，每臺空調都屬于“超齡”服役狀態，經常出現“罷工”不制冷現象。由于缺少資金投入，設備更新換代難以實施，很多庫房維修項目都無法進行。多年來，檔案館庫房里一直沒有空氣凈化機，只能用大型笨拙的排風機替代，這種機器受季節和天氣條件的制約，不能達到庫內空氣凈化的目的，對檔案也是一種隱性的傷害。檔案庫房是我們檔案實體的“根據地”，沒有良好的檔案保管條件，就沒有科學的檔案管理，檔案工作就會失去保障和意義。

（作者單位：河南省檔案局保管利用處 來稿日期：2014-04-17）

5.2 當前檔案保管工作崗位的窘境。近年來，省檔案館檔案保管工作多次得到各級領導的肯定和好評。由于檔案保管工作具有自身的特殊性，檔案管理工作者常年待在庫房里默默整理檔案，與別的處室交流機會不多，工作守時守點有“深閨”難出的窘境。這就很容易造成檔案保管人員在工作上墨守成規難有創新。十五年來，檔案數量逐年在增加，檔案保管人員卻逐年在減少，這就顯得檔案保管部門工作壓力大，加上庫房管理人員年齡結構不合理，人心浮動難以安守現狀，思想上背有包袱，年輕人易產生跳槽思想，形成檔案庫房管理工作的被動局面。各級領導應該加大對庫房保管崗位的關注度，解決好有關問題，使檔案保管崗位上的年輕人能夠穩定思想安心工作，做好檔案保管工作的接班人，這些問題值得我們思考。

5.3 加強維護年代久遠檔案，多部門聯動保護原件。檔案如同古董，年代越久越珍貴。我館“建國”前檔案數量沒有太多優勢，明清時期檔案不多，清代檔案也僅有300多卷，民國檔案共有5萬多卷，革命歷史檔案也只有7000多卷，且有的破損嚴重，亟須保護性搶救維護。像有些革命歷史檔案，由于是非常時期形成的，大多是薄紙油印品，很多字跡都模糊不清難以辨認，還出現紙張發黃變脆爛頁現象。我館清代檔案共存329卷，2007年就調歸800卷次，相當于全部翻騰兩遍。特別是“民國”檔案，破損得最為嚴重，有的紙張已經粉碎脆化在檔案盒里。雖然裱糊搶救了一部分，但是，筆者認為裱糊檔案不是搶救檔案的最佳辦法，因為裱糊后的檔案就意味著失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保護檔案的根本途徑。這就需要我們保管、利用等幾個部門認真研究，定制度想辦法，努力延長檔案的壽命。

5.4 檔案庫房設備老化陳舊，應加大庫房維護資金投入。省檔案館的空調設備還是1999年搬遷新館時配置的，空調的一般工作壽命是10年左右，而庫房空調設備已超過15年，每臺空調都屬于“超齡”服役狀態，經常出現“罷工”不制冷現象。由于缺少資金投入，設備更新換代難以實施，很多庫房維修項目都無法進行。多年來，檔案館庫房里一直沒有空氣凈化機，只能用大型笨拙的排風機替代，這種機器受季節和天氣條件的制約，不能達到庫內空氣凈化的目的，對檔案也是一種隱性的傷害。檔案庫房是我們檔案實體的“根據地”，沒有良好的檔案保管條件，就沒有科學的檔案管理，檔案工作就會失去保障和意義。

（作者單位：河南省檔案局保管利用處 來稿日期：2014-04-17）