規(guī)范干部人事檔案管理模式之我見

尤永芝

胡錦濤曾指出：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。”而干部人事檔案則是國家檔案事業(yè)和組織人事工作的重要組成部分。由于干部人事檔案比較真實地反映了一個人的成長經(jīng)歷，為黨的組織、人事工作提供了可靠的依據(jù)，為合理分配使用人才提供了可靠的信息參考價值，因此，加強和規(guī)范干部人事檔案管理工作是組織人事工作的重中之重。但隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，我國的干部人事檔案管理工作將面臨新的考驗。

1 干部人事檔案的定義

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的文字載體。

2 管理干部人事檔案的意義

2.1 干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)。干部人事檔案是組織、人事等部門在干部人事工作中形成的，記載和反映了干部的自然情況、成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績等方面的情況，是準確記憶干部情況的有效工具。借助干部人事檔案，可以全面了解干部的工作經(jīng)歷，有何特長、成績和貢獻，個性特點、道德品質(zhì)等方面的情況，把檔案記載與現(xiàn)實考察進行綜合分析，就能得出全面、準確的評價。近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，堅持公道正派地選人用人，查閱干部人事檔案始終是一條重要途徑。

2.2 干部人事檔案是維護干部合法權(quán)益的可靠憑證。干部人事檔案是關(guān)于干部成長經(jīng)歷和個人情況的原始記錄，其中，大多數(shù)材料是各主管部門依法履行部門職能形成的，或者是當(dāng)事人自己手書、簽字認可并且按照規(guī)定程序經(jīng)過組織確認的原始材料，因此，干部人事檔案是歷史的記錄，它具有無可辯駁的證據(jù)作用，是澄清相關(guān)問題、維護個人權(quán)益的法律信證。

2.3 干部人事檔案是人才資源的信息庫。干部人事檔案本質(zhì)上是干部信息的物質(zhì)體現(xiàn)，它集中、系統(tǒng)、全面地記載了干部、人才的各種有價值信息。對檔案中記載的性別、年齡、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)特長、工作業(yè)績等進行深入的開發(fā)利用，有助于進行有針對性的培養(yǎng)教育和合理使用人才；可以掌握人才隊伍現(xiàn)狀，分析人才隊伍。

2.4 干部人事檔案對干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。干部人事檔案是組織人事部門形成的，客觀反映了干部任免、調(diào)配、考察、考核、審查、獎懲等干部工作的質(zhì)量。通過查閱干部人事檔案，既能夠歷史地系統(tǒng)地了解干部情況，看到干部人事工作的成就，也能夠發(fā)現(xiàn)干部人事工作是否全面執(zhí)行了黨的路線方針政策，是否符合上級主管部門規(guī)定的程序。正是因為干部人事檔案客觀記錄了干部人事工作的真實情況，干部人事檔案成了檢查干部工作質(zhì)量、開展巡視工作、進行廉政教育的重要依據(jù)。

2.5 干部人事檔案是研究組織工作規(guī)律的重要資料。干部人事檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富，從不同側(cè)面反映了組織工作、干部工作固有的內(nèi)部聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律。通過深入研究干部的成長經(jīng)歷，能夠發(fā)現(xiàn)某些地區(qū)某些部門培養(yǎng)干部的做法，總結(jié)歸納不同類型、不同地區(qū)和部門干部成長的特點和規(guī)律。通過對比分析、深入研究不同時期的干部人事檔案材料，能夠梳理出干部工作的演變軌跡，揭示出干部工作背后的深層次原因，研究提出改進工作的建議。

2.6 干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓(xùn)后世的寶貴財富。歷史主要是靠檔案記載的，檔案工作是一項記載歷史、傳承文明的重要工作，古人說檔案是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。確實，從歷史的角度來看，今天的檔案就是明天的歷史，做好檔案工作就是在為組織工作積累史料，為黨和國家積累財富。中國歷代都有利用檔案編史修志的傳統(tǒng)，利用檔案教育后人的傳統(tǒng)。認真做好手中文件資料的收集、歸檔，其實就是在保存歷史、保護歷史。

3 新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的意義

新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理工作是適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要。當(dāng)前，在干部人事檔案管理中，存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性，并且在很多方面都存在著明顯不足。作為檔案管理工作者，我們要深刻挖掘知識經(jīng)濟時代干部人事檔案管理工作新的內(nèi)涵和特點，要具有廣闊的視野和開放的思維，更要適時把握當(dāng)今社會不斷發(fā)展和變化的局勢，及時調(diào)整工作思路，完善工作手段，以適應(yīng)時代改革的新潮流、新思想。

4 當(dāng)前干部人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理手段對推動我國的各項工作作出了不可磨滅的貢獻。但隨著“改革開放”進程加快和社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度已無法跟隨時代的潮流。而“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等不良現(xiàn)象逐日劇增，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能已愈演愈烈，在相當(dāng)一部分人才的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，可見目前干部人事檔案管理工作之尷尬。由此可見，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理手段必將走向盡頭，取而代之的則是新的、科學(xué)的、跟隨時代潮流的管理手段。

根據(jù)全國人事人才工作會議之精神，要想促進人才的合理流動，就必須及時消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等規(guī)定的束縛，大力發(fā)展干部人事檔案管理代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。我認為，干部人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必將沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說，契約化、社會化、電子化、法制化是新形勢下干部人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

5 關(guān)于創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的幾點建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

5.1 實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。對已經(jīng)收集好的資料要進行嚴格的分類，還要進行逐次的篩選和核對，做到細致的分類、排序和編目，直到裝訂成卷。整理檔案時要做到仔細對照，認真研究，并根據(jù)人事檔案的內(nèi)容和特征進行必要的分類。還要對一些檔案材料不夠規(guī)范和出現(xiàn)破損，清晰度不夠以及次序不夠的檔案資料進行技術(shù)的加工和修剪。還要做到裝訂的四邊整齊，保證文字不被遮住，材料的內(nèi)容不會被損壞，最終要達到的目標就是實現(xiàn)檔案的完整、真實、條理分明、精簡、實用性強。

5.2 改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。21世紀是一個知識經(jīng)濟時代，如何適應(yīng)經(jīng)濟時代發(fā)展的需求、實現(xiàn)干部人事檔案管理工作全方位的創(chuàng)新仍是重要課題。當(dāng)前，人事檔案信息化管理基礎(chǔ)薄弱，尚處在建設(shè)時期，因此，更需要制定信息發(fā)展戰(zhàn)略，分階段、有計劃地加以實施，進而奠定檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。首先遵循“科學(xué)、實用、適用”的原則，要確定檔案信息化建設(shè)的長期工作目標和近期工作任務(wù)，以“收集、管理、利用”三大環(huán)節(jié)為主線，以信息集聚、整合、發(fā)布為原則，構(gòu)筑干部信息化管理平臺，逐步消除各自為政、系統(tǒng)缺乏通用性、科學(xué)性的現(xiàn)狀，促進檔案管理社會化，發(fā)揮人文管理在信息化管理中的作用，建設(shè)一支高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊伍。

5.3 分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

5.4 人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標準和收費標準。

總之，完善干部人事檔案管理是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要宏觀上的調(diào)控指導(dǎo)，也需要微觀上的具體實踐，但無論怎樣，都必須以干部人事檔案的改革創(chuàng)新為核心。通過一系列改革創(chuàng)新，深化認識，開拓創(chuàng)新，不斷提高人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平是我們的當(dāng)務(wù)之急。

（作者單位：河南化工技師學(xué)院 來稿日期：2014-04-17）