如何做好醫院公文行文制度的規范化管理

摘 要：公文是用來實現現代醫院科學管理的整個過程和結果的有效指引，公文行文的規律與特點隨著現代社會經濟的發展與進步越來越向縱深發展，所以規范公文的行文制度才能在管理發展中發揮其最大效用，且更能給醫院管理層提供正確的執行方向提供保障。公文行文是公文寫作的伊始，又是按公文特定體裁、以及領導者或制文發文科室的執行意見，擬制提供給領導者討論、修改、審批的原始稿件的過程。本文擬在闡述更加明確規范醫院公文擬文程序在醫院管理的重要地位與作用，對于提高醫院公文的擬文過程具有一定的實用性與可行性。

關鍵詞：醫院公文；擬文；制度；重要性

一、規范醫院公文行文制度是時代的要求也是管理的基礎。醫院工作以醫療為中心，長期以來，醫院作為基層單位在文件管理方面偏重于病案的管理，對其他行政公文未予以應有的重視。隨著醫院管理理念的更新和對公文管理重要性認識程度的提高，加強醫院公文管理工作，越來越被人們所重視[1]。公文作為公務文書必須遵循公文行文規則，不但有利于文件制度的正常運行，確保行文各個環節的規范、完整、準確，而且大大提高了公文行文的質量和效率，減少工作時間和誤會麻煩。如果沒有嚴格遵循行文規則，不僅工作無法開展，連公文內容會變得混亂不堪，會讓工作人員每天浪費更多的精力跟時間在處理公文的行文時間比處理落實的時間要更多，俗話說無規矩，不成方圓，有嚴謹的公文行文規則，并認真積極地落實處理，行文效率就會事半功倍了。a

二、公文在醫院管理工作中起著至關重要的作用。醫院公文是醫院領導對下級科室部門進行領導和作指示的重要工具。醫院領導通過制發文件，傳達醫院領導班子按照國家頒布的法律法規擬定的針對院內具體事項的管理的政策路線方針，責成下級科室部門嚴格按照所發文件的要求，指導采取切實有效的措施予以貫徹落實；有的公文具有法規的效應，如辦法、條例、規定等，一旦行文生效，管轄范圍內的工作人員就必須嚴格遵照執行，一旦違反會按照規定進行處罰；公文還起到了領導層對廣大干部群眾進行宣傳教育的重要作用，統一員工思想，提高執行力；為反映決策層的意圖，規范的公文是依法處理問題、做出決策、拓展管理的依據和憑證，如通知、決定、決議、、規定、條例批復、指示等，這些文件都是院內各科室組織開展工作的依據和憑證，而下級部門上報的請示、意見、報告等又是管理層制定決策、指導工作的有效憑證和依據。

三、公文行文審閱稿是管理者為公文行文把關的第一步。醫院公文行文審閱稿具體分為六部分，第一部分必須有簽發人、有關領導審閱意見、審稿人意見三項內容，簽發人是由醫院“一把手”把關，有關領導審閱意見是分管行文內容線條的副職領導簽閱，審稿人意見通常是由辦公室主任把關；第二部分分為核稿人、擬稿單位以及擬稿人，核稿人是由行文首發的科室領導為核稿人，擬稿單位是需行文的科室，擬稿人是公文內容編寫人員；第三部分有：編號是此公文的年份以及序號，密級按國家技術監督局的標準，文件的密級分為絕密、機密、秘密、內部、國內、公開6個層次，印發份數由文件擴散的范圍而定；第四部分是打字，校對人員簽名和行文日期；第五部分是抄送、抄報單位、主題詞，便于以后工作中的查詢；最后一部分是標題與正文的內容，其內容力求規范、準確、精煉，切忌空話、大話、套話，可加附件，公文行文審閱稿內容必須都用鋼筆或者毛筆書寫，審閱稿加上公文草稿與附件形成了公文行文審閱稿的第一步驟。

四、公文的送審制度應本著誰主稿，誰負責的態度完成，按照公文行文審閱稿的審閱程序，擬稿單位以及擬稿人是此公文的第一負責人，應對本公文的內容、審核、發放、履行、回饋等進行跟蹤落實，不能馬虎應付、推卸責任。因此，送審的第一步應由擬稿人先至辦公室領取公文行文審閱稿，再填寫擬稿單位以及擬稿人、公文標題、內容、抄送單位和印刷份數等內容，并送達本行文科室領導（即擬稿單位負責人）核稿，修改完公文第一輪后，再由擬稿單位負責人送往辦公室相關線條的副職領導審閱并簽署意見，完成第二道審閱修改后，接著再送往正職領導審閱修改，完成第三道修改程序后，可以確定文件內容不再做修改，最后再送回辦公室主任進行最后細節的把關工作，并由辦公室主任填上行文編號，格式是【年份】文件編碼，再送往文印室進行印刷。

五、沒有加蓋印章的公文不具備法律法規的效力。加蓋印章是一個必不可少的重要環節，因此在印刷完畢后，由印章管理人員對公文的簽發手續、附件材料、公文印刷格式進行最后審核，存檔的公文加蓋印章是檔案憑據作用的要求重要的公文在完成了它的現行效用之后，就變成檔案被移交到檔案部門保存起來，供日后查證參考，發揮檔案的憑證作用【2】。很多企事業單位忽略了加蓋印章的重要性，這是不規范的公文行文格式，沒有加蓋發文機關印章的文件會在日后給檔案利用帶來諸多不便與麻煩。應由辦公室專人負責蓋章，裝訂，最后準備好分發工作。

六、公文正式文件的分發應由專門的發文科室統一發送。一般全院性文件應由辦公室組織發放，其他針對性較強或特殊文件由擬稿科室組織分發。公文的分發應做到準確、安全、及時，確保不要漏發，誤發，有特殊要求的公文內容，例如有需要各個科室班組回復或者上交匯報、附件之類的文件，應在發放時再對收文者另行強調，確保公文內容的要求落到實處，避免工作漏洞，另外應準備多幾份文件以備存檔及備用。根據發文范圍，屬于院內重大事項需要上報的文件必須以醫院名義發文的文件，用XX[20XX]X號作為文件編碼的，正常需要抄送至上級單位，用于院內各科室、部門傳達院部領導議定的工作任務、安排和常規等綜合性行政事務工作的，如無特殊授權，一般不對外發文，使用文號可為XX醫辦[20XX]X號。

七、公文歸檔是將處理完畢的公文按照一定的原則進行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。通過歸檔工作，可以妥善地保存公文，同時也可以使有價值的公文不斷地輸入到檔案部門，為檔案工作奠定基礎【3】。也為管理者的管理工作提供有效的事實憑據。檔案管理人員負責將備份的含蓋公章的文件收集整理，分類保存。其個人不能保存歸檔的公文，根據公文相互關聯、特征和保存價值等立卷整理，確保歸檔公文的完整齊全，便于日后的利用和保管。檔案管理人員應在保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交檔案工作。相關附件復印件要歸檔時，應當加蓋復印機關證明章。需要被撤銷的、被廢止的公文應視為自始之日起不產生任何效力。不具備保存和歸檔的公文，經過鑒別并經單位負責人批準后即可銷毀。如需要借閱檔案文件的單位機關、科室、人員等應認真填寫借閱登記，并在有效期內歸還。機密度高的檔案文件不得擅自帶出檔案室，違規者視為違法紀律嚴格處理。

參考文獻

[1].王春香 《加強醫院公文管理》《基層醫學論壇》2008年 第26期

[2]. 杜繼紅《本單位制發公文存檔應加蓋發文機關印章》檔案天地 1999年第04期

[3].小倪《公文歸檔》北京檔案 2010年03期

作者簡介

蔡希凡（1984-）、女、廣東省潮州市、潮州市中心醫院、助理館員、文學學士，大學本科、研究方向：檔案管理。