現(xiàn)代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策

高蕾

摘 要：電子信息技術(shù)普及的今天，檔案管理方式也順應(yīng)時勢發(fā)生了重大改變。本文從電子文件特點入手，對電子文件管理對檔案工作帶來的問題進行了分析，并提出針對性的解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；問題；對策

電子文件是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的產(chǎn)物，只要有信息技術(shù)應(yīng)用的地方就會有電子文件的產(chǎn)生。它是“數(shù)字信息”和“文件”兩者的交集，是文件的一種，同時電子文件又以數(shù)字形式進行記錄，它在給人們工作和生活帶來方便快捷的同時，也直接對檔案管理工作帶來多方面的問題，積極解決這些問題使電子文件管理更加符合需求和更好地發(fā)揮作用，已成為搞好檔案工作不可小覷的重要一環(huán)。

1 電子文件的理論界定及其四大特點

電子文件主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等，與紙質(zhì)文件比較，它有以下四大特點：一是電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時間和空間條件的限制；四是電子文件對保存場地的面積要求較低，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。要搞好檔案工作，就必須從檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術(shù)的特點出發(fā)，對電子文件進行科學管理。

2 電子文件給檔案管理工作帶來的問題

從理論上看，電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點不同于紙質(zhì)文件，所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。

1.不能確保電子文件的可靠性和真實性。電子文件徹底改變了檔案的原始記錄性這一本質(zhì)屬性。檔案的傳統(tǒng)媒介，紙質(zhì)檔案能讓歷史檔案真正保持其原始記錄性屬性，能讓后來者審觀其歷史原貌，追尋其發(fā)展淵源。電子文件是通過計算機將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，必須依靠計算機系統(tǒng)才能得到識別和利用。計算機可以保存電子文件的完整性，但也可以修改或者刪除電子文件。所以，不能確保電子文件的真實性和可靠性。除此之外，因為電子文件的信息內(nèi)容和載體是不在一起的，能夠輕而易舉地對電子文件進行修改、復制、轉(zhuǎn)移甚至遠程控制，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。

2.電子文件檔案的排序及整理完全打破了傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的檔案工作一般是按照文件材料的原始順序進行歸類、整理及保管。如今電子文件的形成、日益增多和普及后，人們根據(jù)各種工作需要，可以隨時甚至隨地對電子文件信息進行復制、修改、重新組合或移除，文件的本來順序容易被打亂或改變，這個不確定性，會帶來檔案整理的不確定性和檔案管理的不規(guī)范性。與此同時，目前人們對電子文件的憑證價值尚未研究出可靠的法律保障措施。

3.電子文件的保管、鑒定難度及安全防范壓力越來越大。紙質(zhì)文件檔案受到損壞時，還可能留有遺跡殘紙，而電子文件檔案一旦損壞則可能杳無痕跡，因而它對保管環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件的科學含量較高，導致對其進行鑒定的標準、方法和內(nèi)容也應(yīng)有所改變，難度也高于對紙質(zhì)文件的鑒定，必須由電腦技術(shù)和檔案管理技術(shù)“雙備”的人員才有權(quán)威。由于電子文件的新創(chuàng)性、獨特性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用性，對電子文件信息的安全保護、計算機病毒防治、黑客攻擊的防控等都不得不納入檔案管理范疇之中。

3 加強電子文件管理的對策

1.電子文件真實性、原始性方面。為了確保電子文件的真實性和可靠性，必須從電子文件形成之初就開始加大對其嚴格監(jiān)管的力度，并對各項操作都要做好詳細跟蹤記錄。嚴格辦理的流程控制程序，形成責任交接工作制度，以便于檢查文件起草、修改、定稿、接收、承辦、歸檔等過程，并確保這些過程的前后銜接。比如簽收文件時的責任者簽名，電子文件的各種版本，處理文件時的權(quán)限審核，交接手續(xù)核對和身份確認等。通過種種途徑來保證電子文件的真實原始性，避免電子文件被惡意利用和蓄意修改等。

2.要認真抓好電子文件的規(guī)范立卷、整理和歸檔工作。收集整理文件材料時，先對所產(chǎn)生的電子文件進行編目整理，再移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的歸檔可根據(jù)技術(shù)環(huán)境條件、存儲介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況，在年度末或任務(wù)完成后進行。檔案部門對收集到的電子文件要結(jié)合各單位工作內(nèi)容和電子文件內(nèi)容，嚴格分類編目。在目前電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌并行”條件下，可同步形成兩套內(nèi)容相同的檔案，以便參照互補，可以有效彌補電子文件過分依賴計算機等缺陷。經(jīng)過歸檔整理的電子文件壓縮后應(yīng)及時存入磁盤或光盤并備份，制作目錄，統(tǒng)一編號，再專柜存儲。

3.加強對電子文件檔案的安全防范和解救措施。要切實把好電子文件的入口關(guān)，在接收電子文件時要逐件檢查其技術(shù)狀況，確保其能被正常打開、載體清潔、無劃痕、無病毒；數(shù)量、內(nèi)容與歸檔移交清單一致；存儲格式為推薦格式。加密文件需解除其密碼；文字類壓縮文件須進行解壓。在技術(shù)手段上，形成和處理電子文件的單位內(nèi)網(wǎng)必須與外網(wǎng)實行物理隔離，每個電腦終端必須設(shè)置開機密碼，進行身份認證。在管理措施上，所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，阻止病毒侵入；提高預警監(jiān)測能力，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)操作行為，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接；制訂應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機制，提高反擊和災(zāi)難恢復能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運行。在滿足正常工作需要的前提下，對制發(fā)、復制、下載電子文件，嚴格審批把關(guān)。

4 要不斷創(chuàng)造條件提高電子文件檔案的利用和管理效能

電子文件由于各方面的局限，勢必會給電子文件的管理和利用造成困難和問題，所以就需要我們在這條探索道路上不斷前進和發(fā)展，努力使電子文件管理更加高效化、科學化。

參考文獻

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