創新檔案管理理念，做到檔案管理科學化

王曉瓊

摘 要：檔案事業的主要任務是進行檔案管理，檔案管理在公司的發展過程中是不可缺少的一部分，起著舉足輕重的作用。現在，經濟飛速發展，信息化慢慢開始蔓延，檔案工作人員面臨了一個非常重要的問題，就是如何讓檔案管理更好的適應信息化的發展要求。為此，一定要變革檔案管理的思想看法，使檔案管理越來越具有科學性。本文首先簡單的闡述了檔案管理中存在的一些問題，然后針對這些問題，研究如何變革檔案管理的看法以及怎樣使檔案管理更加具有科學性。

關鍵詞：檔案管理；更新理念；科學化

伴隨社會的進步，科學技術的飛速發展，檔案管理的觀點也在持續的變化，面對這樣的信息化時代，檔案管理一定要使用科學的方法適應時代的發展，緊跟時代的腳步，為時代提供更好的服務。因此，要想變革檔案管理的觀念，使檔案管理更加具有科學性，第一應該對檔案管理有一個真正的理解，第二要了解檔案管理在信息化時代的重要性，第三要明白檔案管理現在的終極目標是什么?，F代化的檔案管理既應該包含新設備、新技術的使用，也應該牽涉檔案管理人員的思想及管理的措施等。

1 現在檔案管理的過程中出現的主要問題

（1）負責管理的職工業務水平達不到要求。大多數的檔案管理職員沒有參加過正規的職業訓練，有的人還僅僅是兼職做檔案管理，完全忽略了檔案資料的重要性，不清楚且不知道檔案管理的要求、指標以及一些有關的業務，沒有很強的保護信息資料的觀點，這使得檔案管理遲遲不能前進。并且現在社會上也特別的欠缺能夠真正的了解、研究并且可以設計檔案信息的高科技管理優秀人員。

（2）忽視了檔案的合理性。大部分領導覺得，檔案管理不是本部門的重要工作，沒有什么作用，只要保證搞好基本的檔案工作，不會出現檔案找不到，泄露的問題就可以了。這完全是對檔案重要性不理解的表現，這些人不能認識到檔案的重要性，不明白檔案的作用，不能滿足現在檔案管理的要求，阻礙了檔案管理的進步。

（3）管理水平很低，管理人員能力有限。因為檔案管理職員的專業水平都很低，并且還有很多人事兼職做檔案管理，導致很多的檔案資料不能保證檔案完全準確、補充的也不及時，嚴重阻礙了管理能力的提升。

（4）沒有充分的宣傳檔案的重要性。第一，檔案管理職員沒有充分的宣傳檔案管理的重要性，致使自身以及其他的職員不能及時的添加、完善和變更檔案中不足的部分；第二，人事檔案的管理大部分是一種兼管的狀態，大部分的員工都不是專業的檔案管理人員。由于專業及時間的限制，致使檔案管理職員不能準確、快速的掌握檔案管理中的新技術及新技能。

2 變更檔案管理觀念，使檔案管理更具有科學性

2.1 完善檔案管理的制度

創建檔案管理的工作制度一定要謹記下面這幾點：首先，制度、規定一定要具有合理性及科學性，設立的制度及規定一定要適應部門的發展要求及檔案管理的真實狀況，還要合乎部門的特征；其次，規定及制度一定要簡單明了，為了更好地彰顯制度的指導及規范意義，還應該滿足一定的可操作性。

完善檔案的管理制度，不只是要深入的健全這些制度，更重要的是要確保其真正得到執行，特別是關于檔案管理科學化的應用，應該使用信息化的方法，變更檔案管理理念，增加人事檔案整理的科學性及完整性，為以后的考察提供正確、靠得住的資料。檔案管理還能夠保證社會的穩定，是人們生活、學習過程中不能或缺的一部分。因此，管理人員必須要保證檔案的正確性，嚴肅、認真地整理檔案。

2.2 檔案中要同時包括紙質文件和電子文件

由于網絡的普遍使用，使得出現了很多的電子文件，而且可以從網上找到這些資料，但是，雖然這樣，紙質的文件仍然不能沒有，在一些特殊的法律用途上紙質文件還是很重要的，是電子文件無法做到的。紙質的文件絕對不能少，并且有重要的作用，因此，歸檔的時候，不僅要有紙質的文件，還要有電子文件。

2.3 加強宣傳，提高相關人員的積極性和責任感

積極地做好宣傳，仔細的檢查采集來的有關的資料，將里面最真實、最有用而且最靠得住的資料納入到人事檔案中，一定要保證質量。開展檔案鑒別的時候，相關的職員必須認真、仔細、負責，確保檔案資料的正確性及完整性，真正的了解檔案管理的重要性及有用性，逐漸的提升自己的工作能力，改變自己的方法，盡力使自己可以判斷正確與否，一定要把不正確的檔案信息判斷出來，保證人事檔案的正確性、可靠性以及完備性。

總而言之，檔案是一種人類生活的記錄，人們可以從中積累許多的經驗教訓，是非常有用的信息材料。應該讓檔案事業發揮其應該具有的意義，同時還應該堅持不懈的改進及發展檔案管理，借助現在的有利條件，變更檔案的管理理念，增強創新意識，使其可以更好地適應新的時代，逐漸使檔案管理更具有科學性，推動公司的發展。

參考文獻

[1]付立紅.更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化[J].華章.2012（27）.

[2]閆華，吳桂宏，張美蓮.要重視和加強社保檔案的管理[J].中國水電醫學 .2010（03）.

[3]孟丕然.更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化[J].管理科學.2010（03）.