淺談高校檔案管理的信息化建設

馬晨雪

摘 要：隨著信息科學技術的進步，人們的生活、工作已經離不開信息化建設的發展，高校檔案管理工作也是如此，檔案信息化建設管理工作是當前高校工作重要的組成部分，它體現著一個學校檔案的管理水平，所以做好高校檔案信息化管理工作非常重要，但是從目前高校檔案信息化管理工作來看，還存在著一些問題，本文針對在檔案信息化管理過程中存在的問題進行分析，并提出了一些行之有效的解決措施，旨在進一步推動高校檔案信息化建設，提升檔案的重復利用率。

關鍵詞：高校檔案；信息化管理；重要性；問題；措施

隨著信息化時代的發展，傳統的高校檔案管理模式已經不能適應信息化科技的發展，高校檔案作為學生學習和教師等的日常工作行為的憑證，是重要的歷史資源，它是將高校的工作教育、科研、管理以檔案的形式儲存起來，便于日后編輯操作，高校檔案信息化建設成為高校未來發展的必然趨勢，檔案管理工作的好壞直接影響著高校的工作效率，所以做好高校檔案管理工作是當下高校面臨的一項重要工作。

1 高校檔案信息化建設的作用

高校檔案管理的信息化建設具有非常重要的作用，有利于實現檔案信息存儲的數字化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡化管理，從而實現無紙化、自動化和網絡化的辦公模式，提高高校檔案的工作效率。

1.1 檔案信息存儲實現數字化

檔案信息存儲數字化是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機的形式存儲檔案信息。它把分散的各種信息資源以數字化的形式存貯，然后通過網絡的形式互相連接起來，便于檢索快捷方便、實時同步備份，最終實現資源的共享，檔案信息數字化是高校檔案管理信息化建設的前提條件，根據《高等學校檔案管理辦法》的相關規定，要及時的對破損、褪色的檔案進行數字化修復，將檔案里面的所有信息數據通過數字化處理存儲到計算機中，實現檔案管理信息化的目標。

1.2 檔案信息管理標準化

檔案信息管理標準化是利用專業的檔案系統管理軟件對完成數字化的檔案進行有效的管理。但是在實現檔案標準化的過程中，必須要嚴格的按照檔案行政管理部門制定的相關規定。遵循相關的業務規范和技術要求，才能徹底的實現傳統檔案管理向現代化信息檔案管理的轉變。主要從以下五個方面實現檔案信息采集標準化：包括檔案信息采集、儲存、管理、網絡管理、管理軟件等的標準化，才能更好的實現檔案信息管理的標準化。

1.3 檔案信息管理網絡化

檔案信息管理網絡化是指充分利用現代化網絡信息科學技術，對檔案進行網絡信息化管理，實現檔案信息的資源共享，從而能及時有效的對檔案進行檢索，提高高校檔案管理工作的效率。

2 當前高校檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1 對高校檔案信息化建設認識不足

高校檔案信息化建設是未來檔案管理的發展方向，是促進高校檔案管理水平的重要環節，但是由于對檔案信息化建設的重要性認識不足，導致在檔案信息化建設過程中存在著很多問題，檔案的信息化建設沒有得到領導層的重視，領導層就不會正確的引導高校進行檔案信息化的建設，各種技術設備也得不到資金的投入、支持，導致設備落后，檢索效率低下。

2.2 高校檔案信息化建設隊伍落后

只有專業的、全能型人才才能促進高校信息化建設的有效進行，然而在現實高校信息化檔案建設管理過程中，往往缺乏專業的檔案信息化建設技能人才，對檔案的管理基礎知識及各項流程還不熟悉，對計算機軟件的操作系統不了解，從而在建設過程中遇到問題不能獨立的完成解決。

2.3 高校檔案信息化建設缺乏統一標準

要想實現高效的檔案信息化建設有效進行，必須要有統一的執行標準，才能保障建設任務的順利進行，然后在當前各大高效的檔案信息化建設管理過程中，沒有形成統一的管理標準，都是根據相關部門領導層的工作經驗來制定管理標準，其中不乏帶有個人色彩，或者各部門根據自行的情況采用適合自己部門的檔案管理系統，缺乏與其他部門之間的聯系，就造成了高校檔案之間的聯系不夠緊密，相對分散，就不利于高校檔案的集中、有效管理。

2.4 高校檔案信息化建設對資金和設備投人不足

由于高校對檔案信息化建設的資金和設備投入不足，一定程度上阻礙了高校檔案信息化建設的發展，對基本的檔案設備像加固器、檔案鉆孔機、檔案除濕器、檔案破損修復機等設備投入不足，導致在出現問題時不能及時的整改，由于資金的投入不足，導致高校檔案檢索工具不先進，檢索信息不準確，或者需要花費大量的時間才能檢索到所需的資料，檢索效率低下。資金的投入不足也不利于紙質檔案全部利于電子化儲存，缺乏高效、統一、規范的管理。

3 加強高校檔案信息化建設的有效措施

3.1 加強對檔案信息化建設的重視

只有加強對高校檔案信息化建設的高度重視，才能有力的推進高校檔案信息化建設的順利進行，所以高校領導層一定要充分認識到檔案信息化建設的重要性，才能正確的引導工作人員認真負責的態度，同時給予大力的支持，從人力、物力、財力等方面給予支持和投入，才能保證各項設備得到落實，才能使日后的信息檢索準確、及時，方便日后高校各種日常事務的管理。

3.2 加強對檔案軟硬件設施的建設”

檔案軟硬件設施的建設對于實現高效檔案信息化管理具有非常重要的作用，因為傳統的紙質檔案在使用過程中容易發生破損和數據丟失等問題，造成檔案數據信息不全、不準確，無法保證原始信息的可持續利用，所以只有加強對檔案軟硬件設施的建設，才能實現紙質檔案信息資料的數字化管理，將紙質檔案信息通過掃描、復制存儲于計算機中，然后利用計算機對檔案資料進行借閱和查詢，延長紙質檔案的使用壽命，利用原始資料作憑證，保障檔案更具有科學、合理性。

3.3 加強檔案信息化建設的人才引進

加強對檔案信息化建設的人才引進，提高管理人員的專業素質，對檔案信息化建設具有非常重要的作用。所以高校領導層要加強對檔案管理人員的培訓力度，包括提升計算機技術水平，檔案管理人員對信息獲取、鑒定與評估能力，加強對檔案信息化基礎知識的認知水平，培養檔案管理人員敏銳的觀察力，認識到實現檔案信息化管理是日后工作的重點和發展方向，培養他們把傳統的紙質檔案轉化成數字化檔案的能力，提高檔案的使用效率，深化高校檔案信息化管理。所以不定期的對管理人員進行培訓，提高他們對檔案信息化管理的認識。不斷引進高素質的管理人才，不斷提高檔案管理人員的業務素質和服務水平。實現檔案信息化管理的可持續發展。

4 結語

綜上所述，加強高校檔案信息化建設是提高高校整體管理水平的重要措施。面對當前我國高校檔案信息化建設存在認識不足、建設隊伍水平落后落后、缺乏統一、有效的管理標準以及建設缺乏相應的資金及設備投人等問題，嚴重制約了我國高校檔案信息化建設的發展。因此加強對檔案信息化建設的重視、改善檔案的軟硬件設施建設，加強人才的引進，以此保證信息化建設順利實施，促進高校教育管理水平的不斷發展。

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