ERP環境下會計信息系統內部控制初探

郭淑華

ERP環境下會計信息系統內部控制初探

郭淑華

本文以ERP系統的應用為基礎，闡述了ERP環境下財務會計信息系統內部控制的新變化，并就ERP環境下財務會計信息系統的風險防范與管理進行探討。

ERP系統；會計信息系統；內部控制；風險管理

ERP系統是一種應用計算機技術的全新的企業管理思想，傳統的會計信息系統內部控制的缺陷是沒有把內部控制的流程、方法與信息技術和環境有機結合起來，因此，引入ERP系統技術是實現由傳統管理模式轉變為現代信息化管理模式的需要，但如何構建ERP環境下財務會計信息系統內部控制體系和由此產生的風險防范制度是我們面對的課題。

一、ERP與內部會計控制的內涵

ERP，即企業資源計劃，集先進的信息技術與管理思想，利用信息的整合技術將企業內部各個部門連接在一起，是一種被現代企業廣泛應用的先進管理模式。它的核心是通過業務量推算企業需要消耗的資源，并在此基礎上實現資源的優化配置。

內部會計控制是指為保證資產完整、財務數據的準確性和可靠性等而實施的措施和程序,其目的是確保企業合法經營、防范財務舞弊、提高經營效率。

ERP在會計信息系統內部控制中的作用和影響；ERP系統層次豐富，一般分為財務系統、供應鏈管理系統、制造管理系統、項目管理系統、人力資源管理系統和決策支持系統等。其中財務系統又包括現金管理、資產管理、財務計劃，應收和應付款管理、費用管理、報表分析、財務管理等功能。隨著ERP的產生和發展，財務信息也由傳統的事后反饋變為事前的預測、決策和事中的監控。

企業會計信息系統的內部控制，包括手工方式下財務會計信息系統內部控制階段、電算化方式下財務會計信息系統內部控制階段、網絡環境下財務會計信息系統內部控制階段和ERP環境下財務會計信息系統內部控制階段。ERP系統對財務會計信息系統內部控制的影響主要包括：（1）增加了企業內部控制的內容；（2）使內部控制的環境更加復雜；（3）提高了企業內部控制的要求。具體影響主要有：

第一，收集信息數據的范圍和方式發生了變化，ERP系統下收集數據既包括財務信息數據也包括業務信息數據，并且可實現信息共享，完成財務與業務數據的對稱分析，實現經濟信息的統一管理與控制。

第二，增強了會計業務數據處理的實時控制，ERP系統是一個整合企業所有業務部門數據的綜合性整體，可以及時進行數據處理，并運行一系列的數據處理程序。各業務部門的業務數據將會直接傳送到系統中心，財務部門能夠即時共享到業務部門的數據，從而提高財務部門在企業決策過程中的作用，實現在某個時間點對業務活動進行控制轉變成隨時對業務活動進行控制，形成從預測到實施到決算一系列過程的控制，即由單項到整體，由某一方面轉為整個體系的控制。

第三，實現了會計數據處理流程的重新整合與設計，在ERP下的財務會計信息系統中會計數據能夠實現實時輸入、處理、分享，從而把傳統的會計數據處理模式轉變為自動模式。ERP下的財務會計信息系統整個過程都由計算機控制，它的數據來源是原始的會計數據，錄入后進行集中化、自動化的加工處理，得出處理結果后作為下一層級的數據并對之再進行處理。

第四，數據倉庫技術的應用提高了財務決策支持能力，通過數據倉庫技術的財務會計信息系統的數據采集、存儲、處理、傳送都由業務處理系統自動完成，并直接將業務數據轉換成財務數據，且財務信息系統的數據生成是由業務數據而來，所有與業務活動相關的數據都可以從系統中得出。

第五，會計核算組織體制及其責任發生了變化，ERP環境下會計工作組織體制以數據的不同形態作為制定的主要依據，財務會計組織則劃分為數據收集組、憑證編碼組、數據處理組和系統維護組等專業組織，其責任相應發生了變化。

二、會計信息系統對內部控制的新要求

（一）確保輸入數據的準確性

電子數據如會計賬簿、會計報表等的輸出靠的就是會計軟件對原始數據的加工處理，并將結果存儲在磁盤或軟盤中。電腦輸出數據的正確與否在很大程度上取決于輸入數據的準確性，這要求一切數據的處理過程和處理方法都必須規范，并保持輸入數據的方法相對穩定性和輸入數據的準確度高。

（二）杜絕利用計算機犯罪

在ERP環境下增加了許多在手工系統中減少的，或不曾有的風險。

（三）強化會計檔案保管

ERP環境下會計的檔案包括軟盤備份的數據、計算機內存在的數據和打印輸出的數據。會計軟件在安裝或者操作過程中出現任何問題，都可能導致系統中電子數據被破壞甚至丟失。因此，既要保管好相關的紙質數據文件，還要保管好各種電子會計數據。

三、ERP環境下企業會計信息系統內部控制水平的對策與建議

（一）健全內部控制風險評估機制，提高系統風險防范能力

ERP下企業內部控制系統對信息系統的依賴度增強，信息系統的復雜增加了企業的風險,數據隨時會被截獲或改寫，資料會容易被刪除和篡改，因此不能直觀地觀察到不斷增加的數據安全風險。在ERP的建設、實施和日常維護上，都須注意這些風險問題，要運用風險識別、風險分析和風險應對的理念和方法進行測評以及處理，使企業對將要發生的風險得以及時規避與處理。ERP系統在風險防范方面主要采用的工具是信息技術與會計業務活動相結合。

（二）正確審核輸入數據，確保輸入數據的正確性和完整性

ERP環境下需要對輸入數據進行審核，防止輸入環節數據錯誤。審核數據的方法主要有靜態審核、屏幕審核、二次錄入審核等。靜態審核，即人工審核，指將打印的憑證與人工憑證進行核對。屏幕審核，指對屏幕上顯示的憑證進行人工審核。二次錄入審核，即重復輸入校驗。實際工作中，應根據不同情況選擇合適的審核方法，確保輸入數據的真實性、正確性和完整性。

（三）建立健全ERP崗位管理制度

必須嚴格調整ERP下企業會計組織機構的崗位職責、權限，明確規定各會計人員上機的操作權限，做到責任明確、授權清晰，并定期進行崗位輪換，加強會計信息化之后的崗位控制。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

（四）加強會計電算化檔案管理

計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業應制訂出一旦檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。

（五）加強內部審計制度

在ERP系統運行過程中，審計人員對會計業務處理等工作的評價和檢驗，有利于檢測財務軟件的可靠性，發現各種內控制度在執行中存在的問題，提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質量和管理水平。同時企業也可以考慮定期聘請中介機構，進行內部會計控制制度的專項審計，借助外部中介機構的力量以更好地查漏補缺。

四、結束語

實踐ERP既需要企業進行內部會計控制創新,也能由此實現企業的信息化建設和管理現代化。只有將ERP體現的管理思想和信息技術完善地結合在一起,才是企業實現內控的有效途徑。

[1]王振武.會計信息系統.東北財經大學出版社，2012.

（作者單位：山東能源集團肥城物資有限公司）