淺談提高辦公室檔案管理工作效率的思考

摘 要：隨著經濟的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經無法滿足社會的發展需求，辦公室檔案管理工作也將面臨著新的挑戰，辦公室檔案管理工作要如何提高，已經成為辦公室管理方面的熱點問題。我們知道，對于單位而言，辦公室是一個重要的組成部分，對于單位下達的各種文件和政策起著承上啟下的作用，并且有助于員工和單位的溝通。由此可見辦公室檔案管理工作的水平對單位的整體管理水平是有一定影響的，因此提高辦公室檔案管理工作已經是刻不容緩的，只有對辦公室檔案管理工作進行積極的創新與管理，才可以提高辦公室檔案管理工作的效率，為單位的發展做出有利影響。本文將根據目前大多數檔案管理辦公室的現狀進行分析，并且根據所出現的問題提出相關改善措施，希望可以對檔案管理工作起到一定作用。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

1 提高檔案管理工作的必要性

辦公室檔案管理工作的重點在于對資料的收集和保存，檔案客觀的記錄并且真實的反映了事物發展的過程，不僅具有借鑒作用，還具有查詢的價值。但是由于檔案具有機密性，想要對其進行查詢需經過多種麻煩的步驟，這也是紙質檔案的一大通病。而且檔案的種類相當的繁雜，由于紙質檔案的存檔占用的地方較大，這不利于檔案管理工作的實施。我們知道辦公室檔案的內容和性質各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內部機密文件，檔案管理人員應該做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。我們知道辦公室檔案有關于一個人在各個時期的所有經歷，加強對個人檔案的管理對于個人將來在各個工作崗位的發展將是有很大影響的。有的辦公室檔案是對某一業務的指導，是業務部門的工作思路和方法，那么加強對這些檔案的管理就保障了企業單位的發展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作中運用計算機來進行工作已經成為必要，這不僅能夠節約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當然我們可以對檔案查詢設置權限，以保證檔案的機密性。

2 辦公室檔案管理工作存在的問題

辦公室檔案管理工作是為了保持檔案的完整性，方便需要的人員進行借閱，從而實現檔案的最大利用價值，但是，由于許多單位對檔案管理工作不予以重視，促使檔案管理方面的問題不斷呈現，這不僅阻礙了借閱人的借閱，還在一定程度上控制了檔案的價值，我們應該對這些問題進行探討分析。

第一，檔案管理人員的素質低，對檔案管理工作的認識不夠。我國辦公室檔案管理人員對于檔案管理的管理意識薄弱，一般管理人員不具備專業的管理水平，并且大多數辦公室檔案長期處于堆放狀況，管理人員并不及時予以整理，那么檔案的使用價值也就無法實現。由于檔案管理人員的知識面較為局限，而檔案涉及的領域較多，那么在整理檔案的時候，管理人員將會出現各種狀況，嚴重影響到檔案的管理和整理。

第二，管理制度落后。目前大部分單位對于檔案管理的制度都是存在各種問題的，不能規范的進行檔案管理工作吧，并且單位領導對于檔案管理工作不予重視，那么管理人員將會無視這些管理制度，在整理檔案過程中出現不認真，且對于檔案的保密工作也做不到位，對于借出的檔案也不及時歸檔，導致檔案缺失損壞。

第三，檔案管理工作硬件投入低。隨著科技的不斷發展，許多單位也采用了計算機網絡來管理檔案，但是由于之前的種種原因，檔案管理人員對于新的媒體無法適應，而且他們接受新事物的能力較低，這就促使單位仍在使用舊的檔案管理方式。并且傳統的檔案是以紙質檔案為主的，由于社會的不斷變化，所需整理的檔案更加廣泛，那么檔案管理人員將難以應對這一工作。

第四，檔案文件的利用率較低。一般單位里的檔案管理工作人員接受的都是落后的管理制度，并且將長期受到落后制度的約束，并且借閱檔案的原則和步驟也頗多，一般借閱人會由于繁雜的借閱原則而放棄借閱，這就降低了檔案的利用率，檔案成為一堆無用之物，那么它的利用價值將無法體現。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的策略

辦公室檔案管理工作的管理效率直接影響單位工作的效率，那么加強對辦公室檔案的管理工作十分重要，以加強檔案的利用率。并且各單位的檔案管理工作也在不斷改變，提高管理人員的管理水平也是重要的，由于檔案的種類較多，管理工作相對較為復雜，我們可以從以下幾點提出改進措施。

第一，加強對檔案管理人員的培訓，提高專業管理水平。單位可以聘請專業的檔案管理人員來對單位人員進行培訓，讓檔案管理人員充分認識到檔案的價值，以及檔案信息化建設重要性和必要性。并且管理人員應該積極配合單位，不僅接受專業的培訓，還要積極的學習心的事物，完善自己的工作能力，更好的完成檔案管理工作。

第二，完善檔案管理制度，提高對法的認識。目前許多單位在認識到檔案管理工作的重要性之后，對檔案管理的制度進行了大幅度的修改，但是在執行方面卻是不樂觀的。單位僅僅是制定完備的管理制度，而不強調執行力是不行的。不僅要加強檔案管理人員在管理方面的能力培訓，也要對他們進行法律知識的培訓，讓管理人員了解法律，并且守法。此外單位應該賞罰分明，加大對管理工作制度的執行。

第三，加強檔案管理意識，提高工作效率。目前大多數單位對于檔案管理的管理意識薄弱，阻礙了檔案管理工作的實施，單位想要提高檔案管理工作的工作效率，就應該加強對檔案管理工作的管理意識，這不僅僅是單位的領導層所要認識的，也是檔案管理工作人員需要認識的，建立并完善檔案管理意識，樹立管理理念，從而更好地為檔案管理服務，取得更好地進步。

第四，加快無紙化檔案的建設，提高檔案的利用價值。由于社會的不斷發展，紙質檔案的弊端也在日益暴露出來，傳統的檔案管理浪費資源，不僅是在整理檔案方面還出現在存檔方面，都極大的浪費了人力物力。因此單位應該對檔案管理人員進行培訓，并且利用計算機建立無紙化的檔案，不僅適應了目前社會的發展，還解決的查找資料難的問題，提高了檔案的利用價值。

第五，大力投入硬件設施，提高管理人員的能力。檔案管理的涉及面極為廣泛，這對與檔案管理人員的素質是有很大要求的，因此，單位在引進計算機這一媒介的同時，應該對管理人員進行計算機知識方面的培訓，提高管理團隊的管理能力，全面促進檔案管理工作的實施。

4 結語

辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作的開展都是有相關影響的，那么加強對辦公室檔案管理工作的管理尤為重要。并且檔案管理工作相對比較復雜，而且檔案涉及的種類較多，所以檔案管理人員必須要加強各方面知識的積累，那么這就要求單位加強對檔案管理工作人員各方面知識的培訓，并且借用新媒體，當然單位的領導層也應該加大對檔案管理工作的指導，單位全員提高對檔案管理工作的認識，從而提高檔案管理工作效率，并且將檔案的利用價值體現出來。

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作者簡介

楊曉斌（1977—），男，山東省德州市人，工作單位：山東省德州市人民防空辦公室，職務：科員。