規范干部人事檔案管理模式之我見

尤永芝

胡錦濤曾指出：“檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來?！倍刹咳耸聶n案則是國家檔案事業和組織人事工作的重要組成部分。由于干部人事檔案比較真實地反映了一個人的成長經歷，為黨的組織、人事工作提供了可靠的依據，為合理分配使用人才提供了可靠的信息參考價值，因此，加強和規范干部人事檔案管理工作是組織人事工作的重中之重。但隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，我國的干部人事檔案管理工作將面臨新的考驗。

1 干部人事檔案的定義

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的文字載體。

2 管理干部人事檔案的意義

2.1 干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據。干部人事檔案是組織、人事等部門在干部人事工作中形成的，記載和反映了干部的自然情況、成長經歷、工作表現、德能勤績等方面的情況，是準確記憶干部情況的有效工具。借助干部人事檔案，可以全面了解干部的工作經歷，有何特長、成績和貢獻，個性特點、道德品質等方面的情況，把檔案記載與現實考察進行綜合分析，就能得出全面、準確的評價。近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，堅持公道正派地選人用人，查閱干部人事檔案始終是一條重要途徑。

2.2 干部人事檔案是維護干部合法權益的可靠憑證。干部人事檔案是關于干部成長經歷和個人情況的原始記錄，其中，大多數材料是各主管部門依法履行部門職能形成的，或者是當事人自己手書、簽字認可并且按照規定程序經過組織確認的原始材料，因此，干部人事檔案是歷史的記錄，它具有無可辯駁的證據作用，是澄清相關問題、維護個人權益的法律信證。

2.3 干部人事檔案是人才資源的信息庫。干部人事檔案本質上是干部信息的物質體現，它集中、系統、全面地記載了干部、人才的各種有價值信息。對檔案中記載的性別、年齡、學歷學位、專業特長、工作業績等進行深入的開發利用，有助于進行有針對性的培養教育和合理使用人才；可以掌握人才隊伍現狀，分析人才隊伍。

2.4 干部人事檔案對干部人事工作有規范、檢查、監督的作用。干部人事檔案是組織人事部門形成的，客觀反映了干部任免、調配、考察、考核、審查、獎懲等干部工作的質量。通過查閱干部人事檔案，既能夠歷史地系統地了解干部情況，看到干部人事工作的成就，也能夠發現干部人事工作是否全面執行了黨的路線方針政策，是否符合上級主管部門規定的程序。正是因為干部人事檔案客觀記錄了干部人事工作的真實情況，干部人事檔案成了檢查干部工作質量、開展巡視工作、進行廉政教育的重要依據。

2.5 干部人事檔案是研究組織工作規律的重要資料。干部人事檔案數量巨大，內容豐富，從不同側面反映了組織工作、干部工作固有的內部聯系及其發展規律。通過深入研究干部的成長經歷，能夠發現某些地區某些部門培養干部的做法，總結歸納不同類型、不同地區和部門干部成長的特點和規律。通過對比分析、深入研究不同時期的干部人事檔案材料，能夠梳理出干部工作的演變軌跡，揭示出干部工作背后的深層次原因，研究提出改進工作的建議。

2.6 干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓后世的寶貴財富。歷史主要是靠檔案記載的，檔案工作是一項記載歷史、傳承文明的重要工作，古人說檔案是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。確實，從歷史的角度來看，今天的檔案就是明天的歷史，做好檔案工作就是在為組織工作積累史料，為黨和國家積累財富。中國歷代都有利用檔案編史修志的傳統，利用檔案教育后人的傳統。認真做好手中文件資料的收集、歸檔，其實就是在保存歷史、保護歷史。

3 新形勢下創新干部人事檔案管理工作的意義

新形勢下創新干部人事檔案管理工作是適應知識經濟時代的需要。當前，在干部人事檔案管理中，存在著內容的陳舊性和檔案利用的局限性，并且在很多方面都存在著明顯不足。作為檔案管理工作者，我們要深刻挖掘知識經濟時代干部人事檔案管理工作新的內涵和特點，要具有廣闊的視野和開放的思維，更要適時把握當今社會不斷發展和變化的局勢，及時調整工作思路，完善工作手段，以適應時代改革的新潮流、新思想。

4 當前干部人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理手段對推動我國的各項工作作出了不可磨滅的貢獻。但隨著“改革開放”進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度已無法跟隨時代的潮流。而“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等不良現象逐日劇增，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能已愈演愈烈，在相當一部分人才的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，可見目前干部人事檔案管理工作之尷尬。由此可見，傳統的干部人事檔案管理手段必將走向盡頭，取而代之的則是新的、科學的、跟隨時代潮流的管理手段。

根據全國人事人才工作會議之精神，要想促進人才的合理流動，就必須及時消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等規定的束縛，大力發展干部人事檔案管理代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。我認為，干部人事檔案及其制度的公共政策創新必將沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說，契約化、社會化、電子化、法制化是新形勢下干部人事檔案制度創新的必然路徑。

5 關于創新干部人事檔案管理工作的幾點建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

5.1 實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。對已經收集好的資料要進行嚴格的分類，還要進行逐次的篩選和核對，做到細致的分類、排序和編目，直到裝訂成卷。整理檔案時要做到仔細對照，認真研究，并根據人事檔案的內容和特征進行必要的分類。還要對一些檔案材料不夠規范和出現破損，清晰度不夠以及次序不夠的檔案資料進行技術的加工和修剪。還要做到裝訂的四邊整齊，保證文字不被遮住，材料的內容不會被損壞，最終要達到的目標就是實現檔案的完整、真實、條理分明、精簡、實用性強。

5.2 改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。21世紀是一個知識經濟時代，如何適應經濟時代發展的需求、實現干部人事檔案管理工作全方位的創新仍是重要課題。當前，人事檔案信息化管理基礎薄弱，尚處在建設時期，因此，更需要制定信息發展戰略，分階段、有計劃地加以實施，進而奠定檔案現代化管理的基礎。首先遵循“科學、實用、適用”的原則，要確定檔案信息化建設的長期工作目標和近期工作任務，以“收集、管理、利用”三大環節為主線，以信息集聚、整合、發布為原則，構筑干部信息化管理平臺，逐步消除各自為政、系統缺乏通用性、科學性的現狀，促進檔案管理社會化，發揮人文管理在信息化管理中的作用，建設一支高素質的干部人事檔案管理隊伍。

5.3 分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

5.4 人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

總之，完善干部人事檔案管理是一項長期而艱巨的任務，需要宏觀上的調控指導，也需要微觀上的具體實踐，但無論怎樣，都必須以干部人事檔案的改革創新為核心。通過一系列改革創新，深化認識，開拓創新，不斷提高人事檔案工作質量和服務水平是我們的當務之急。

（作者單位：河南化工技師學院 來稿日期：2014-04-17）