會計檔案銷毀中的幾點思考

王玉紅

為了銷毀到期的會計檔案，結合我單位情況，根據《會計檔案管理辦法》規定，我們對部分機關、企業事業單位進行了調查。

1 調查結果

1.1 對20個行政機關進行了調查。這些機關中形成的主要歸檔文件材料有原始憑證、記賬憑證、年度預算、決算、日記賬、現金賬等；20個單位中通過創河南省規范化管理先進單位實行統一管理的6個，占調查總數的30%；會計檔案保管期限已滿應銷毀的5個，但進行了裝箱保存，占調查總數的25%；這些機關調整更換會計的18個（含退休、調崗、調動），占調查總數的90%；調查中發現，有部分單位會計換了好幾任，老會計將任內資金情況進行移交，工作中形成的會計檔案進行打捆、裝箱、貼封，進行保存，按《檔案法》、《會計檔案管理辦法》規定進行銷毀到期的會計檔案的沒有一個，占調查總數的100%。

1.2 對16家企事業單位調查的結果是：這些單位形成的主要會計檔案材料是：經營活動中形成的：會計憑證、賬務報告、購銷合同、各種會計賬簿等。這些單位中的會計檔案被市、縣檔案館接收的3家（含所有會計憑證、賬簿等），占調查總數的18.7%；有兩家從單位成立至今幾十年來所有的會計檔案都保存在檔案架上，占調查總數的12.5%；對到期會計檔案打捆裝箱貼封保存的6家，占調查總數的37.5%；有5家由主管部門代管，占調查總數的31.2%；按規定進行銷毀到期會計檔案的單位沒有一個，占調查總數的100%。

2 到期會計檔案不銷毀的原因

應銷毀的會計檔案為什么不按規定進行銷毀呢？究其原因，有如下幾個：

2.1 不敢擔當，“怕”字當頭，不愿銷毀。銷毀到期檔案是件非常嚴肅的事情，需要單位主要負責人在銷毀清冊上簽署意見，這是《會計檔案管理辦法》的規定。調查中發現，好多領導不愿出這個頭，不愿成為第一個吃螃蟹的人，有的領導說單位有的是房子，不就是增加幾列柜子的事？其中有一個20世紀60年代成立的單位，所有的會計檔案保存在兩個大庫房內，會計憑證就有上萬卷（冊）。為什么應銷毀的到期檔案不能銷毀呢？究其原因：主要領導怕銷毀被別人埋怨，“歷屆領導都沒有銷毀，我何必去出這個風頭”。因此，這項工作能拖就拖，能推就推，對一些到期的會計檔案確實沒有地方存放的就打包裝箱，貼封入庫保存，“萬事大吉”。

2.2 不愿擔當，怕麻煩，不愿做此項工作。《會計檔案管理辦法》第十條第一款指出：對到期的會計檔案“會計機構提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年代和檔案編號”，主要領導簽署銷毀意見，指定人員監銷。調查發現，特別是企業事業單位會計檔案保存年代久，檔案多，會計人員換了數任，現任會計認為：銷毀會計檔案需要登記造冊，有的還要進行鑒定，會計檔案形成時間長，現有人員少，工作量大，任務重，根本沒法開展此項工作，況且銷毀到期的會計檔案是分外工作，何必自找麻煩，能拖一時說一時。

3 幾點思考

3.1 會計檔案進館必須按照《檔案法》規定要求，對不符合進館要求的會計檔案，特別是憑證類，到期后銷毀無法銷毀，退又退不出去，占據了庫容，對應接收進館的檔案因庫容不足進不了館，成了“燙手山芋”，存之有余，棄之不能。因此，檔案館在接收時對一些定期的會計檔案，一定要嚴把進館關、期限關和質量關，絕不能單純為了增加檔案的保管種類和檔案數量接收一些不該進館的檔案，這不僅給管理人員增加了工作量，而且大大增加了經費投入。

3.2 會計機構有責任有義務為領導決策提供政策依據。宣傳學習《檔案法》和《會計檔案管理辦法》相關規定，使領導及相關人員懂得，銷毀到期會計檔案是法律法規的明文規定，在銷毀到期會計檔案時，領導要消除顧慮，工作人員要不怕麻煩，做到按法律法規賦予的銷毀程序進行銷毀到期的會計檔案，既合法又合理還能減輕工作人員負擔。

3.3 銷毀會計檔案時要嚴把鑒定關。對需要銷毀的會計檔案進行認真鑒定，一是對合同類材料，雖然合同已到期（指短期合同），可適當延長保管時間。二是一些涉及職工利益的諸如工資花名冊、工資底冊，工資臺賬等。三是歷次政治運動中涉及的平反昭雪、冤假錯案等方面形成的經濟方面的會計材料。上述這些材料經過鑒定，應適當考慮延長其保管期限。

總之，銷毀到期會計檔案，這是法律賦予的職責和義務，無限期延長到期檔案的保管時間，不按規定銷毀也是一種違法行為。因此，會計檔案應按照《檔案法》《會計檔案管理辦法》要求，做到銷毀有據，保存合法，依法辦事，科學管理。

（作者單位：河南天海電器有限公司 來稿日期：2014-04-15）