學校檔案管理信息化建設“失范”與相關對策分析

摘 要：隨著教育體系改革的不斷深入，學校檔案管理的要求也越來越嚴格，隨著科學技術的快速發展，學校檔案管理中使用信息技術應用的地方越來越。但是目前在學校檔案管理信息化建設的過程中出現了很多問題，因此，我們必須要采取必要的改進措施，解決檔案管理信息化過程中存在的問題，不斷提高信息化建設效率。

關鍵字：檔案管理信息化建設；存在問題；措施

1 引言

學校檔案管理是學校所有管理項目的組成部分之一，并且在學校建設和發展過程中起十分重要的作用。目前，在管理檔案工作中，使用先進的信息技術能夠更好的進行管理。隨著教育體系改革的不斷深入，檔案管理是信息化建設中最重要的一部分，檔案管理信息化是目前檔案管理工作中的重點。要想使檔案信息化建設合理正常的進行，必須要仔細分析檔案信息化建設中存在的各種問題，然后采取一系列相關的有效措施解決這些問題，來促進信息化建設。

2 檔案管理信息化建設的重要含義

檔案管理信息化是指利用檔案的憑證作用，更能充分發揮檔案信息的功能，來實現檔案信息數字化和傳遞信息化的社會價值。檔案管理信息化建設主要包括以下三個方面的內容：

（1）檔案信息數字化。檔案信息的數字化主要指的是利用數據庫技術、高速掃描技術以及其他技術手段，把以往的檔案文件（包括聲像、文字）和已保存的電子檔案重新整理好，將所有類型的檔案信息文件綜合在一起，組成有一定結構的檔案信息文件系統。其中檔案信息數字化應遵守的規范性、效益性、安全性三個原則。

（2）檔案的網站建設。檔案網站是為公共信息服務所創辦的一個網站平臺，主要是以主頁方式為人們服務，在該網站上我們還會開展檔案宣傳工作。建設檔案網站不僅具有服務、交流還有宣傳工作，檔案網站包含的主要內容有：管理機構信息、資源信息、服務社區信息、工作信息等等。

（3）數字檔案館的建設。建立數字檔案館的作用主要是方便管理檔案信息，并能方便快捷的使用電子網絡遠程系統獲得需要的檔案信息。

3 分析學校檔案信息化建設過程中存在的問題

（1）很多學校對檔案管理信息化建設重視程度不夠，沒有深刻認識到檔案信息化建設的重要意義，以致于在應用信息技術方面投入的精力不夠，由于很多學校檔案管理的基礎設施過度落后，不能和現代的科學信息技術很好的連接起來，因此，在使用信息化管理建設中難免出現不匹配現象。

（2）檔案管理信息化建設沒有明確的目標，只知道采用信息技術，卻不知道用這些技術來做什么工作，具體應用在哪些方面都不了解。

（3）檔案管理中關于信息存儲采用的技術比較落后，一定程度上影響了檔案管理信息化建設。很多學校的檔案管理部門使用的基礎設施較落后，它們以往的檔案管理信息存儲的技術不能滿足現在信息化建設的新要求。學校大部分檔案在當初存儲時沒有進行標準化和規范化處理，這些都使得信息化管理難度加大，不能使信息化建設順利進行。

（4）一些研究信息技術專業的工作人員對學校檔案信息管理工作不了解，他們只是精通信息技術的研究，卻不清楚學校檔案管理系統的具體內容。然而學校管理檔案的工作人員卻又不了解信息技術，不能很好地把信息技術應用到檔案管理中去，這就使得人員和設備不能同時發揮他們最大的作用，他們的潛能得不到極致的發揮。因此，也就降低了信息化建設效率。

（5）檔案管理是需要使用一些管理軟件的，但是，由于這些軟件的一些功能較為落后，導致它們不能適應檔案管理信息化建設的要求，即使它們有一些基本的性能功能，也不能完全適用于現代的信息化建設。

（6）檔案信息管理系統安全性低，在檔案信息化建設中會使用網絡進行管理，因此必定會和網絡聯系緊密，但是網絡總是缺乏安全性，沒有合理的監督手段，一些惡意網站會竊取上傳的檔案信息。學校對網絡管理人員的專業性要求不高，一般是由本校的計算機老師代替監管，所以會因為管理人員的專業水平有限而導致管理系統的安全性得不到保證。

（7）由于政府對學校檔案信息管理工作不夠重視，并沒有把學校檔案信息管理工作和政府工作同等對待，管理體制不合理，對學校管理檔案信息的工作缺乏合理的指導和檢查。

4 解決檔案管理信息化建設問題的相關措施

為了解決在檔案信息化建設中出現的種種問題，我們必須要采取以下措施：

（1）加強檔案管理人員的思想認識，提高他們的工作認真態度，全心全意做好自己所屬的管理工作。政府部門必須要重視學校檔案管理信息化建設，認識到該工作項目的重要性，強化他們的理念認識，并合理指導學校的檔案管理信息化建設。另外，有關部門必須要完善相關的管理制度，修改其中不合理的地方，保障信息化建設順利地進行。

（2）在檔案信息化建設過程中，我們要加大精力和經費的投入，在調用資金時，要和相關部門的領導統一意見，并采取最合理有效的方案，不僅能推動項目的進行，也能減少不必要資金的投入。

（3）培養優秀的檔案管理人員，提高他們的綜合素質，進而提高管理人員的工作效率，促進檔案信息化建設的進程。管理人員是檔案信息化建設過程中最重要的因素，所以我們必須要加強管理人員內部建設，加強培養他們的專業水平。在挑選檔案管理人員時，由于檔案信息化建設中引進了先進的信息應用技術，所以我們更傾向于選擇計算機專業的人才。平時，還要對他們進行定期培訓，不僅培訓他們掌握專業基礎知識和管理技能，還要培訓他們的職業道德修養，使他們具有優秀的專業知識技能、相關的科學文化知識、較高的道德修養和高度責任感。

（4）加強監督檔案管理信息化建設的力度。每所學校的檔案信息管理是學校所有的管理項目中重要的一部分，檔案管理信息化建設對學校檔案管理發展及其他各項工作都具有很大的推動作用。在檔案信息化建設過程中建立合適的管理制度，明確各階層工作人員的工作，加大監督力度和懲罰力度。

（5）加強各個部門的資源共享，相互合作。每個學校都應該建立完整的校園信息系統，實現各個部門統一管理，并且能夠充分地利用學校的各類資源，達到優勢互補。不僅能減少資源的重復使用和浪費，還能促進各個部分之間的聯系與交流，解決學校綜合管理空間不足的情況。

（6）加強檔案信息化建設的安全保障措施。檔案信息化建設過程中使用了不少的網絡信息技術，因此和網絡聯系的十分緊密。網絡發展的十分迅速，網絡上既有供我們需求的大量信息，也有一些不安全的網站和違法的信息。網絡安全問題是我們一直擔心的問題，要是安全得不到保證，學校的檔案管理信息建設的安全工作也就無法順利進行下去。因此我們必須要加強監控措施，做好一切保密工作。學校的檔案信息管理中含有每位學生的大量私人信息，一旦泄露出去，學生的人身安全甚至都有威脅。所以我們應該改善檔案信息的管理策略，提高網絡的安全系數。在登入學生檔案信息時，最好設置保密權限，完善身份認證系統。

5 總結

檔案管理信息化建設目前在我國教育事業中起很重要的的作用，并且對我國教育改革新要求有很重要的意義。但是，每個學校在管理檔案信息時卻出現了不少問題，非常不利于檔案管理信息化的建設。每個學校都應該仔細分析出本校在檔案信息管理建設中存在的問題，并根據不同問題制定相應的解決方案。盡量投入更多的精力和經費來解決那些問題，使檔案管理信息化建設順利的進行下去。

參考文獻

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作者簡介

陳航（1983—），男，漢族，山東省菏澤醫學專科學校。