解析企業檔案信息的開發利用和管理

范新萍

摘 要：隨著企業生產的發展和經營理念的更新，開發利用檔案信息越來越受到企業的重視，只有積極開發利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機地結合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務，本文主要對企業檔案信息的開發利用和管理進行探討。

關鍵詞：企業檔案；開發利用；管理

企業檔案是企業在各項活動中直接的形成真實記錄。作為一種信息與存在載體完整統一的原始記錄，企業檔案所承載的信息反映了企業生產建設、經營管理、科學研究及企業文化建設等各個方面實踐活動的面貌，因而企業檔案也就成了構筑企業知識的一種重要的媒體或介質。新時期做好企業檔案信息資源的開發利用工作，對于維護企業的合法權益，促進企業經濟快速發展，具有極其重要的意義。因此，開發檔案信息資源，適應社會信息化進程的需要，切實轉變和變革檔案信息服務方式，更好地為企業經濟建設服務，已成為檔案信息部門的重要任務。

1 提高人員素質，適應檔案信息化管理需要

檔案信息資源開發利用的程度如何，檔案工作是否有活力，是否為人們所認可，關鍵取決于利用工作的效果。而利用工作的好與壞，直接與檔案工作人員的政治覺悟、文化素養和業務能力有直接關系。檔案管理人員不但要熟知本職的應知應會，熟悉館藏內容，而且要熟知本企業的生產、經營和管理的流程，掌握計算機知識，明白現代化管理手段。除此之外，還要熟知和運用好電子文件、磁性載體和紙質文件的檢索和利用。另外，檔案管理人員在不斷提高素質的基礎上，還要注重檔案的編研工作。企業的檔案編研工作要以館藏檔案為主要對象，滿足企業生產經營和管理需要，將已存信息進行認真選擇、加工、研究，編輯出信息產品，為領導決策、志書的編纂、企業經濟糾紛、法律咨詢、科技研究等等，提供可靠的、重要的資料和依據。其實很長時間以來，檔案工作人員對自身的要求并不是很高，不僅僅只是需要對待工作有激情，還需要對自身的理論素養進行不斷提升，同時明確認識和了解辯證唯物主義的觀點，在此基礎上，對所出現的問題進行分析和研究，只有這樣，在面對眾多的檔案信息，頭腦要時刻保持清醒，找到問題的關鍵，使檔案信息可以在最短時間內得到最準確的加工和整理。

2 以各種先進技術手段逐步實現企業檔案資源的信息化

在現代科學技術不斷進步與計算機網絡技術飛速發展的推動作用下，各種計算機應用技術與網絡通信技術開始在現代化企業建設與管理工作中得以應用與推廣，這對于企業檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統模式下企業檔案的管理與利用工作已無法與這種先進的技術手段相適應，做出一定的改革與調整也正是企業檔案資源信息化得以實現的必然選擇。首先，相關工作人員需要在傳統管理與利用模式的基礎上，利用計算機網絡的延伸性與覆蓋性將網絡涉及轄區內的多個企業檔案管理實體有機集合在一起，最終形成一個圍繞企業各項生產經營活動所開展的企業檔案管理與利用系統；其次，企業檔案管理與利用系統需要及時對儲存在系統內部的各項檔案資料與信息進行整理、加工與轉化，并形成數據形式的檔案信息，以此加快企業信息化建設的進程；最后，在全球經濟一體化進程不斷加劇與劇烈市場競爭的推動作用下，企業的檔案管理與利用系統網絡可以再企業網絡并聯的基礎上，逐步升級并實現與國際區域范圍內互聯網網絡的交流及互動，以此實現企業檔案所歸集的各項信息資源能夠最大限度的共享與開發，最終實現在檔案信息化基礎之上的企業全面發展。

3 要立足于企業，同時不可忽略對本企業的經營管理具有影響的外部信息

本企業的檔案是本企業在活動中形成的信息材料，是最能反映出本企業的經營管理活動的真實狀況的。開發企業的檔案信息資源其工作重點就在于挖掘本企業內部檔案信息，探索企業內部經營管理規律。但是，任何一個企業都不是孤立的個體，它必須與其它企業乃至于整個社會產生關系，因此不可忽略與之有關的外部信息，如科技進步、市場預測、優秀的管理方法等。只有把內部的檔案信息與外部的信息有機地結合起來，才能科學、準確、有效地開發企業的檔案信息資源，更好地為企業的經營決策服務。要解決好這一問題，必須做好兩個方面的工作。一是在企業內部加強檔案信息工作的基礎建設，維護文件材料，形成體系，使歸檔的文件材料完整、準確、系統，盡可能地搜集保存具有查考價值的檔案，好立卷工作，完善檢索工具，疏通檔案管理網絡，健全檔案的各項管理制度，確保檔案的完整與安全；二是建立檔案、圖書、情報資料一體化的體系，把檔案室與圖書、情報資料室合并，為開發企業的檔案信息資源提供多方位的可靠、完整、科學的保障。

4 建立相應制度，加強檔案利用監督

在檔案管理利用中，根據不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。檔案利用規章制度，一般有查閱、外借、復制等。要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使之提供檔案利用工作有章可循，在開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結。不斷充實和完善。在此基礎上，正確處理好檔案保密與管理利用的關系。保守企業機密是每個員工應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中，檔案管理人員要高度重視檔案保密，盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策提供服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業的安全和利益造成危害。

總之，伴隨著現代科學技術的發展與經濟社會不斷進步，人民日益增長的物質與精神文化需要對新時期的企業檔案工作提出了更為嚴格的要求。作為企業檔案部門，要抓住當前難得的發展機遇，認真探索開發利用企業檔案信息資源的新途徑，使企業在市場經濟條件下，適應新形勢，迎接新挑戰，促進企業經濟和各項事業全面發展。

參考文獻

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