技術報告管理系統的完善

摘要：通過對技術報告管理系統進行完善，使企業管理系統升級到J2EE平臺上，這樣人力成本較低，易于維護，使以往煩瑣的技術報告工作流程實現電子化、無紙化。完善后的技術報告管理系統，平臺性能更加先進，實現了技術資源信息的網絡化，進一步提高企業的辦公效率和管理水平，使其朝著信息化、網絡化和現代化目標邁進，為企業實現科學、完整、規范的技術報告管理提供了一個良好的支撐平臺。

關鍵詞：企業管理；技術報告；信息化；創新點

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：2095－6835（2014）09－0135－03

1技術報告管理系統完善項目的實施背景

國網山西電科院是山西省唯一覆蓋電力生產全過程的綜合性科研機構，它擔負著電力生產的技術監督、技術服務、技術開發和技術信息“四個中心”職能和基建調試等任務，從科研開發、內部管理、服務方式、技術手段等方面，全面適應電網發展的需要，有力推動了電力技術的進步。一直以來，企業以“科技創新”為宗旨，努力超越，追求卓越，堅持以科技為先導，以質量為中心，為全省人民提供滿意的電力技術服務。

技術報告是企業專業技術人員承擔調試、試驗、科研等各項工作的“技術成果”，是企業最重要的“知識資產”，是技術人員知識活動的有效理論和實踐框架，也是增強企業核心競爭力的關鍵。

隨著網絡建設、網絡技術和中間件技術的飛速發展，企業原有的基于Domino/Notes的技術報告管理系統已經逐漸落后，不能滿足技術報告不斷增長的功能需求。技術報告管理系統的完善項目實施背景為以下兩種。

1.1系統的應用范圍需要進一步擴大

企業技術報告管理系統目前采用的是IBM的Lotus Domino/Notes.對當前的技術報告系統開發技術來說，Domino/ Notes是最佳的，也是應用最廣泛的辦公系統建設平臺。然而，隨著軟件開發技術的提高，企業信息化建設程度不斷深入，辦公系統要求不斷提高，Domino/Notes的缺陷也日益凸顯。企業現行的技術報告管理系統問題主要有：Domino對應用系統的開發有較多的限制，深度開發較困難，例如復制沖突問題；Domino應用的開發環境與運行環境兩位一體，涉及的編程語言較繁雜，代碼管理和版本控制較困難，從而導致管理人員后期維護系統難度大；現有Domino版本對J2EE的支持較弱，經常導致與J2EE系統之間的故障問題。

1.2系統不斷向整體性、綜合性應用發展

技術報告管理系統的概念已不再局限于以往的報告擬稿、領導審核、技術報告制作等基本范疇，而將逐漸演變成整個企業范圍內各種技術報告信息資源的整合平臺。

企業技術報告的信息化建設，在原來基于Domino/Notes數據庫的技術報告管理系統基礎上架構一套新的基于J2EE的技術報告管理系統，在對原有技術報告管理系統應用界面和操作方式盡量保持一致的情況下，對系統平臺進行升級、完善，解決企業日益增長的技術報告的需求，提高企業管理水平和辦公效率，從而增強企業的綜合競爭力。

完善后的技術報告管理系統主要功能是實現企業技術報告集中自動化和信息集中管理。該集中管理模式的機制是一個較新的概念，有利于技術報告信息的集中和數據的重利用。

2技術報告管理系統完善的目的

對技術報告管理系統進行完善的目的有以下幾個：①增強技術報告管理系統的安全性和穩定性；②使企業現有的技術報告信息資源得到合理的配置、整合和共享，提高技術報告成果的產出效益；③提高技術人員技術研發能力，促進技術成果的轉換。④避免技術人員重復勞動，保證新技術的新穎性、創造性，保證以往研究過的報告能夠為科研人員提供參考。

3技術報告管理系統完善的具體做法

技術報告管理系統的完善是基于J2EE架構的完全B/S結構的管理系統，該系統既充分體現了超前性和創新性，同時也兼顧實用性和可操作性，利用先進的信息技術為用戶提供科學、快捷、方便的服務。該系統實現了技術報告無紙化辦公和高效辦公，企業各部門之間實現安全、高效、方便的信息交換，知識共享和流程控制，從而提高整體辦公效率和管理水平。

3.1技術報告管理系統的管理流程

技術報告管理流程如圖1所示。

圖1技術報告管理流程

3.1.1技術報告管理流程節點

技術報告管理流程節點包括技術報告擬稿、報告審核、領導審批、報告登記、報告制作、報告封發、報告歸檔和存檔。

3.1.2流程說明

技術報告擬稿：擬稿人需要編輯技術報告（即把技術報告里面的內容上傳上來，包括目錄、正文等信息），填寫基本信息，選擇報告種類，可上傳附件。

文件審核：由各專業所首席工程師（或所長）負責完成，專業所首席工程師（或所長）是本專業所技術報告審核的主要負責人，對技術報告的質量負全面責任。審核人可以編輯技術報告、修改附件，并填寫意見，選擇質量等級。

領導審批：院領導對技術報告進行審批，可以編輯技術報告、修改附件，并填寫意見，選擇質量等級。如果不同意通過，則可以退回。

文件登記：生技處登記人對技術報告進行登記和編號，打印技術報告審批卡，技術報告登記表，檢定證書、檢測報告登記表（常規檢測報告類才需要打印，一般技術報告和專題技術報告則不需要打?。＜夹g報告編號格式為：年號+三位流水號，例如：2014005. 此外，生技處可以進行技術報告的查詢、大綱查詢等。

文件制作：文印打印封面、技術報告審批頁、報告說明、技術報告內容。

文件封發：生技處將文印打印出來的技術報告加蓋技術報告專用章后，由文印將蓋了章的技術報告掃描進來，送往生技處進行歸檔，生成接收單。

歸檔：生技處需要分配一個人，角色是歸檔人員，收到文件后，他點擊“完成”按扭進行歸檔。

存檔：信息所需要分配一個人，角色是存檔人員，收到文件后，他點擊“完成”按扭進行存檔。

3.2完善后系統的新增功能

3.2.1強壯而簡潔的內容管理

友好、統一的用戶界面，在輸入方式、顯示格式功能控件等的安排上與原先系統基本保持一致，利于用戶使用。完善后的系統，實現了技術報告和技術文檔管理的自動化，使各類技術報告有序地進行存儲，并可按照權限進行查詢、使用和維護。

3.2.2采用單模式窗口辦理文件

在用戶未完成或暫存之前不能打開新的待辦工作，減少系統沖突，保證各級流程、各級人員辦理技術報告的完整性。

3.2.3保存修改痕跡，報告更加真實可靠

完善后的系統修補了原系統的不足，采用穩定、可靠的Office控件編輯和查看Word格式的文件，并能保存修改痕跡?？梢詫蟾嬖诹鬓D過程中每個人的審批意見、修改記錄保存下來，明確不同人員對報告正文的修改情況。上傳下載Word文件時，由報告記錄號產生本地臨時文件名，避免不同報告Word文件之間命名相同存在的互相干擾。

3.2.4方便技術人員查看

技術報告流轉時，新增了技術報告擬稿人查看報告的屬性、正文、圖像、辦理，各階段的審批意見，報告所處的辦理環節，待辦環節、未辦理的人員等，使技術人員隨時掌握報告進展程度，為用戶提供更加科學、快捷、方便的網上辦公服務。

3.2.5管理員操作更加簡易可行

完善后的系統提供可擴展的Profile數據庫，管理內、外部用戶的屬性，所有用戶均與機構的各個接點相關聯，使系統管理員可以靈活定義用戶的角色和權限。

3.2.6提供一系列先進的系統管理工具

完善后的系統提供了系統平臺基于瀏覽器的系統級管理工具，比如各種口令管理和授權管理工具、日志查看工具等。

3.2.7報告歸檔更加完善

報告流轉結束后，能將技術報告直接轉入到技術報告管理庫存中，避免技術報告管理員重新輸入。報告歸檔后，在當年報告中能準確、快捷地查詢到此報告，并且能夠完整、準確地展現出一份技術報告的全部信息（包括擬稿單、處理意見、領導審批意見、圖像和附件等）。

3.3更新后系統的創新點

3.3.1系統的安全性能

系統的安全性是系統有效運行的保證，計算機信息系統的安全性主要考慮硬件設備、系統軟件和應用軟件這三個環節，技術報告系統的完善側重于應用軟件中采用的安全措施。應用軟件的安全性問題不僅涉及技術問題，還涉及操作人員的安全意識、操作習慣等。為了使系統能在一個安全的環境下運行，完善后的系統設計有以下三個特征：①設立嚴格的用戶權限管理，嚴密監視、控制用戶的數據存取，防止非法訪問。采用分級權限管理機制，各級操作人員使用系統權限允許的功能，不能越權操作。系統設有超級用戶，可以使用系統所有功能，并且可以設置其他用戶權限。用戶權限共有四級權限分配：一級為系統管理員，擁有最高的權限和所有的權限；二級為開發人員，擁有對系統進行二次開發的能力；三級為系統維護人員，可以對系統進行維護，比如對技術報告進行調整、修改和刪除等；四級為普通用戶，根據自己的權限使用本系統，不能改變本人權限。②系統設立用戶工作日志記載，監督每個用戶的操作情況。比如可通過系統查看IP、時間、操作內容、操作者姓名、出錯信息等各種情況，便于系統管理者更加方便、快捷地處理系統在運行時可能出現的各種故障問題。③對用戶錄入數據進行嚴格的合法檢驗。完善后的系統將錄入數據控制在正確范圍內，對不合法的數據錄入操作是不成功的，同時給用戶對應的提示信息，以便自行糾錯。

經過對完善后的系統進行反復、認真、嚴格的測試，最大限度地提高技術報告管理系統的可靠性和穩定性，確保企業的高效辦公。

3.3.2系統的先進性

技術報告系統是企業優秀技術成果集中的核心平臺。完善后的系統，使用了純JAVA的開發方式，用戶可以利用支持JAVA的各種終端設備操作由系統平臺構建的各種應用，包括電腦終端，JAVA的手機、PDA和其他移動終端設備，真正實現了技術人員不受空間、地域等因素的限制，隨時隨地、輕松自在地工作。

4完善后系統的價值

技術報告管理系統的完善，真正實現了技術報告信息化管理，使以往煩瑣的技術報告審批、查詢等工作變得準確、簡單、快捷。具體為企業管理帶來以下價值：①進一步完善了技術報告管理功能，實現技術資源信息的網絡化，提高企業的辦公效率和管理水平，使其朝著信息化、網絡化和現代化管理目標邁進；②提高了工作效率，從而提高技術報告從擬稿、審批到歸檔、查詢等各個流程的工作效率，切實提高了技術人員工日常辦公效率和勞動生產率；③為廣大企業技術人員提供了更加方便、快捷、完整的技術資料信息獲取渠道和手段；④實現技術報告信息化、自動化、網絡化，使整個技術報告更加方便企業技術人員技術交流和技術共享；⑤提高了系統的安全性和穩定性， 并使其邁上一個新臺階。

5結束語

完善后的技術報告管理系統自運行以來情況良好，基本實現了預期的實施效果，確保了企業技術報告管理系統的持續、穩定和良好運轉。本系統技術報告信息查詢方便、信息流程真實有效、綜合信息直觀清晰，實現流程定制、操作方便、使用簡單、直接打印等業務要求。對本系統進行完善使企業專業技術實力和科技創新能力進入國內領先行列。完善后的技術報告管理系統使企業管理規范有序、資源配置優化，企業素質全面提升，成為山西省電網技術支撐的主體力量。

參考文獻

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作者簡介：曹靜（1984—），女，山西運城人，工程師，2012年畢業于山西大學項目管理領域（碩士），現就職于國網山西省電力公司電力科學研究院。

Improve the Technical Report Management SystemCao JingAbstract: In this paper, through the improvement of the technical report management system, the electric power research institute management system upgrade to the J2EE platform, the human cost is low, easy to maintain, the previous complex technical report work processes to achieve its electronic, paperless; technical report management system after perfecting the platform performance is more advanced, networked technology resources information, improve the office efficiency of EPRI, level, towards the informationization, networking, modern goal, provides a platform to support a good technical report management enterprises to realize scientific, complete, standard.Key words: business management; technical report; informationization; innovation points