事業(yè)單位人事檔案信息化研究

董春香

摘 要：隨著信息技術(shù)水平的快速提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都得到了充分的應(yīng)用，正逐漸的影響并改變著我們的生活與工作方式，信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。要想促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理，充分發(fā)揮人事檔案工作在信息化社會(huì)中的重要作用，就應(yīng)該科學(xué)地將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與人事檔案管理技術(shù)結(jié)合起來，最終使人事檔案管理趨于信息化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：認(rèn)識(shí)人事檔案；信息化；事業(yè)單位；管理

1 人事檔案信息化管理的作用

記錄事業(yè)單位個(gè)人從事本職工作的主要文件是人事檔案的重要特點(diǎn)。人事部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)管理與評(píng)價(jià)要以人事檔案作為主要憑證，開展各項(xiàng)工作要以人事檔案作為基礎(chǔ)，人事部門對(duì)各單位進(jìn)行考察和考核干部選拔人才，加強(qiáng)人事管理以及干部隊(duì)伍建設(shè)，要以人事檔案作為重要依據(jù)。因此，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)滲入到人事部門的檔案管理，特別是應(yīng)用到檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，將人事檔案個(gè)人信息的檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索或網(wǎng)絡(luò)檢索，真正實(shí)現(xiàn)了單位信息和個(gè)人信息的儲(chǔ)存與傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息化對(duì)人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案的信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，切實(shí)提高了人事檔案工作的效益。相對(duì)于傳統(tǒng)的人事檔案資料，信息化檔案更易于儲(chǔ)存、查詢和變更。它更加有效地通過網(wǎng)絡(luò)通道快速傳遞，提高了人事檔案的使用率，降低了檔案管理的成本。

2 人事檔案信息化工作的優(yōu)越性

2.1 信息化的動(dòng)態(tài)管理功能高效

由于人事檔案是動(dòng)態(tài)性的，實(shí)行信息化管理以后，一旦有人事變動(dòng)，工作人員就可以在人事信息模型板塊登錄并變動(dòng)人事信息，保持人事檔案的動(dòng)態(tài)性與連續(xù)性，從而使得人事信息記載更為及時(shí)迅速、全面準(zhǔn)確。

2.2 信息化的搜索功能強(qiáng)大

人事檔案信息化的查詢功能，可以為領(lǐng)導(dǎo)擬定員工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實(shí)的依據(jù)。為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。

2.3 信息化的提醒功能全面

信息化的提醒功能，可以及時(shí)提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影響檔案記載的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。

3 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的工作流程和操作步驟

3.1 建立干部人事檔案電子信息系統(tǒng)

利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。通過核實(shí)核查，形成干部電子信息檔案。再由組織人事部門利用專門的管理軟件錄入微機(jī)，對(duì)信息的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等做到規(guī)范統(tǒng)一，并進(jìn)行加密管理。同時(shí)，要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理、更新和維護(hù)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.2 建立干部人事檔案內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)

確權(quán)管理，逐層逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。在管理權(quán)上，可以實(shí)行分級(jí)管理制度，嚴(yán)防人個(gè)檔案信息失泄密。

4 事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作中存在的問題

4.1 人事檔案電子配套管理不完善

目前，一些單位雖然建立了人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，但由于機(jī)制不完善，人事檔案的工作重心還停留在以實(shí)體管理為主的層面。沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理模式，造成設(shè)備和人力資源的浪費(fèi)。

4.2 人事檔案管理人員素質(zhì)不一

人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，有些單位把非專業(yè)人員安排到這個(gè)崗位上，難免造成檔案管理質(zhì)量的下降。

4.3 人事檔案信息的技術(shù)保密需要加強(qiáng)

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給人事檔案管理帶來了安全隱患。一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，安全意識(shí)不足，造成檔案信息的丟失和泄密。

4.4 信息化投入資金不足問題

在人事檔案信息化建設(shè)中，資金問題己經(jīng)成為制約其發(fā)展的瓶頸，需要加大對(duì)信息系統(tǒng)設(shè)備以及人員培訓(xùn)等方面資金的投入。

5 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的具體對(duì)策

5.1 增強(qiáng)人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)

事業(yè)單位的人事檔案管理工作者歷來以無私奉獻(xiàn)、默默耕耘而著稱，他們大多數(shù)都閉關(guān)自守、思想封閉，與時(shí)代格格不入。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，他們應(yīng)該不斷地?cái)[脫封閉，更新觀念，接受新事物，要時(shí)刻關(guān)注信息技術(shù)時(shí)代的新問題、新理念、新方法，要把事業(yè)單位的人事檔案工作切實(shí)與信息化的社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

科技化意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)已經(jīng)深入到各個(gè)領(lǐng)域，那么人事檔案管理也應(yīng)該卷入新時(shí)代的科技潮流，使人事檔案管理信息化。人事檔案管理信息化的重要標(biāo)志就是人事檔案管理由手工紙本式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息化數(shù)字化管理。這就要求人事檔案管理人員在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，要由“封閉型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴_放型”，要從傳統(tǒng)模式的重管理、輕利用的中解放出來。這時(shí)，人事檔案管理的工作重心應(yīng)該是一切為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

5.2 增強(qiáng)人事檔案信息化管理的防護(hù)意識(shí)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代化的進(jìn)程中，任何事物是無法替代的。特別是人事檔案滲入信息技術(shù)后效果異為突出，它高效、快捷，節(jié)約人力和物力。任何事物都要一分為二的去看待，信息技術(shù)亦然。在人事檔案信息化管理中，網(wǎng)絡(luò)也會(huì)給檔案管理帶來了不安全因素。由于人事檔案管理人員缺乏安全意識(shí)，很容易造成人事檔案信息的泄密和丟失，給人事管理工作帶來巨大的損失。部分電子文件在儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)更新版本的不可識(shí)讀性或不兼容性，保存的材料很容易造成損毀，甚至文件的載體不能正常使用，使人事檔案中寶貴的資料或資源丟失。因此，在人事檔案信息化管理過程中，要認(rèn)真研究人事檔案信息化管理的相關(guān)政策，嚴(yán)格界定人事資源和信息資料的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的加密功能要正確操作，在對(duì)通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分類加密時(shí)應(yīng)該依據(jù)使用權(quán)限劃分，使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)人事檔案的過程管理不能存在麻痹思想，嚴(yán)謹(jǐn)隨便處理，不設(shè)界限；不能存在保守觀念，嚴(yán)謹(jǐn)求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取，對(duì)人事檔案資料的保密與利用的關(guān)系要認(rèn)真分析，科學(xué)處理，正確應(yīng)用信息化手段進(jìn)行管理。

在人事檔案信息化管理過程中，管理工作者要本著對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段處理具體事務(wù)，注意研究人事檔案資料的安全性，注意做好人事檔案及時(shí)備份，注意電子檔案的維護(hù)，注意電子檔案與紙本檔案的相互處理，確保人事檔案資料的完整性、安全性。

5.3 增強(qiáng)人事檔案信息化完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)無論發(fā)展何等進(jìn)步，都離不開人的操縱，人始終是決定性的因素。人事檔案管理信息化的關(guān)鍵是檔案管理的工作人員。他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)環(huán)境下的工作意識(shí)至關(guān)重要。這就需要人事主管部門培養(yǎng)一支信息技術(shù)專業(yè)化的干部隊(duì)伍，他們應(yīng)該具備較強(qiáng)的文字處理能力、綜合分析能力；他們應(yīng)該掌握較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、人事檔案管理軟件知識(shí)；他們應(yīng)該是既懂得人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得信息技術(shù)使用知識(shí)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

人事檔案管理在專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)中起著重要的作用，因此，人事檔案管理工作人員使命光榮，責(zé)任重大。因此，他們不僅在業(yè)務(wù)上過硬，在政治思想和職業(yè)道德素質(zhì)上，也應(yīng)該具有較高的政治思想覺悟，具有堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

6 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，對(duì)新時(shí)期實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人才網(wǎng)絡(luò)信息管理社會(huì)化服務(wù)具有現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位人事檔案管理人員要銳意進(jìn)取，刻苦鉆研，敢于創(chuàng)新，通過現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理的根本變革。

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