油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案管理現(xiàn)狀與對策

李貴平

中原油田開發(fā)建設(shè)30多年來先后建成了10個社區(qū)、34個住宅小區(qū)，在社區(qū)建設(shè)、管理過程中形成了大量的水、電、氣、暖、通訊、電視等綜合管網(wǎng)檔案資料，這些社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案是油田建設(shè)項目檔案的重要組成部分，是社區(qū)供水、排水、供電、供熱、通信、電視、消防、物業(yè)管理的重要保障，檔案部門必須加強油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案管理，確保上述檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1 油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案收集規(guī)范度不高。油田建設(shè)開發(fā)初期的綜合管網(wǎng)檔案，由于油田檔案機構(gòu)和管理制度不健全，檔案部門不能準(zhǔn)確掌握工程項目開工、竣工時間，無法動態(tài)監(jiān)管和規(guī)范約束，造成管網(wǎng)工程建設(shè)文件材料歸檔不全，部分管網(wǎng)檔案僅有交工資料無竣工圖紙，特別是部分住宅小區(qū)水、電、氣、暖、通信等改擴建、維修施工形成的檔案材料歸檔不全問題突出。

1.2 檔案整理規(guī)范度不高。在油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案整理的過程中常有卷內(nèi)目錄和檔案資料實體不符的情況出現(xiàn)。另外，由于個別施工單位工程技術(shù)人員責(zé)任心不強，在編制竣工圖時缺乏對管線埋設(shè)的深度、節(jié)點、材質(zhì)、管線走向及附屬構(gòu)筑物進行深入細致的調(diào)查，使竣工圖成為所謂的“示意圖”，不能準(zhǔn)確反映出管線現(xiàn)場具體的施工建設(shè)信息，給以后的檔案利用帶來了一定的困難。

1.3 檔案管理方式落后。隨著住宅小區(qū)的改擴建，新管線不斷增多，舊管線也在不斷更換和廢棄，各類管線的規(guī)模和復(fù)雜程度也越來越高，形成的綜合管網(wǎng)檔案也越來越多，使得傳統(tǒng)手工管理及計算機目錄級查詢的社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案管理方式已無法迅速、準(zhǔn)確地提供檔案信息。

1.4 檔案人員素質(zhì)待提升。綜合管網(wǎng)檔案是否系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，關(guān)鍵是做好管網(wǎng)工程文件材料的收集工作，而能否把好收集關(guān)，則取決于整個工程建設(shè)工作的管理水平和檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。而目前一些施工單位不設(shè)專人收集、整理管網(wǎng)工程資料，或臨時抽調(diào)一些不懂專業(yè)的人員管理，這樣就會造成資料收集不齊全、填寫內(nèi)容不準(zhǔn)確，內(nèi)容不真實的檔案，給今后檔案管理和利用帶來隱患。管理人員的管理知識結(jié)構(gòu)老化，也嚴重影響了檔案管理工作的技術(shù)水平。

2 對策

2.1 納入合同管理。工程建設(shè)單位在與施工單位簽訂工程項目承包合同時，除對施工單位移交竣工技術(shù)文件材料的時間做出具體要求外，還應(yīng)對竣工技術(shù)文件，尤其是竣工圖的編制任務(wù)、歸檔文件材料的質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)等做出明確規(guī)定。如明確規(guī)定由施工單位編制包括竣工圖在內(nèi)的竣工檔案資料，并預(yù)留工程概算總造價的3%作為竣工檔案保證金，竣工檔案經(jīng)建設(shè)單位和轄區(qū)內(nèi)檔案管理部門驗收合格后，再將保證金如數(shù)退還，竣工檔案不合格者保證金不予退還。

2.2 強化日常監(jiān)管。以質(zhì)量控制前移為端口，保證歸檔文件材料的質(zhì)量。檔案人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，在加強對建設(shè)單位工程技術(shù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時，對施工單位技術(shù)人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強編制竣工技術(shù)文件的質(zhì)量要求和規(guī)范，引起施工單位對編制技術(shù)文件材料的重視。要做好從形成到歸檔的全過程歸檔文件材料的管理，把綜合管網(wǎng)文件材料的形成納入建設(shè)單位的行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理中，做到管網(wǎng)檔案歸檔與項目建設(shè)進程同步，保證歸檔文件材料的質(zhì)量。

2.3 把好工程驗收關(guān)。工程施工單位在辦理施工許可證時，如果不附管網(wǎng)工程檔案歸檔承諾書，將不予辦理施工許可證；工程完工后，必須有檔案管理部門參與竣工驗收，了解工程施工內(nèi)容，審查檔案移交是否齊全完整，否則工程不予通過驗收。

2.4 強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)更新觀念，增強責(zé)任意識、現(xiàn)代化意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)同時，加強對相關(guān)部門檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，定期舉辦由建設(shè)單位專兼職檔案員、施工單位和監(jiān)理部門資料員參加的檔案培訓(xùn)班，以油田基本建設(shè)檔案管理細則、建設(shè)項目檔案驗收細則、科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為主要內(nèi)容，對管網(wǎng)檔案歸檔內(nèi)容、整理標(biāo)準(zhǔn)、裝訂方法等系統(tǒng)講解和實際操作演示，通過培訓(xùn)提高人們的檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證歸檔竣工技術(shù)文件質(zhì)量。

2.5 建立管網(wǎng)檔案信息系統(tǒng)。油田各社區(qū)管理中心、檔案部門應(yīng)密切配合，盡快建立油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案信息管理系統(tǒng)。可先由各社區(qū)組織專業(yè)人員對現(xiàn)有管網(wǎng)進行普查和探測，收集準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，移交檔案部門。檔案部門進行系統(tǒng)整理、鑒定后，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和GPS技術(shù)建立一個精確度高、時效性強的綜合管網(wǎng)檔案信息系統(tǒng)，并實時動態(tài)更新和維護，實現(xiàn)油田社區(qū)綜合管網(wǎng)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2014-04-16）