探討電子文件管理的幾個核心概念

崔莉莉 雷蕾

0 引言

隨著當前人們對電子文件認識的不斷深化以及電子文件管理的不斷擴展，電子文件管理的重要性也越來越突出。但當前我國對電子文件管理中核心概念認識的隨意性比較大、概念上存在著比較模糊的缺陷，導致電子文件認識上存在使用不統(tǒng)一、使用混亂以及使用不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重阻礙電子文件管理的交流與發(fā)展。因此，筆者認為，在當前背景下，對“電子文件”的概念、“電子文件管理”的概念以及“電子文件管理系統(tǒng)”的概念等電子文件管理的相關(guān)核心概念進行探討具有非常重要的實際意義。

1“電子文件”的概念

電子文件也叫“數(shù)字文件”“機讀文件”“數(shù)字文檔”“計算機文檔”等，當前我國關(guān)于電子文件的概念的表述如下顯示：

①電子文件指的是國家機構(gòu)、社會組織以及個人在處理相關(guān)事務(wù)、履行法定職責的過程中，通過計算機來完成各種形式的信息記錄的形成、辦理以及傳輸、存儲。

②電子文件指的是在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中，將文件通過數(shù)碼的形式在磁盤、光盤以及磁帶等載體上存儲，在數(shù)字設(shè)備上進行文字的閱讀、處理以及傳送。

③電子文件指的是機關(guān)、團體以及企事業(yè)單位及其他的單位組織通過計算機以及其他的電子設(shè)備來對文字、圖像、視頻、音頻等信息的記錄進行辦理、傳輸與存儲。

④電子文件指的通過代碼的形式來將信息記錄于磁盤、光盤、磁帶，且依賴于計算機的系統(tǒng)來將文件在通信網(wǎng)絡(luò)上進行存儲和傳輸。

綜合各電子文件概念的相關(guān)概述，對電子文件的完整概述表達如下：電子文件指的是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等相關(guān)的組織與個人在履行法定職責或者處理相關(guān)的事務(wù)的過程中，通過計算機以及其他電子設(shè)備的形成、利用、辦理和存儲，通過通信網(wǎng)絡(luò)來進行各種形式的信息記錄的交換與傳輸。

2“電子文件管理”的概念

當前國外對“電子文件管理”的相關(guān)表述為：根據(jù)文件管理的方法與原理，通過計算機軟件和設(shè)備來對電子信息系統(tǒng)的電子文件進行相應(yīng)的電子化管理。而我國對“電子文件管理”的表述主要強調(diào)覆蓋電子文件管理的整體過程，表述為：電子文件管理主要指的是對電子文件生命周期的整個過程進行有效的控制與管理。在這個過程中需要對以下兩點進行重點的掌握：

①對電子文件的整體運動進行全面的理解。電子文件的運動主要可以分為形成、交換、辦理、歸檔、移交以及利用、傳輸、處置等，我國對“電子文件管理”的概念的闡述可以更好地說明電子文件的跨時空運動的特點。

②對電子文件生命周期進行重點的強調(diào)。對電子文件生命周期進行重點的強調(diào)是電子文件管理的基礎(chǔ)，電子文件的生命周期的整體過程包括“電子文件的形成、電子文件的處理、電子文件的最終處置。”

③對電子文件管理的法規(guī)進行深入的理解。在我國當前的《電子文件管理暫行辦法》中，電子文件的運動主要是分為“形成與辦理、歸檔和移交以及保管和利用”等幾個基本的階段，在對《電子文件管理暫行辦法》進行深入了解的基礎(chǔ)上，我們將電子文件的管理明確的分為交換、傳輸以及處置三個主要的環(huán)節(jié)。

3 “電子文件管理系統(tǒng)”的概念

在當前辦公自動化系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的環(huán)境下，“電子文件管理系統(tǒng)”主要分為以下兩種：“電子文件處理系統(tǒng)”“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”，具體的概念表述如下顯示：

3.1“電子文件處理系統(tǒng)”的相關(guān)概念

結(jié)合相關(guān)的理論背景以及我國電子文件處理的現(xiàn)狀，“電子文件處理系統(tǒng)”一般表述為機關(guān)以及相關(guān)的企事業(yè)單位用來形成、辦理、傳輸以及交換的計算機信息系統(tǒng)，主要注重的是電子文件的版本固定、業(yè)務(wù)流傳以及現(xiàn)行的效力，主要包括的是辦公自動化系統(tǒng)以及各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。具體來說，對“電子文件處理系統(tǒng)”解析如下：

①用來支持創(chuàng)建、使用以及維護電子文檔的自動化系統(tǒng)，目的主要是提高相關(guān)組織的工作流程。

②根據(jù)相關(guān)的政策與程序，并結(jié)合相應(yīng)的自動化技術(shù)，將以數(shù)字格式存儲的信息通過軟件進行適當?shù)姆峙洹⒋鎯Αz索以及使用。

③電子文件處理系統(tǒng)主要是由硬件、軟件以及策略、流程組成，可以有效實現(xiàn)電子文件的起草、分發(fā)以及追蹤。

3.2“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的相關(guān)概念

“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的概念表述為“為了滿足相關(guān)的企業(yè)、機關(guān)等組織對電子文件實行管理的需要而設(shè)計的計算機管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過程中對具有價值的文件實行捕獲、維護以及保存。”

①這種計算機管理系統(tǒng)建立在信息數(shù)據(jù)庫與局域網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，可以對電子文件的錄入、審核以及數(shù)字化加工等相關(guān)的流程進行管理，以實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。

②這個管理系統(tǒng)的功能包括文件使用者以及檔案工作者；政策聲明、用戶指南以及其他相關(guān)的文件；專門資料與文件系統(tǒng)的控制與記錄；相關(guān)的責任分配、權(quán)力授予以及程序和做法；系統(tǒng)所必需的硬件、軟件以及其他的設(shè)備和工具。

4 結(jié)語

由以上可以看到，隨著信息技術(shù)的不斷進步以及辦公自動化水平的不斷提高，電子文件管理的重要性也越來越突出。筆者認為，當前我國電子文件管理的進一步發(fā)展，需要我們進一步加強對“電子文件”“電子文件管理”等相關(guān)概念的認識，進一步完善“電子文件處理系統(tǒng)”“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”等相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)，以促進我國電子文件管理的進一步發(fā)展。

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