淺析檔案管理工作中存在的問題及對策

王金玲

摘 要：檔案管理工作是政府工作的重要組成部分，它是基層基礎建設、規范管理的重要內容之一。管理好、做好檔案是檔案管理工作人員必須履行的重要職責。然而，多數檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在較多漏洞，如何改進檔案管理工作中的不足，提出對策。本文總結了目前檔案管理中存在的問題，并且提出了具有創新性的解決方案和思路。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

1 檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

4.人事檔案材料制作不規范。干部檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

5.人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

6.人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

2 提高檔案管理工作效率的對策

1、調動檔案管理人員工作積極性。檔案館長期單調而枯燥的工作方式，在實際的檔案館管理工作中，要激發員工對工作的積極性和熱情，保證工作按時完成。但在此同時，獎罰要明確，堅決制止徇私舞弊，為員工各盡其職才搭建一個公平、公正的舞臺。在此，物質激勵對激發員工的積極性具有非常重要的作用。物質激勵方式有多種，要根據每個崗位不同特點采取相應的方式，才能達到最好的激勵效果。物質激勵沒有絕對高低之分，在設計物質激勵的過程中最重要的是要體現“公平”原則，以學院為發展戰略和經營計劃為導向，以每位員工創造的績效大小為依據，制定基于績效的物質激勵體系，充分體現“多創造價值多得回報”的理念。

2、健全檔案管理制度。有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。信息設備管理處從領導到員工就是依靠制度的建設，措施的完善來保障各項工作的順利進行。如：（1） 規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合學校特點和檔案管理實際，以適應學校檔案管理的需要。對檔案工作實行統籌規劃、宏觀管理。要擬定檔案管理工作的方針、政策法規和規章制度；嚴格要求在職人員；定期做好工作人員培訓工作。（2） 規章制度要簡明實用。必須具有可操作性以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。（3）堅持制度約束性。領導的行為和形象直接影響著制度是否能夠順利執行，而職工是學校的主要構成群體組成之一，是制度的主要約束對象和執行者。（4）學校領導者必須堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3、改進和完善檔案功能。嚴格遵循國家法律法規和相關方針政策，以堅持更好地為公眾服務，充分發揮檔案事業在建設和諧社會中的作用為宗旨，做到功能齊全，設施完善，經濟實用，滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合學校對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以盡快的速度來實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，在國內，使用計算機輔助管理檔案的學校也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。提高檔案工作人員專業技能和素質提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先，要引進高等學科人才，注意引進招聘一些有文化專業知識、專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。