論企業檔案信息化建設

王桂香 婁載強 楊 冬

(1.濰坊市國民體質監測中心，山東 濰坊 261000；2.山東建筑大學 熱能工程學院，山東 濟南 250000)

信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀、全面建設小康社會構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇[1]。在信息化的大潮中，對企業檔案的信息化建設是必然結果，企業檔案信息化是我國企業經濟發展全球化、產業信息化的必然選擇。促進企業檔案的信息化建設，提升企業在市場經濟中的核心競爭力已成為各企業檔案工作發展的當務之急[2]。

1 什么是企業檔案信息化

企業檔案信息化，就是將計算機技術信息技術通信技術充分運用于企業檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益[3]。檔案信息化建設主要包括以下五個方面的內容：基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設[4]。檔案信息化中的“信息”實質是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎，也就是說，我們要運用一定的技術手段，創造適宜的社會條件，將其視為一種社會資源加以開發和利用。從深層意義上說，檔案信息化就是給人們對檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段，使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一 “信息資源”，實現真正意義上的信息利用社會化，這也就是檔案信息化的實質問題所在[5]。

2 企業檔案信息化建設的必要性

在信息時代，企業面臨著經營管理知識化、數字化、網絡化的變革，而實現企業檔案管理信息化是現代企業檔案工作生存和發展的必由之路[6]。

2.1 企業檔案信息化建設是企業生存發展的需要

檔案管理是企業基礎管理的重要內容。檔案是企業信息資源的載體，是企業的寶貴財富和無形資產。在信息時代的浪潮中，信息對企業生產運營和生存發展都至關重要，特別是企業進入市場后，信息對企業越來越重要，誰掌握好信息、應用好信息，誰就可以把它轉化為技術上的優勢、產品的優勢、人才的優勢，增強企業市場競爭力。同樣，管理更需要信息，如果把資金比成企業的血液，信息就是企業的神經[7]。提高管理水平，提高辦事效率，形勢要求企業重視檔案信息管理。

2.2 企業檔案信息化是適應現代化企業信息發展的需要

對企業檔案信息化管理才能使現代化企業健康發展，每一家企業都是信息企業，經理是企業的信息處理者，他們通過掌握的信息作出計劃、協調、控制和決策，企業經營管理依賴信息，信息與企業息息相關，離開信息的企業便無法生存，而作為企業信息主要集存地的檔案信息便令人感覺如此的重要。企業信息化建設需要檔案信息化管理。檔案信息化管理可以使企業現有的檔案信息資源得到更好的開發利用，并給企業和企業、企業和用戶間提供一個相互了解、相互溝通的最佳橋梁[8]。

3 如何提高企業檔案信息化建設

(1)加強企業管理部門對于檔案管理信息化的重視。企業檔案管理的作用在現代的經濟發展中越來越大。信息的準確性、完整性和及時性，能夠使得企業在信息的傳導中占盡先機，為企業在市場的競爭中獲得更高的決定權。對企業而言，做好了生產、營銷、規劃而忽視了企業的檔案管理，是非常得不償失的行為。只有企業的管理部門重視檔案，注重信息化的變革，企業才能在瞬息萬變的市場信息中盡得先機[9]。

(2)健全檔案信息網絡化管理規章制度[10]。網絡化管理是一個系統工程，它需要一定的環境氛圍、一定的手段和措施來支撐。因此，在企業內部要實現檔案信息網絡化管理，必須建立健全統一的檔案信息管理制度，在制度上要體現出檔案信息網絡化管理的整體內容，使檔案信息化建設做到有章可循、有序發展。具體地說，應建立與依法治檔相配套的各種具體辦事制度及程序，包括檔案工作目標管理制度，檔案信息安全保密管理制度、責任追究制度、評比表彰制度等，并在實踐中不斷地加以完善。特別要嚴格執行各項保密制度和網絡安全規范，并指定專人負責管理涉密檔案信息，以確保檔案信息的安全。

(3)提高檔案管理人員的水平。一個高水平的企業檔案離不開高水平的管理人員，提高檔案管理人員的水平是信息化建設的基本環節。檔案信息化管理，就是利用計算機網絡技術中的高速掃描技術、數據壓縮技術、數據庫技術、網絡傳輸技術等技術手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供利用一體化管理，最終實現檔案信息資源的共建共享。要想做好信息化管理工作，需要有信息化技術人才來服務，需要有高水平的管理人才做支撐。企業可以通過培養、引進和培訓等方式來不斷提高企業檔案工作人員的信息技術水平，使他們盡快適應檔案信息化管理的要求，成為企業檔案信息化建設的中堅力量。

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.2006 年-2020 年國家信息化發展戰略[Z].2006.

[2]楊紅梅.企業檔案信息化建設之我見[J].現代經濟信息，2009，22：140.

[3]衛婷.論企業檔案信息化建設[J].2009，7：27-29.

[4]宋吉芳.企業檔案信息化建設的探討[J].山東電力高等專科學校學報，2011，6：86-88.

[5]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].2004(5)：29-32.

[6]李國民.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].檔案，2011(5)：59-60.

[7]范琪.淺談企業檔案信息化建設[J].山西科技，2005(6)：39-40.

[8]何燕寧.淺談企業檔案信息化管理[J].經濟與社會發展，2011(10)：131-134.

[9]李瀠.如何加強企業檔案信息化建設[J].城建檔案，2011(7)：77-78.

[10]陳雪文.淺析企業檔案信息化建設[J].江西電力職業技術學院學報，2004(3)：92-93.