檔案管理對企業發展的作用

張元科

摘 要：企業推行現代化管理， 人力資源和企業檔案資料作為企業單位兩大財富，特別是企業檔案資料作用企業廣大職工辛勤勞動的結晶，研究企業管理中應該怎樣提高檔案工作的地位和作用，對于企業實行現代化管理具有非常重要的意義。

關鍵詞：企業；檔案；信息管理

一個企業從創立到不斷的發展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果、企業活動圖片、錄音、錄像、實物等有關企業的資料，這些資料反映了企業的發展歷程，也是企業發展過程中積累的經驗財富。隨著我國計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制轉變，要想在激烈的市場經濟競爭中站穩腳跟，開拓市場，必須改變事業單位計劃經濟模式，轉換經營機制，推行現代企業管理。企業檔案資料對企業發展具有良好的促進作用，良好的檔案管理可以在企業科技發展過程中起到催化劑作用

一、檔案在企業管理中的作用

1.可以提高企業的科學決策，在競爭日益激烈的市場經濟時代，優秀的企業家可以通過匯集各面信息，然后通過分析企業檔案中的各種資料、數據、信息，總結經驗和教訓，查找不足，可以對企業的發展和管理做出科學決策，所以說企業如果沒有資料、數字、信息作為參考，那么企業管理者就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，獲得發展優勢。

2.通過檔案信息企業可以借鑒以往的經驗教訓，吸取有價值的信息，最大化簡化工作程序，提高企業管理效率。對企業檔案利用已經貫穿于企業檔案管理中的始終和各個環節，企業所開展的一切業務活動等都離不開企業檔案工作作為依據和參考。

3.企業檔案科學管理將會對企業經營發展具有特殊的推動作用。企業在做出重大決策時可以借助過去發展中積累的檔案資料分析總結不足，使決策更為科學和及時，同時企業在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經驗財富，促進企業的科學發展。

4.企業檔案是企業發展的有效憑證。企業在經濟發展過程難免要與其他企業或商家等發生各種糾紛。在糾紛過程中企業可以借助真實記錄企業知識創新的過程、內容、結果的企業檔案為憑證，特別是產權糾紛，這些資料就成為了企業進行維權的重要的法律憑證和企業保護知識產權的有力武器。

5.企業檔案管理的安全性，是對企業管理和保護，做好檔案的保密工作，遵守企業檔案中所包含的涉密事項，來保護企業的知識產群，防止企業檔案的丟失、泄密和失密現象的發生，就可以有效的保護企業合法的知識產權，嚴格維護企業的合法權益。

二、企業檔案在管理中應遵循的基本原則

1.檔案資料科學分級，管理統一規范。企業檔案機構在進行檔案資料管理時要科學對企業相關資料進行統一分組和集中管理，為確保管理的規范性和科學性，企業管理機構要及時健全完善企業內部統一的檔案管理制度，注重對各種文件材料的形成和積累，對企業各部門和各種載體檔案進行管理，并且按照特定的要求科學的進行分類整理，對企業全部檔案進行統一綜合管理，以確保企業檔案在企業發展過程中能夠有效的被利用。

2.遵守管理標準，用真實數據說話。企業檔案管理是一個復雜的管理系統，不能僅依靠行政手段和憑經驗進行管理，他需要具有統一的標準，不然必然會造成企業檔案管理系統混亂，對企業的發展造成損失。而且企業檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。

3.堅持以人為本，嚴防檔案泄密。企業檔案工作是項政治性、科學性、社會性很強的工作，企業檔案管理人員在管理中必須要緊密結合企業發展實際，確立以人為本的觀念，強化強烈的事業心和責任感，堅守良好的職業道德、高度的組織性、紀律性和警惕性，從而嚴防企業檔案失密、泄密等問題發生。企業檔案管理人員在日常管理中要有堅持日常收集企業管理原始憑證、文件記錄保存的習慣；在進行收集的過程中要有嚴格按照程序制度逐級辦理的手續履行，整理收集回執、查詢的記錄原始材料的意識，特別是要對那些記錄企業發展及管理的原始件孤本更要尤為重視。

4.堅持道德操守，維護檔案的真實性。企業管理人員在管理中要堅守操守，不能只做簡單的“保管員”或“收發員"，要注重企業的日常資料收集，收集企業真實檔案資料，如實反映企業發展歷程的資料，以確保企業在發展過程中，能更好的讓企業管理者真實的吸取企業發展中的不足和經驗，防范企業在發展中出現錯誤決策，從而推進企業良性發展。

三、強化企業檔案管理信息化的要求及措施

1.建立和利用網上登記制度。在強化企業檔案管理過程中要及時通過先進的管理技術手段，記錄企業有關利用者對檔案信息的訪問情況，從而通過嚴格的利用效果登記制度，系統全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

2.深入基層隨機走訪用戶。在管理過程中企業檔案人員要經常性地深入企業基層，向企業廣大用戶直接了解利用檔案信息產生的效果，以及廣大用戶對檔案管理機構各種提供利用方式的滿意程度和對檔案部門管理的意見和建議，以方便及時改進企業檔案管理的措施。

3.對反饋工作定期總結。企業檔案管理機構要定期向用戶發放利用情況調查表，并定期對用戶反饋信息進行總結分析，以便對檔案信息化系統進行更為科學的管理，從而控制和消除系統反饋控制執行中的誤差，保證實現企業預期目標。

四、結束語

綜上所述，企業檔案機構為了確保企業檔案在企業發展發揮更大的作用，就必須要在傳統管理模式上，積極創新管理模式，使企業檔案信息化，通過網絡及時、準確地向企業各業務部門提供以有效的數字信息服務，使檔案管理工作在真正意義上為企業經濟獲得利益最大化而服務。

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