醫院OA辦公自動化系統設計

鄭宏偉

【摘 要】 辦公自動化（OA）系統是目前醫院日常工作的主要工具之一，它將醫院的人員、業務流程、信息、組織機構與辦公自動化技術和設備集成為一個有機的系統，對醫院的工作效率具有較大提高作用。因此，對醫院OA系統的設計開發具有一定必要性。

【關鍵詞】 醫院 辦公自動化 系統設計

辦公自動化系統即OA，是Office Automation的縮寫，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高辦公效率和工作質量的目的。

辦公自動化（OA）系統在醫院應用上主要以計算機輔助辦公為核心，包括了文件審批、日常工作管理等功能。系統的的特點是系統的設計要符合醫院的自身工作特點和其行政結構，以日常行政工作的審批和文件的查看為線索，實現自動辦公的目的，從而大大提高信息傳遞的文件處理的速度，在節省資源的同時提高工作效率。因此，當前醫院在HIS系統不能完全滿足日常辦公需要的情況，本文研究了醫院OA系統，形成一個對HIS系統的有效必要補充。本系統針對醫院實際日常工作需要，在分析相關技術的基礎上，設計一個OA系統無疑對醫院具有以下重要性。

1 OA在醫院信息化建設中的重要性

OA是以通訊和協同操作、協調運行為技術基礎，在這種機制下，日常行政事務，如會議管理、日程安排、手機短信通知、查詢、統計等功能都在網絡環境下實現，收發文也從傳統的紙質方式向工作流自動化方式進行，OA在醫院信息化建設中的重要性表現為以下四個方面：（1）建立了醫院信息溝通和共享的渠道：醫院OA承擔了信息通道的責任，每個員工可以在此根據自己的權限，了解和自己相關的工作。如上級交代的事情、自己需要完成的事情、需要和別人合作的事情、或需交于別人完成的事情，也可以通過系統平臺了解醫院最近一段發布的各種信息或通知。（2）規范了醫院辦公的整體流程：醫院OA以工作流為辦公機制，每種辦公事項都有相應的工作流程，同時各種文檔進行規范化登記和處理，這種基于工作流約束的機制，帶來了規范化、制度化的管理的理念，可以最大化的減少工作中人為的錯誤，無形而有效的提高醫院中管理水平。它通過規范化的工作方法帶來規范化的管理。醫院OA這種基于工作流的約束機制并不是一成不變的，它同時可以靈活的進行配置，根據醫院具體需要進行調整。（3）對醫院的公文流轉進行統一化管理：醫院OA規范了各級文件的收文和發文流程，并把文檔處理和文檔歸檔的聯系在一起，無須人工進行復雜的文檔歸檔過程，處理過的文檔如需要歸檔，可以自動進行歸檔過程。醫院OA系統提供了強大的文件檢索功能，任何人只要分配了權限，便可以在醫院OA系統上方便的進行數據庫檢索，獲取自己所需的資料。（4）提高工作效率：降低成本醫院辦公從手工到網絡、從文檔的人工處理到工作流的自動化，最明顯的效果是提高了工作效率，節約辦公成本，最大化的利用醫院資源。系統針對個人和部門及全院都設計了不同的方便而快捷的信息傳遞機制，能讓用戶以最快速度知道自己要干什么，需要什么樣的資料及這些資料到哪里去尋找的信息，從而提高工作效率。

2 醫院OA辦公自動化系統的設計

（1）加強需求了解醫院辦公自動化系統的最終目的是為了方便醫院各項工作的順利開展，因此在系統設計的過程中必須要對各個崗位的需求深入了解，全面分析醫院工作流程，繪制流程圖，然后再進行系統結構的規劃，設計人員要將實際工作流程圖轉化為計算機流程，并且要讓醫院工作者了解計算機工作流程，使他們在操作中能按照流程進行。（2）確定系統模式系統模式的選擇要與醫院內部的管理流程一致，一般建議選擇B啟模式，它能將全部的應用軟件都裝在服務器端，客戶端不需要安裝其他任何的程序，只要通過瀏覽器就能對系統進行操作。該模式不僅極大的降低了系統應用成本，而且便于后期的維護，減少了后期維護工作量。（3）自動化辦公系統主要模塊在醫院自動化系統的開發中，模塊設置既要滿足工作需求，而且還需要考慮使用者的接受度，風格應以簡潔、明了為主。根據醫院一般的工作需要，辦公自動化系統的模塊設置可以包括如下兒個。①我的辦公桌：該模塊的主要功能是完成一些個人事務，例如個人的事物安排、個人郵件發送等。②公共事務：該模塊主要包含了一些醫院的公告、網絡新聞、醫院事物安排等，在該模塊中工作人員不僅能夠從局域網中了解醫院的政策和規章制度，而且各部門之問能形成有效的溝通，加強了醫院問的配合，提高了醫院的管理水平。 ③應用系統：該模塊將醫院工作中常用的一些軟件整合起來，方便了網上辦公，吸納了醫院知識倉庫、影像學傳輸系統等，方便醫院人員在網絡上尋找對自己有用的知識。④工作事物：該模塊是系統中最主要的模塊，能實現公文流轉、工作情況查詢、工作監控等，不僅員工本人能及時了解自己的工作進度，而且方便了醫院領導對醫院運作情況全面了解。⑤資料查詢：該模塊主要是為了方便員工的工作和生活設置的，在上面能夠查到醫院的基本情況、藥物的基本情況以及相關的法律法規等。⑥網上交流：該模塊提供了一個有效的溝通平臺，醫院工作人員可以在這個平臺上進行溝通，也可以將部分資料傳上去，實現資源共享。⑦視頻點播：主要是一些關于醫院活動和醫療活動的視頻、錄像等，能讓員工觀察、學習。⑧系統設置：該模塊主要數據庫管理，實現文件備份和員工權限分配。（4）保證系統的擴展性醫院處于不斷變化發展的過程中，而且各種自動化技術也日新月異，因此辦公自動化系統需要不斷的更新和完善，但是更新完善需要再一次的投入，為了避免這些麻煩，在設計過程中要保證系統有良好的擴展性，以后可進行更深層次的開發，從而提高系統的先進性，同時降低升級費用。

3 結語

醫院OA系統的開發目的是通過使用本系統有利于信息交流和傳遞，使得管理有形，無形資產，初步實現知識管理，能有效的提高醫院內部員工之間工作的協調性，節約工作成本，提高工作效率增強員工之間團體意識，通過設置在日常工作所需的相應功能模塊，才能為員工們提供一個方便、快捷、易用、實用的辦公信息管理平臺，但在實際運用由于各醫院的實情況不同以及系統設計中存在一定的局限性和缺點，在系統設計時應結合自身的實際需要進行設計才能滿足需求。

參考文獻：

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