加強行政村檔案管理的有益嘗試

劉正義+史芬霞

村級檔案是行政村黨組織、村委會及群團組織、村集體組織在其工作中直接形成的，對國家、集體、社會和群眾具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是農村政治、經濟及其他各項事業發展進程的真實記錄和反映。對行政村而言，盡管自制自發的文書檔案不多，但一些集體經濟合同、土地承包、轉租合同及村莊規劃建設、宅基地審批、基層黨建、社會治安等直接涉及到群眾利益的文書檔案資料還是比較多的，抓好行政村檔案的管理，對全面推進社會主義新農村建設具有十分重要的作用。

為進一步加強農村黨風廉政建設，規范行政村檔案管理，元氏縣結合上級有關政策在全縣積極推行“村檔縣代管”管理模式，即將行政村的檔案由縣檔案館集中統一代管，有效促進了村級檔案的規范管理，為推進基層政權黨風廉政建設、排解矛盾糾紛、促進農村經濟發展發揮了重要作用。

一、行政村檔案管理的現狀及管理路徑分析

從行政村檔案管理的現狀來看，由于各級對檔案管理重視不夠、經費不足、專業人員少等原因，導致農村檔案管理不到位，極易出現村級檔案丟失、缺損等現象。甚至有相當部分村就沒有檔案管理意識，更沒有安排檔案管理人員，檔案資料往往隨著村干部和當事人的變換而丟失。同時，各鄉鎮的檔案管理在檔案室建設、設備配置、人員素質、管理制度等方面也存在較大差距，如果在每個鄉鎮再建一定規模的行政村檔案室，則在資金投入、人員配置等方面，也是一項數額不小的投入。

鑒于以上情況，為避免村級檔案丟失、缺損，更好地維護群眾的合法權益，促進農村干部廉潔自律，維護農村穩定；同時，為節約投入，提高管理的集約化水平，元氏縣緊緊圍繞 “關注民生、服務基層”的職責要求，在石家莊市“村檔鄉代管”政策的基礎上，堅持開拓創新，科學謀劃，將“村檔鄉代管”政策進一步發展為“村檔縣代管”政策，充分利用縣檔案館的場地、設備、人員，對行政村檔案進行規范管理，利用較少的投入，盡可能地提高了行政村檔案的管理水平。

二、“村檔縣代管”制度的主要內容

在“村檔縣代管”工作中，元氏縣建立了三項基本制度。一是行政村檔案“村所有、縣代管”制度。行政村檔案的所有權歸本村所有，由縣檔案館設立專門的檔案庫房為各行政村代管檔案，縣檔案館負責行政村檔案的保管及進行數字化處理等工作。二是按時移交制度。規定各村每年5月底以前，將整理好的前一年檔案移交縣檔案館代管，或交由檔案館代為整理后進館代管。三是依法查閱利用制度。村委會及村委會以上的單位利用檔案，憑單位介紹信及村委會介紹信，經檔案局主管領導批準后，檔案館人員提供查閱，閱檔后介紹信留檔案館保存；本行政村村民利用檔案，需持本人身份證和村委會介紹信，經檔案局主要領導批準后，方可查閱；執法、執紀部門調閱檔案，需持單位介紹信，方可到檔案館辦理有關查閱利用手續。查檔人員需在指定地方等候，不得進入檔案庫；查閱檔案時，查閱者提供情況后，由管理人員操作查閱，任何人不得私自翻閱摘要檔案；給查閱者出具的證明、復印件，由檔案館簽字蓋章后生效。

三、在推進“村檔縣代管”制度中的主要做法

1、加強領導，強力推進，確保工作扎實開展

實行“村檔縣代管”是一項開拓性、創新性較強的工作，工作的難度、量度也都比較強，單靠檔案部門一家難以抓到位、抓出成效。為切實將此項工作抓出成效，元氏縣相繼出臺了《元氏縣政府辦公室轉發檔案局〈關于行政村檔案管理實施意見〉的通知》、《縣紀委、縣監察局、縣檔案局關于實行村檔縣代管制度的通知》等文件，明確提出了由縣紀委牽頭，檔案局和各鄉鎮具體承辦，有關部門配合，集各方之力，推動這項工作的扎實開展。

2、完善制度，強化督導，確保工作規范有序。

除了嚴格執行上述的三項基本制度外，元氏縣檔案局還依據有關檔案管理法律、法規制定了行政村檔案收集、分類、保管、保密、利用等各項制度，進一步規范了“村檔縣代管”工作。在推進工作過程中，縣檔案局還結合縣紀委及縣委、政府兩個督查室，加強了對各鄉鎮推進工作情況的督導、調度，形成了工作合力，促進了工作的有序開展。

3、強化服務，規范整理，確保檔案的質量和查閱方便

縣檔案館開辟了行政村檔案專門庫房存放行政村檔案，并配備密集架、微機、打印機、復印機、掃描儀、空調及各類檔案保管設施。在檔案的整理上，檔案館抽調業務骨干深入各鄉（鎮）、村進行業務指導；對自身不具備整理能力的鄉鎮、村，則把檔案移交至縣檔案館，由檔案館人員幫助整理。在檔案用品的使用上，由檔案館把關使用合乎規范的檔案用品，確保了檔案整理的質量；對整理好的檔案由檔案館專業管理人員按照《國家檔案局第8號令》的規定，進行分類、編號、歸檔、數字化等，紙質文件裝盒存入檔案館農村檔案代管專庫。

四、元氏縣“村檔縣代管”舉措實施一年多來，已初顯效果：

第一，在投入方面，節約了投資，實現了集約化建設。“村檔鄉代管”需要各鄉鎮建檔案室、配置檔案用品及微機、配備專業管理人員等，每個鄉鎮投資至少10萬元，而將各村檔案由縣檔案館統一集中存放管理，比各鄉鎮分散存放管理，在庫房建設、人員配置、設備購置等各方面都減少了投資數量，僅此一項全縣可節約150余萬元，在人、財、物各方面實現了集約化建設。

第二，在管理的水平方面，提高了管理的質量。進行檔案管理是縣檔案館工作人員的本職工作，縣檔案館與各鄉鎮檔案室相比無論在管理人員的政治覺悟和業務素質及穩定性、館庫的硬件建設等方面，還是在管理制度的建設方面，都有明顯的優勢，因此對行政村檔案的接收、整理、保管、利用等各個環節都保證了能夠按照相關規定規范操作，提高了檔案管理的質量和水平，有利于行政村檔案的安全保管和科學有效利用。

第三，在對基層政權建設的作用方面，有力促進了農村黨風廉政建設、矛盾糾紛化解及經濟社會發展，這也是“村檔縣代管”對基層建設帶來的最重要的作用。實行“村檔縣代管”制度，將行政村檔案及時移交存入縣檔案館，并在檔案管理、移交及查閱、利用等方面嚴格執行有關制度。首先，杜絕了因為主要領導和工作人員的變更，而發生隨意藏匿、丟棄、涂改檔案資料的現象，確保了檔案資料的如實、長久保存及隨時查閱利用。其次，將檔案及時移交入縣檔案館長期保管，這一政策本身對基層干部和各項重大活動的當事人也是一種警示和約束，從制度上督促和警示當事人規范操作，堅持依法、依規、公正運作，增強了農村干部的自律意識，有效預防了違紀違法事件的發生。再次，由于檔案保管規范有序，便于以后查閱利用，既能為有關部門、村集體和村民查閱檔案提供便利，又為維護群眾和集體的合法權益提供有效依據，特別是為信訪辦理、案件查處、群眾糾紛處理等工作提供了檔案依據，促進了基層社會穩定及和諧鄉村的建設。去年以來，縣檔案館協助縣紀委對11個村的會計檔案進行了審查；幫助村集體和基層群眾查閱土地承包、宅基地、農村經濟協議等檔案資料100余件，促進了30余起矛盾糾紛的解決。

聯系人：劉正義 電話：15930116818