淺析文書檔案管理存在的問題及對策

梁曉瑩

摘 要：文書檔案管理水平是衡量單位檔案管理的重要標準。本文從文書檔案管理的特點著手，對于文書檔案管理存在的問題進行深入的分析，并提出了相應的解決對策，為提升文書檔案管理水平作為參考。

關(guān)鍵字：文書檔案；工作；單位

文書檔案又稱管理性檔案，是政府機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位、社會團體和其他社會組織在領(lǐng)導與行政管理活動中形成的具有保存價值文件的總稱。文書檔案管理工作水平直接決定著文書資料的完整和質(zhì)量。目前，不管是政府機關(guān)還是企事業(yè)單位，文書檔案管理工作還存在著不少問題，因此，對文書檔案管理工作進行深入研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1 文書檔案管理的特點

文書檔案管理主要在于對資料的保存和收集，對“歷史”的記載，文書檔案管理的對象主要是發(fā)生的事件、人事、書報、文件、物品存檔、進程記載等，主要應用的是紙質(zhì)載體進行記錄，然后根據(jù)不同的類別進行分類存放在檔案室中。此時的管理重點在借閱、收集、保存和編目編冊等工作上，保證資料安全、完整非常重要，而在檔案管理中記載歷史的作用最大，讓后人可以借鑒和引用歷史資料。與文書檔案有直接關(guān)系的就是文書工作，文書工作包括登記、收集、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦，以及收集、歸檔、整理和立卷文件等，這也是檔案形成的全過程。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，文書部門把在單位活動當中形成的具有保存價值的文件資料通過整理、立卷，再由檔案部門歸檔。文書檔案的內(nèi)容豐富，是對單位各方面的真實反映和記錄，包括行政管理、黨群管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等。而文書檔案的載體也多種多樣，包括單位的各種合同、責任書、協(xié)議、錄像、錄音、照片和電子檔案等。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 領(lǐng)導對文書檔案管理工作的人數(shù)不足

因為文書檔案管理是近些年才開始發(fā)展起來的，在我國的起步較晚，很多單位的領(lǐng)導對于文書檔案管理工作的認識不夠。檔案部門一直都是機關(guān)的冷衙門，在很多領(lǐng)導的眼里，檔案工作是一項簡單、可有可無的工作，而且投入大，經(jīng)濟效益不顯著。所以，一般領(lǐng)導對于檔案部門的工作要求不高，檔案部門的工作人員只需能夠?qū)ξ募皶r的收集和歸檔即可，這對于文書檔案工作人員的工作積極性有嚴重的打擊。另外，領(lǐng)導和檔案部門的負責人對于檔案工作認識的不同也會影響到文書檔案工作人員的工作質(zhì)量。

2.2 文書和檔案工作的銜接存在問題

在實際的工作當中，文書工作和檔案管理既有其別又有聯(lián)系，是分工不同但又有統(tǒng)一性的整體，正確處理好文書工作和檔案管理才能做好文書檔案管理工作。所以，必須要文書工作和檔案管理相結(jié)合起來，建立一個一體化的管理體系，讓文書工作和檔案管理互相配合。同時，對于它們的銜接問題正確處理，才能實施科學、有效的管理。然而，現(xiàn)在這兩個部門在銜接上存在很大問題，檔案管理人員很少會考慮到文書工作人員，導致銜接過程中脫節(jié)，使單位的檔案管理在處理方法和公文格式上不夠規(guī)范、不夠標準，從而使文書檔案管理的質(zhì)量有所降低。

2.3 員工的培訓工作還需加強

因為文書檔案工作在我國的起步較晚，重視程度不夠，很多單位存在著檔案管理工作人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓的情況，而且也沒有上崗證，對于檔案的分類、歸檔和立卷等工作技能不夠熟練，沒有掌握文書檔案管理的精髓，甚至連文書檔案管理工作的基本要求都達不到，很難實現(xiàn)對文書檔案管理的有效性。在有些單位還缺乏文書檔案管理的專員，直接由文秘兼任，從而大大降低了文書檔案工作的水準，致使文書檔案的立卷不合規(guī)范、收集范圍不明確等問題出現(xiàn)。而且，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和進步，文書檔案管理的信息化是未來的發(fā)展趨勢，員工的專業(yè)技能需要適應時代的發(fā)展，然而員工的培養(yǎng)不夠、專業(yè)能力不強已經(jīng)嚴重滯后到了文書檔案管理工作，很難適應現(xiàn)代化的發(fā)展要求，會對經(jīng)濟效益產(chǎn)生一定的影響。

2.4 各部門對檔案工作的配合不夠

各部門對于檔案工作不是很配合，對于檔案管理工作的水平的提高產(chǎn)生了很大的影響，單位文書的歸檔工作需要各個部門對重要的文件資料進行整理和收集，然而一些部門為了自己工作方面，不愿意把需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員進行統(tǒng)一的保管。而檔案管理人員因為沒有相關(guān)職能部門的配合與支持，收集檔案工作受到阻礙，在多次催促未果的情況下，也只能不了了之，時間一長，一些非常重要的文件資料就有所散失，再對相關(guān)責任人進行追究也為時已晚。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 爭取領(lǐng)導對文書檔案管理工作的支持和重視

領(lǐng)導對于文書檔案工作的重視程度直接影響其發(fā)展，而且在很大的程度上，領(lǐng)導的態(tài)度決定著文書檔案管理工作人員的積極性。所以，工作人員對于文書檔案管理工作要認真落實，不斷提高單位領(lǐng)導對文書檔案管理工作的關(guān)心、理解、支持和重視，爭取讓檔案工作納入當單位全年的工作重點和總體工作規(guī)劃中去，加大對于檔案設(shè)備的資金投入，向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的方面邁進，由被動的提供檔案工作資料變?yōu)橹鲃訁⑴c領(lǐng)導決策需要，提升檔案服務工作的前瞻性和主動性。讓文書檔案管理工作發(fā)揮應有的作用，有效提升單位文書檔案管理工作的水平，為自身工作的開展和進行提供充分的保障。

3.2 做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

在文書檔案管理工作中，文件是檔案的基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案。所以，文書部分規(guī)劃化是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，這就要求相關(guān)人員做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，做好文書資料的歸檔和立卷。另外，要努力實現(xiàn)文書檔案工作的一體化管理，讓檔案管理能夠在一個有序、規(guī)范的范圍中進行，而且要加強文書人員對文書資料質(zhì)量的重視程度，如紙張大小、文字格式、書寫顏色、修改及批閱等，都要有一個嚴格的標準和程序，并且嚴格要求按照標準來執(zhí)行，對于文件的收發(fā)要進行及時準確的記錄和登記，發(fā)現(xiàn)文件缺失要及時查找，并對上級部門進行及時的匯報，保證文件資料的完整，從而有效提升文書檔案管理的效率。

3.3 加強文書檔案管理工作人員的培訓

目前，我國的文書檔案管理工作人員的水平參差不齊，隊伍不穩(wěn)定，嚴重影響到了文書檔案管理工作的整體水平。文書檔案管理工作不僅要求管理人員具備相應的知識基礎(chǔ)，更有要廣闊的知識面，所以對于他們的培訓顯得非常重要。對于國外成功的檔案管理培訓經(jīng)驗借鑒學習，定期開展檔案專業(yè)知識的培訓課程。隨著科技的發(fā)展，文書檔案管理模式也發(fā)生了巨大的改變，這就要求管理人員具備相應的計算機管理檔案的能力，能夠熟練應用辦公軟件進行電子資料和文件的制作、使用、維護，努力提升他們的業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)，從而建立出一支高質(zhì)量的檔案隊伍。

3.4 加強各部門之間的協(xié)作，做好文書檔案的收集工作

在文書檔案當中，有很多利用價值高的檔案來源于各部門。所以，與各部門之間加強協(xié)作，對于檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)不斷完善，是檔案部門工作的重點。檔案員需要經(jīng)常到各部門走動，獲取相關(guān)信息，加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)，保證檔案收集工作的順利暢通，從而獲取并收集有價值的信息資料，發(fā)揮檔案部門的重要作用。

4 結(jié)語

文書檔案管理工作直接關(guān)系到檔案資料的完整，這就要求單位加強對文書管理工作的重視、強化文書檔案管理水平、各部門加強協(xié)調(diào)與合作、增加管理人員的培訓，確保文書檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，從而充分發(fā)揮文書檔案的功能，為實現(xiàn)社會經(jīng)濟效益提供有效的保障。

參考文獻

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