淺談民生視角下的學(xué)生檔案管理改革

楊蕾

近年來，檔案部門強(qiáng)調(diào)要轉(zhuǎn)變作風(fēng)，關(guān)注民生，其意義在于對檔案工作者提出一個明確的服務(wù)方向，即“檔案工作要為民生服務(wù)”。高校檔案管理的 “民生”檔案就是高校的“師生檔案”，學(xué)生檔案是其中一項內(nèi)容。學(xué)生是高等學(xué)校工作的主體，以“學(xué)生為本”就是貫徹“以人為本”，高校檔案管理部門要充分認(rèn)識學(xué)生檔案建設(shè)的重要性和迫切性，堅持不懈地抓好學(xué)生檔案建設(shè)，提高學(xué)生檔案的利用價值，從而更好地為學(xué)生服務(wù)，為用人單位服務(wù)，為社會服務(wù)。

一、做好高校學(xué)生檔案工作，關(guān)注民生、服務(wù)民生。

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種綜合實踐的真實記錄，是學(xué)生畢業(yè)后走向社會的第一份綜合證明；是用人單位選拔人才的重要依據(jù)；是本人人事檔案的基礎(chǔ)，對學(xué)生的就業(yè)乃至一生都起著重要作用。高校學(xué)生檔案管理工作就是對學(xué)生在校期間所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞等同時提供利用服務(wù)，利用檔案辦理就業(yè)，辦理出國、買房等，這不僅解決了學(xué)生的燃眉之急，在一定程度上起到了穩(wěn)定社會秩序，促進(jìn)社會和諧的作用。對高校檔案工作者而言，我們應(yīng)該根據(jù)需求，有針對性的開展服務(wù)工作，摒棄重藏輕用的舊思想，從民生的角度做好檔案管理工作，讓檔案貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)生服務(wù)。

二、當(dāng)前高校學(xué)生檔案存在的主要問題

1.檔案管理模式的不確定性反映出對學(xué)生檔案不重視。

高校的學(xué)生檔案既有其他檔案所具有的的原始性、記錄性、保密性等共性特點，同時又有一定的特殊性，比如：流動性。因此，不是所有的高校都將學(xué)生檔案納入檔案館管理，有的歸口學(xué)校檔案部門管理，有的歸口各學(xué)院管理，有的歸口學(xué)生管理部門等，沒有明確的學(xué)生檔案管理所屬部門。由于管理部門的不確定性，造成學(xué)生檔案工作的“附屬性”，正是這種附屬性，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作不受重視。

2.學(xué)生檔案的收集歸檔內(nèi)容陳舊，無法滿足用人需要。

我們現(xiàn)在的學(xué)生檔案主要由學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定表、成績表、畢業(yè)生登記表的等組成，歸檔材料千篇一律，缺乏反映學(xué)生個性化的材料，很難真正反映學(xué)生的綜合素質(zhì)狀況，很難為檔案利用單位提供相關(guān)參考，因此我們必須充實具有利用價值的材料，如學(xué)生參加社會活動的材料，能展示學(xué)生技能的材料以及反映學(xué)生心理健康的材料，實現(xiàn)檔案內(nèi)容多樣化，滿足用人單位和社會需要。

3.學(xué)生檔案利用率低，無人問津。

學(xué)生入校后，檔案收集后寄存于檔案館。很少有老師通過檔案材料來了解某些學(xué)生或選撥任用學(xué)生干部等。由于長期以來，依規(guī)章制度所收集而成的高校檔案主要供部門及領(lǐng)導(dǎo)使用，師生個人利用較少，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔的范圍，對這種情況，檔案部門需要引起重視， 根據(jù)當(dāng)前的形勢，從服務(wù)民生入手，認(rèn)真研究學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮其價值。

4.管理方式落后，工作效率和準(zhǔn)確率有待提高。

大多數(shù)高校學(xué)生檔案以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時代。這種落后的管理方式與高校擴(kuò)招的現(xiàn)實極不協(xié)調(diào)，使得管理人員的工作量加大，僅檔案信息查詢和整理兩項工作都疲于應(yīng)付，加之每年畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞時間緊，涉及面廣、要合理的設(shè)置轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，確保檔案快捷、準(zhǔn)確、可靠。如果檔案的收集、整理不及時，服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，檔案利用和轉(zhuǎn)遞等工作無法及時、準(zhǔn)確地實現(xiàn)，不利于學(xué)生就業(yè)，不利于信息的開發(fā)利用。

5.學(xué)生檔案意識差，對檔案不聞不問

近年來，大學(xué)畢業(yè)生對自己的檔案不聞不問現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，原因是隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權(quán)的用人單位，導(dǎo)致畢業(yè)生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據(jù)時，才想起來找，但是由于時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補(bǔ)辦，也只能補(bǔ)辦其中個別的材料，大部分材料無法補(bǔ)辦，給自己的帶來無法彌補(bǔ)的損失。

現(xiàn)行的高校學(xué)生檔案管理已嚴(yán)重與學(xué)生的生活和就業(yè)脫節(jié)，因此，作為一名檔案工作者，我覺得對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改革是勢在必行的，使學(xué)生檔案真正做到服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會。

三、高校學(xué)生檔案建設(shè)構(gòu)想

對高校檔案工作而言，關(guān)注民生、服務(wù)民生就是要以師生員工的需要為導(dǎo)向。盡快建立方便師生員工的檔案利用體系，充分發(fā)揮檔案工作在解決民生問題中的重要作用。因此高校檔案部門要認(rèn)真了解師生的需求，有針對性地開展民生檔案工作，更好地發(fā)揮檔案事業(yè)在服務(wù)民生和社會和諧方面的積極作用。

1.樹立以生為本的檔案管理意識

在廣大師生員工中，應(yīng)采取多種途徑宣傳，讓大家知道檔案工作不是可做可不做，而是必須認(rèn)真地做精做好，讓學(xué)生認(rèn)識到檔案不是可有可無的，必須認(rèn)真對待和關(guān)注自己的檔案去向，避免因檔案托管地的不明確或多次變動工作單位，常常造成檔案丟失或不知去向。由于學(xué)生檔案中的有些重要材料不能補(bǔ)辦，給自己帶來不必要的損失。我們應(yīng)從方便學(xué)生利用的角度并結(jié)合實際來思考，做好一些重要材料的存檔工作，以滿足將來學(xué)生或用人單位利用的需要。

2.規(guī)范學(xué)生檔案管理，合理拓展歸檔范圍

各高校應(yīng)結(jié)合自己學(xué)校的特點，制定出適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，力爭管理規(guī)范化，把檔案材料的收集工作作為各學(xué)院學(xué)生工作好壞的一項評價內(nèi)容。同時學(xué)生檔案材料的收集要完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。要擴(kuò)大學(xué)生檔案材料的收集范圍，充實檔案內(nèi)容。改變現(xiàn)在單純接收學(xué)生登記表、入黨志愿書、畢業(yè)登記表等做法，目前歸檔材料只記錄學(xué)生思想政治方面的基本情況，不能充分反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，無法為用人單位提供選擇的依據(jù)， 將接收范圍擴(kuò)大到與學(xué)生關(guān)系密切的個人資料，例如表現(xiàn)學(xué)生個性特點的材料，學(xué)生參加各類活動的材料等，盡量全面地記錄學(xué)生在校表現(xiàn)，讓檔案更好地為學(xué)生服務(wù)，成為人才選用的說明書。

3.建立多部門協(xié)同的檔案工作體系

檔案管理部門在加強(qiáng)自身檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時，要加強(qiáng)對涉及檔案形成部門，如學(xué)院、教務(wù)等部門的檔案資源進(jìn)行指導(dǎo)，明確各部門形成的材料的歸檔時間和收集歸檔要求，做到及時歸檔，確保檔案材料的齊全、完整、安全。要構(gòu)建多部門協(xié)同的檔案工作體系，建立學(xué)生信息平臺，實現(xiàn)學(xué)生信息的實時傳遞，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性，最終實現(xiàn)全校招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理。同時，開發(fā)適合學(xué)校特點的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案，利用校園網(wǎng)發(fā)布畢業(yè)生檔案去向信息等，同時檔案管理者可以根據(jù)師生的需求，把利用率高的學(xué)生檔案優(yōu)先進(jìn)行整理、編目，方便師生利用。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識，改進(jìn)服務(wù)方式。

為了便于查閱利用，可將檔案利用服務(wù)目錄編制成手冊發(fā)放到各部門，告知大家檔案館可以提供哪些服務(wù)，哪些問題可以通過什么方式解決，這樣既提高師生員工對檔案工作的認(rèn)識，又增加大家對檔案工作者的理解。盡快建立起方便師生的檔案利用體系，為有特別需要的群體開辟 “綠色通道”，將“以人為本”的服務(wù)理念牢牢貫穿于檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，開創(chuàng)高校學(xué)生檔案工作的新局面。

5.強(qiáng)化宣傳，提高師生檔案意識

檔案工作者應(yīng)采取多種途徑開展檔案宣傳教育活動，做好咨詢服務(wù)工作。利用多種渠道向師生宣傳有關(guān)學(xué)生檔案的知識，讓廣大師生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，以及在今后的就業(yè)、生活等方面的重要作用。建議對畢業(yè)生進(jìn)行檔案強(qiáng)化教育，讓每位畢業(yè)生都了解檔案在未來工作和生活中的作用，通過宣傳，達(dá)到幫助畢業(yè)生選擇檔案托管部門，關(guān)注自己檔案去向的目的，避免給自己將來帶來不必要的麻煩。

總之，高校要把加強(qiáng)學(xué)生檔案管理作為改善民生服務(wù)和推進(jìn)檔案工作發(fā)展的一項重要的任務(wù)，要始終貫徹“以人為本”這個核心，建立起師生共享的檔案資源體系，讓檔案管理在推動學(xué)校改革創(chuàng)新和教育發(fā)展中發(fā)揮其重要的作用。