淺議引入條形碼技術提高檔案管理信息化

于冬艷

（遼寧省科學技術館，遼寧 沈陽110166）

淺議引入條形碼技術提高檔案管理信息化

于冬艷

（遼寧省科學技術館，遼寧 沈陽110166）

在原始檔案資料的收集、整理、歸納、立卷、保管等過程中，引入條形碼技術，通過提高檔案管理的信息化程度，提高工作效率，提升管理水平，推進人事檔案管理的現代化建設。

檔案管理；條形碼技術；信息化

1 在人事檔案管理中引入條形碼技術的必要性

檔案是指組織和個人在活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像以及其他各種形式的歷史記錄。它是一種信息資源，作為原始記錄，起著不可替代的知古明今的作用。

條碼技術是以計算機、光電技術和通信技術的發展為基礎的一項綜合性科學技術，是信息技術自動識別、輸入的重要技術手段和方法。在商業營銷、物流管理等領域，已經把條形碼技術，尤其是自動識別技術應用到各行業信息服務中。

如果在人事檔案管理中引入條形碼技術，使條碼技術與人事檔案管理系統相結合，在檔案的編制、使用、查閱、歸檔、統計等環節以信息化技術替代手工操作，必將大幅提高檔案管理的工作效率。

2 條形碼技術在檔案管理中的具體應用

條形碼技術已經是一項非常成熟的技術，一維條碼在國際上已經普遍使用，二維條碼在19世紀90年代也開始有了國際標準。條形碼技術具有可靠準確、快速高效、經濟廉價等優點，而且使用靈活，既可以單獨使用，也可以和各種相關設備及控制系統對接。

由于人事檔案具有動態管理的特點，因而人事檔案成為檔案管理工作中的重點和難點。將條形碼技術引用到人事檔案管理工作中，對檔案材料進行數字化信息的轉化，將會提高檔案的利用效率。

2.1 利用條形碼技術編制檔案檔號

人事檔案工作是每個單位管理工作的重要組成部分。許多單位都將干部檔案、專業技術人員檔案、工人檔案、臨時人員檔案一并納入人事檔案的管理范圍。每年的人員變動、職務晉升、工資調整、業績考核、合同的簽訂等都使歸檔材料數量巨大。人事檔案管理，首先是檔案的接收和轉遞工作，但無論是接收還是轉遞都需要登記檔案檔號。檔案檔號是每份案卷的唯一標識，檔案檔號編制科學合理，是檔案利用和管理的重要條件。目前，人事檔案管理并沒有一個統一的檔號編制方案，每個單位在接收檔案后，都是根據本單位實際情況編制檔號，有的是按職務編號、有的按姓名編號、有的按職工身份編號，每冊檔案有用手工書寫，有人工錄入打印粘貼的。如果采用條形碼技術編制檔案檔號，可以利用條形碼技術所特有的數字化、規范化、標準化、信息量大等特點，提升檔號的通用性。條碼檔號具有自動識別，采集準確，傳輸快捷的優勢。檔號通過條碼打印，既統一、美觀，而且在使用時工作人員只需通過掃描條碼，便可以快速、準確地采集檔號信息，在檔案的錄入及使用上更加方便高效。

2.2 利用條碼技術加強檔案日常管理的效率

檔案在經過條形碼技術處理后，將檔案的條碼信息錄入到檔案管理系統中，可以單條錄入，也可以批量導入。既可以指定電子檔案的目錄及對應的掃描圖像位置，也可指定紙質檔案存放的位置。

當檔案需要借閱時，做好檔案的借閱登記，以便查詢所有的借閱記錄和所有留存內容。

借閱檔案時，鼓勵借閱電子檔案。實物檔案經過多次借閱之后，會增加磨損的程度，這樣會影響到檔案的保存。如果丟失，則會造成無法彌補的損失。而電子檔案具有易于傳閱、不怕磨損、不怕丟失、不怕涂改等特點，還可以減少人工查找和歸檔時的工作量，從而提高工作效率。

由于很多單位員工較多，人事檔案存放時間較長，借閱也較頻繁，為了避免檔案丟失、損壞、存放位置不明確等情況發生，需要經常對人事檔案做清查工作。如果檔案管理引入條碼技術，則會提高清查工作的效率。工作人員只需要利用pda掃描現存檔案，再將數據導入到電腦系統中進行比對，即可得出清查結果，使檔案的存放情況、借出情況、缺失情況等一目了然。

2.3 利用條碼技術進行檔案信息的統計

各種人事信息的統計，如人員組成結構，包括姓名、性別、年齡、參加工作時間、學歷、職務等要素，可以成為隊伍建設、人才測評、制度建設、工資調整和體制改革的科學參考和依據。而紙質檔案的統計在檔案管理中是重點也是難點，紙質檔案統計工作量大，而且統計數據容易受到人工失誤的影響。

為了更好地利用檔案中的數據資料，使人事檔案成為真正的動態檔案，成為人事管理中的有力助手，可以充分利用條碼技術中信息量大和安全性強等特點來解決檔案統計中的難題。

條碼技術安全性強，防偽性能好，不會有病毒、消磁、損壞、容量不足等問題。可以采用密碼防偽、軟件加密及利用所包含的信息加指紋、照片等進行防偽，因具有極強的保密防偽性能。

3 條碼技術應用到人事檔案管理中應注意的問題

3.1 提高檔案管理人員的素質

隨著社會的快速發展，人才的頻繁流動，檔案管理呈現出由狹義的單位內部檔案管理，向與社會政治、經濟、文化等方面信息進行融合的信息化檔案管理傾向，對單位的檔案資料進行數字化轉換是當前科技與社會發展的必然要求。

因此，各單位在檔案管理人員的配備上，應該更新觀念，提高檔案管理人員的素質，使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值。

3.2 建立規范化、標準化的檔案信息

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。為了使條碼技術能夠得到規范的應用，應由檔案管理部門制定統一的、規范的使用標準，并在實踐中不斷進行完善。對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，確保條形碼在文件流轉、歸檔等各個階段的全程使用。還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范，使得將來電子檔案錄入檔案館之后能實現數據共享。

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G27

A

1671-0037（2014）02-82-1.5

2014年2月19日。

于冬艷（1969-），女，館員，研究方向：科普展品檔案的管理與保護。