信息化新形勢下工程檔案管理模式及實現途徑

姜迪迪

摘 要：隨著當今社會和經濟信息化的快速發展，工程檔案在其傳統的管理模式和服務手段上勢必要適應這一新形勢，本文通過闡述信息化新形勢下對工程檔案在管理模式上的現狀分析，進而提出如何進行科學管理的實現途徑，以實現工程檔案與工程建設的同步發展。

關鍵詞：信息化；工程檔案；管理模式；途徑

1 緒論

工程檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設項目全過程原始、真實的記錄，是城市建設一種潛在的生產力。隨著當今社會信息化的迅猛發展，檔案事業也逐步登上了新的臺階，這就要求檔案管理人員在對工程檔案的傳統管理模式上不斷地適應信息化新形勢的要求，利用先進設備和技術手段優化對工程檔案的管理，在確保其完整、準確、真實、系統的前提下，通過掃描等技術將紙質檔案轉化為電子圖像文件，以便更加高效地提供給有關信息利用者。

2 當今形勢下工程檔案管理模式的現狀分析

2.1 工程檔案前期文件的數字化工作成為歷史遺留的問題

一套完整的工程檔案包括從工程的立項、設計、開工、施工過程到最后竣工驗收的全部文字資料和圖紙。而在實際的工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時間長、牽涉單位或部門多、年代久遠的項目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。而對于那些立項審批的前期文件，又多以文書、函件的形式存在，這就在某種程度上，容易造成前期文件的分散性、不完整性。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔工作的一個“瓶頸”，工程檔案前期文件的數字化工作也就成為一個歷史遺留的問題。

2.2 缺乏對工程施工過程資料的前端控制

對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗收后才開始收集、歸檔，而是在工程的建設前期，檔案管理人員就應將檔案的編制工作一齊納入到工程建設之中，與工程施工同步進行，監督施工單位按照相關工程檔案編制要求真實地記錄施工情況，準確地填寫數據，避免施工資料的滯后性。

2.3 對聲像檔案的管理上存在薄弱環節

在信息化的今天，工程檔案的載體形式應該是多樣化的，不僅有紙質材料，電子文檔，也有聲像檔案。隨著辦公自動化程度的提高和電子時代的到來，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設活動的方式越來越重要。相比紙質材料，聲像檔案更加生動、直接、真實地反應了工程運作過程中的實際情況，為日后檔案查找工作提供更加直觀的參考價值。但在實際的工作中，檔案管理人員往往重紙質材料，輕聲像檔案，并沒有重視對新興載體的收集，也沒有對如何提交聲像檔案提出相關要求，或未對聲像檔案進行科學而合理地存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個人手中，或辦公電腦，時間長了或電腦出現問題便導致資料的最后遺失。

2.4 檔案管理人員的專業素質參差不齊

作為工程檔案管理人員，不僅要有專業的檔案知識，也要熟悉相關工程檔案的法律法規、管理制度及管理流程。在越來越重視知識的今天，檔案管理人員應為復合型人才，將理論和實際結合起來，將檔案專業與實際的工程項目情況結合起來。而一些單位并沒有配備專職的工程檔案管理人才，或未進行專門的檔案管理業務培訓，對工程項目建設流程不熟悉，對工程概況不了解，致使工程檔案資料歸檔、立卷不規范的情況時有發生，嚴重地影響了工程檔案的歸檔質量。

3 建立科學工程檔案管理的實現途徑

3.1 加強對工程前期資料的收集、整理，保證檔案的系統性、完整性

首先，檔案管理人員要加強對工程前期資料的重視程度，前期資料并不是可有可無，一些立項審批公文，是日后查找工程項目建設情況的法律依據和有力支持。因此，加強對工程前期資料的收集工作，一開始就要納入工程檔案的管理范圍之中。同時要求工程項目的現場負責人做好跟蹤和追蹤工作，及時跟進，及時補充，不斷完善，以保證檔案的系統性和完整性。制定工程檔案的歸檔范圍、保管期限等，是企業重視檔案管理辦法、依法治檔的表現，是重大工程檔案管理的切入點，是確保重大工程檔案收集的完整性、系統性和準確性的有效辦法，這就要求加強對工程檔案的前端控制，必要時寫入合同，堅持依法治檔。

3.2 提高對施工過程資料的重視程度，各相關單位進行嚴格把關

施工過程資料真實地記錄了施工過程當中的實際情況，從檔案管理人員、建設單位現場負責人、施工單位、監理單位、質量監督部門從一開始就應該對各階段形成的工程文件的數量和質量進行嚴格把關，將工程檔案工作納入到整個工程項目管理工作之中，根據施工進度，及時地督促施工單位做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料在形成過程中的真實性、完整性。特別是做為檔案管理人員，要深入現場，加強對工程檔案形成過程的指導與監督，以便發現問題，及時整改。

3.3 提高聲像檔案的數字化轉換程度

聲像檔案有兩種形式，一種是以往庫存的照片、底片及錄音帶和錄像帶等，另一種是近幾年歸檔的數碼照片及多媒體光盤。提高聲像檔案的數字化轉換程度，首先要對其進行統一的資源整合，對庫藏錄音帶和錄像帶實施載體轉換，由錄音帶、錄像帶載體轉換到光盤存儲介質上；對紙質照片、膠質底片進行翻拍，存儲到光盤存儲介質上[1]。其次建立專門的聲像檔案數據庫，制定聲像檔案管理辦法，統一、科學、合理地管理，最大限度地發揮其利用價值。

3.4 進一步加強工程檔案的數字化、信息化工作，實現資源共享

工程檔案是企業檔案管理工作的核心，做好工程檔案管理工作，對提高企業在更新、改造和大項目建設中的工程管理經濟效益，推動企業的經濟發展都有著重要的不可替代的突出作用。隨著現代計算機技術、網絡技術以及通信技術的快速發展，工程檔案的數字化和信息化將成為必然趨勢[2]，做好工程檔案的電子化歸檔與管理，為實現資源共享提供了先決條件。

3.4.1 建立統一的檔案管理系統平臺，確保工程檔案信息化的安全性和保密性

實現檔案數字化的第一步是對資料進行電子掃描，檔案管理人員可根據實際情況，對那些利用率較高、具有保存和收藏價值的重要資料實現全文掃描，掃描后形成的圖像數據庫，應納入到企業局域網建設，統一管理和利用，使其真正做到數據共享，查看快捷。同時，設置權限限制，根據不同人員設置不同的權限來查閱資料，這就在某種程度上保證了工程檔案信息化的安全性和保密性。

3.4.2 提高檔案管理人員的信息化管理水平

從事工程檔案管理的工作人員，應必須掌握專業技術知識和相關技能，不僅要懂公文檔案和科技檔案，也要懂得與工程有關的一些專業類別的檔案。只有這樣才能達到工程檔案整理規范化的要求。隨著檔案信息化的發展，檔案管理人員的電子計算機技能和應用軟件的使用技能要進一步的提高。因此，要建立長效的培訓機制，強化檔案人員的專業素質，使工程檔案管理工作形成和達到制度化、標準化、規范化、電子化。

4 結語

信息化的快速發展，對檔案事業和檔案管理人員提出了更高的要求和挑戰，檔案部門應轉變觀念，改變傳統的工程檔案管理模式，建立有效的檔案管理信息系統，使工程檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻

[1]李彥聰.對工程檔案數字化轉換的思考[J].信息化建設，2010，（1）：58.

[2]范小莉.網絡環境下工程檔案存在的問題及解決對策[J].陜西檔案，2013，（06）：45.endprint