事業單位人事檔案信息化研究

董春香

摘 要：隨著信息技術水平的快速提升，計算機網絡技術在社會各個領域都得到了充分的應用，正逐漸的影響并改變著我們的生活與工作方式，信息化建設已經成為事業單位人事檔案管理工作的重要發展方向。要想促進事業單位人事檔案的信息化管理，充分發揮人事檔案工作在信息化社會中的重要作用，就應該科學地將網絡信息技術與人事檔案管理技術結合起來，最終使人事檔案管理趨于信息化、科學化。

關鍵詞：認識人事檔案；信息化；事業單位；管理

1 人事檔案信息化管理的作用

記錄事業單位個人從事本職工作的主要文件是人事檔案的重要特點。人事部門對個人進行業務管理與評價要以人事檔案作為主要憑證，開展各項工作要以人事檔案作為基礎，人事部門對各單位進行考察和考核干部選拔人才，加強人事管理以及干部隊伍建設，要以人事檔案作為重要依據。因此，現代計算機網絡信息技術滲入到人事部門的檔案管理，特別是應用到檔案信息計算機檢索系統中，將人事檔案個人信息的檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索或網絡檢索，真正實現了單位信息和個人信息的儲存與傳遞網絡化。

應用計算機信息化對人事檔案進行網絡化管理，通過計算機對人事檔案的信息資源進行分類、提取、分析、加工，切實提高了人事檔案工作的效益。相對于傳統的人事檔案資料，信息化檔案更易于儲存、查詢和變更。它更加有效地通過網絡通道快速傳遞，提高了人事檔案的使用率，降低了檔案管理的成本。

2 人事檔案信息化工作的優越性

2.1 信息化的動態管理功能高效

由于人事檔案是動態性的，實行信息化管理以后，一旦有人事變動，工作人員就可以在人事信息模型板塊登錄并變動人事信息，保持人事檔案的動態性與連續性，從而使得人事信息記載更為及時迅速、全面準確。

2.2 信息化的搜索功能強大

人事檔案信息化的查詢功能，可以為領導擬定員工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據。為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。

2.3 信息化的提醒功能全面

信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影響檔案記載的準確性、時效性。

3 事業單位人事檔案信息化管理的工作流程和操作步驟

3.1 建立干部人事檔案電子信息系統

利用計算機、掃描儀等技術設備，對紙質人事檔案轉變成數據，實現人事檔案數據化、信息化。通過核實核查，形成干部電子信息檔案。再由組織人事部門利用專門的管理軟件錄入微機，對信息的采集、制作、分類、存儲等做到規范統一，并進行加密管理。同時，要實行動態管理、更新和維護，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

3.2 建立干部人事檔案內網系統

確權管理，逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行干部檔案的網絡化管理。根據不同用戶的情況，通過密碼和身份確認，提供所需的檔案資料。在管理權上，可以實行分級管理制度，嚴防人個檔案信息失泄密。

4 事業單位人事檔案信息化管理工作中存在的問題

4.1 人事檔案電子配套管理不完善

目前，一些單位雖然建立了人事檔案電子數據庫，但由于機制不完善，人事檔案的工作重心還停留在以實體管理為主的層面。沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理模式，造成設備和人力資源的浪費。

4.2 人事檔案管理人員素質不一

人事檔案管理工作是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，有些單位把非專業人員安排到這個崗位上，難免造成檔案管理質量的下降。

4.3 人事檔案信息的技術保密需要加強

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給人事檔案管理帶來了安全隱患。一些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識不足，造成檔案信息的丟失和泄密。

4.4 信息化投入資金不足問題

在人事檔案信息化建設中，資金問題己經成為制約其發展的瓶頸，需要加大對信息系統設備以及人員培訓等方面資金的投入。

5 加強事業單位人事檔案信息化管理的具體對策

5.1 增強人事檔案信息化管理的現代化意識

事業單位的人事檔案管理工作者歷來以無私奉獻、默默耕耘而著稱，他們大多數都閉關自守、思想封閉，與時代格格不入。在科學技術日新月異的今天，他們應該不斷地擺脫封閉，更新觀念，接受新事物，要時刻關注信息技術時代的新問題、新理念、新方法，要把事業單位的人事檔案工作切實與信息化的社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

科技化意識、現代化意識、計算機管理意識已經深入到各個領域，那么人事檔案管理也應該卷入新時代的科技潮流，使人事檔案管理信息化。人事檔案管理信息化的重要標志就是人事檔案管理由手工紙本式管理轉變為計算機信息化數字化管理。這就要求人事檔案管理人員在應用計算機技術時，要由“封閉型”轉變為“開放型”，要從傳統模式的重管理、輕利用的中解放出來。這時，人事檔案管理的工作重心應該是一切為知識經濟和各項事業發展提供優質高效服務。

5.2 增強人事檔案信息化管理的防護意識

計算機網絡技術在現代化的進程中，任何事物是無法替代的。特別是人事檔案滲入信息技術后效果異為突出，它高效、快捷，節約人力和物力。任何事物都要一分為二的去看待，信息技術亦然。在人事檔案信息化管理中，網絡也會給檔案管理帶來了不安全因素。由于人事檔案管理人員缺乏安全意識，很容易造成人事檔案信息的泄密和丟失，給人事管理工作帶來巨大的損失。部分電子文件在儲存過程中出現更新版本的不可識讀性或不兼容性，保存的材料很容易造成損毀，甚至文件的載體不能正常使用，使人事檔案中寶貴的資料或資源丟失。因此，在人事檔案信息化管理過程中，要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策，嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準，對計算機的加密功能要正確操作，在對通用數據庫的數據進行系統分類加密時應該依據使用權限劃分，使用一個標準。對人事檔案的過程管理不能存在麻痹思想，嚴謹隨便處理，不設界限；不能存在保守觀念，嚴謹求穩怕險、不思進取，對人事檔案資料的保密與利用的關系要認真分析，科學處理，正確應用信息化手段進行管理。

在人事檔案信息化管理過程中，管理工作者要本著對工作高度負責的態度，正確應用現代技術手段處理具體事務，注意研究人事檔案資料的安全性，注意做好人事檔案及時備份，注意電子檔案的維護，注意電子檔案與紙本檔案的相互處理，確保人事檔案資料的完整性、安全性。

5.3 增強人事檔案信息化完善管理人員的專業素質

網絡信息技術無論發展何等進步，都離不開人的操縱，人始終是決定性的因素。人事檔案管理信息化的關鍵是檔案管理的工作人員。他們的業務素質和信息技術環境下的工作意識至關重要。這就需要人事主管部門培養一支信息技術專業化的干部隊伍，他們應該具備較強的文字處理能力、綜合分析能力；他們應該掌握較強的計算機知識、人事檔案管理軟件知識；他們應該是既懂得人事檔案管理業務知識，又懂得信息技術使用知識的具有雙重知識結構的復合型人才。

人事檔案管理在專業隊伍建設中起著重要的作用，因此，人事檔案管理工作人員使命光榮，責任重大。因此，他們不僅在業務上過硬，在政治思想和職業道德素質上，也應該具有較高的政治思想覺悟，具有堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

6 結束語

總而言之，事業單位人事檔案管理的信息化、現代化，對新時期實現事業單位的人才網絡信息管理社會化服務具有現實意義。事業單位人事檔案管理人員要銳意進取，刻苦鉆研，敢于創新，通過現代技術手段實現人事檔案管理的信息化，實現事業單位的檔案管理的根本變革。

參考文獻

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