檔案管理現(xiàn)代化趨勢(shì)的探討

李瑞萍

當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化化是大勢(shì)所趨。

一、檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

二、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企事業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。 網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。

四、檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。

五、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需得到社會(huì)的支持，將社會(huì)各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來(lái)，不斷充實(shí)和豐富庫(kù)存資源；另一方面，社會(huì)各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費(fèi)不足的困難開(kāi)拓出一條新路。