衛生監督檔案管理中存在的問題及解決對策探究

摘 要：衛生監督部門屬于國家授權的機構，主要工作為對與公共衛生相關的、環境、學校、放射、勞動相關的健康問題等方面的衛生安全的監督，在監督過程中進行客觀記錄、總結歸檔，由此而成的檔案稱為衛生監督檔案。在衛生監督工作中，檔案管理占據重要地位，本文主要介紹檔案管理工作的重要性，并列舉衛生監督檔案管理中存在的問題、探究其解決對策。

關鍵詞：衛生監督；檔案管理；問題及解決對策

檔案管理就是對檔案的管理工作，可劃分為對檔案的收集、整理、價值評估、保存、編目、檢索、統計、編輯和研究等內容。作為國家檔案事業的重點內容，檔案管理工作主要有內容系統和形式多樣兩方面特點。檔案管理的內容范圍廣泛，遍及公共、醫療、學校衛生等多方領域，且按照內容、時間的差異分類妥當。檔案管理的形式已不再局限于最初的紙質形式，已擴充為視頻、光盤、數據庫、出版物等多種形式。

1 衛生監督工作檔案的重要性

1.1 檔案管理的憑證作用

檔案可以說是人員的個人記錄資料，以大事件的形式將個人經歷羅列，記錄成案。因此，檔案能很好的反應出與當事人相關的客觀事實，是對人員的任命、升職等工作順利開展的重要參考依據。由此可知，對檔案仔細、全面的記錄、管理尤為重要。

1.2 績效考核的重要組成部分

中國正在走科學發展之路，包括衛生監督工作也具有相應的科學法則，而法則之一便是績效考核。績效考核有極強的系統性，以企業的戰略目標為指導，采用制定的標準評估員工的工作，并以評估結果對員工進行引導。保質保量的檔案管理是開展績效考核工作的重要保障。

1.3 促進衛生監督工作水平提升

檔案的記錄遵循客觀事實，有很大的真實性保證，同理，對所記錄的檔案進行分析整合，也可得到較為公正客觀的評測結果，體現出相關機構的工作成效和工作中存在的弱勢環節。對于發現的各方面不足及時整改，是促進衛生監督工作水平提升的可行途徑。

2 衛生監督檔案管理中存在的問題

2.1 相關人員缺乏檔案管理意識

《檔案法》已經建立并在各級衛生監督部門開始試行，然而與檔案管理相關的工作人員明顯缺乏檔案管理意識，將此項制度視為無足輕重的形式化工作，并未從本質上將檔案管理工作與衛生監督工作相提并論。相關人員對檔案管理意識的欠缺主要表現在：因對此不重視而未對檔案好加看管而使檔案丟損；因重視力度不足，對相關工作缺少明確要求，檔案管理和檔案基本只是擺設。

2.2 檔案管理人員整體素質不高

檔案管理工作并未受到相關衛生監督部門的大力重視，也因此并未安排專人負責此項工作，而是由其他工作人員一并負責此項工作。衛生部門大體將檔案管理視為雜事之一，不重視相關人員素質的培養，然而日后的檔案管理工作將越發繁瑣，單靠管理人員的經驗管理是不夠的，長此以往以上人員終將難負重任。

2.3 檔案管理制度遠不完善

無論對任何管理工作而言，合理的制度是前提也是必須具備的。然而對于大多數衛生監督管理部門而言，雖有制度卻是極不健全，甚至有些敷衍的制度，即使有較正規的制度卻未能列入崗位責任之中，使制度通常虛有其表、紙上談兵。將檔案管理工作開展的更為規范化是衛生監督部門的工作目標，而不完善的制度很大程度上阻礙了此項目標的實現。

2.4 檔案管理范圍過于模糊

工作需要明確的決策，各項任務分門別類的劃分也有助于工作的開展和執行，而在當前檔案管理中鮮少具有明確的管理范圍。當前而言，各省市、各級衛生監督部門的檔案管理標準較為零散，多為單位內部管理級別，還不具備統一的執行標準。然而這種模棱兩可的管理標準使得檔案管理工作缺少明確的范圍，不利于相關工作的開展。

2.5 檔案管理模式過于陳舊

這是一個求變的世紀，各項事物、技術都在不斷更新換代，而衛生監督部門的檔案管理工作卻似乎延續著多年前的舊路，顯然其舊路將無法適應全新的時代。與檔案管理模式的陳舊相比，檔案業務已得到發展，而發展帶來的卻是辦公空間緊張、難達國家標準。同時，資金的不充足使得檔案管理設施老舊、技術滯后、難跟上時代的步伐。

3 衛生監督檔案管理問題的解決對策

3.1 提升檔案管理意識

成功的必備因素之一是一種求成意識，將此種意識應用于檔案管理工作中，就是檔案管理意識。檔案管理工作與衛生監督工作有密切聯系，相關工作人員有足夠的理由對此大力關注，在此方面安排專門的人力、物力，并對檔案人員提供學習、鍛煉的機會，同時將檔案管理工作的開展與國家要求緊密結合，以打造出長遠的檔案管理計劃并將計劃實踐于實際。

3.2 提升檔案管理人員素質

團隊精神已成我們生活中不可忽視的力量，是多數公司獲得成功的關鍵所在。基于團隊精神的重要性，衛生監督部門有足夠理由提升檔案管理人員的素質，培養出綜合素質更強的管理團隊。各個部門可酌情培養專、兼職檔案管理人員，為其提供系統性學習的機會，定期為其安排相關培訓和講座，使相關人員和時代一同進步。

3.3 健全檔案管理制度

為了更好地開展檔案管理工作，相關部門應建立健全檔案管理制度。此處的管理制度主要是應用于各部門內部，因此應以各部門實際情況為立足點，引入《檔案法》相關內容依據，健全檔案收集、歸檔、保護、利用、傳遞、等級和責任追究等制度。各項制度均有不同意義，側重點酌情而定，同時為將檔案管理和衛生監督工作聯系的更為緊密，健全完善獎罰、考核制度是有必要的。

3.4 詳細確立歸檔范圍

衛生監督管理工作中涉及到的檔案應分門別類，并確立詳細地歸檔范圍，歸檔范圍中涉及的材料較廣泛，大致有含有工作計劃、記錄、總結等的工作材料；含有衛生監督法規、技術的行政法律材料和行政處罰辦法材料；對違法案件和專題進行調查的調查設計、調查報告材料；預防性的和年度性的監督材料等。對于各種檔案應結合確立標準準確無誤地各司其位，以輔助檔案管理工作的順利完成。

3.5 提升檔案管理模式

現代化進程以信息技術為標榜，以方便快捷高效為工作效果的體現，檔案管理工作不能與時代脫節，因此其管理模式應緊跟時代進程。當前時代中的檔案管理重點在兩方面：其一，資金投入方面，應做到不盲目浪費也不過份緊縮，以國家相關標準為樣板對各部門的實際情況查缺補漏；其二，利用信息時代中信息的優勢，將各部門之間的檔案管理工作網絡共享，提升檔案內容的使用范圍。

4 結束語

公共衛生不斷改革深化，與此相關的檔案管理也有了新的工作要求，在前行的途中有機遇的同時也不乏挑戰。我國檔案管理工作尚不成熟，存在多方面的不足，對此可從對相關人員的管理意識、管理團隊的素質進行提升，突破原有的檔案管理模式，詳細確定歸檔范圍，建立健全檔案管理制度等方面著手，通過各部門的共同努力打造出更具成效的檔案管理。

參考文獻

[1]衛生監督機構檔案管理工作的問題與對策探討[J].論文網）. 2007（5）

[2]檔案管理對促進衛生監督的意義 [J].論文網 .2012（10）

[3]譚海平，孫愛國，于雪芹. 衛生監督機構檔案管理工作的問題與對策探討[J].中國醫藥導報. 2007（10）

作者簡介

劉瑜（1982-），男，籍貫：河北承德人，職稱：助理館員，學歷：本科，主要研究方向：檔案管理。