淺論檔案整理與鑒定保存

劉維勇

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進步發展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發揮檔案這種特殊的知識產品服務經濟建設，服務政務建設，服務文化建設，服務社會建設。

1 抓好檔案整理基礎，是提高檔案質量和效率的關鍵

檔案的整理工作，包括機關文件的平時歸卷與調整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調整等項工作內容。在一般情況下，上述工作主要由機關文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關業務部門來完成，作為綜合性的檔案室只負責對有關具體工作的指導和業務檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個相對獨立的工作環節。有些檔案來源復雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規格不一，并且常常因材料的增減要進行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會提供檔案的利用價值。因此，它的整理就要求達到完整系統，編排有序，查找起來方便快捷的這樣一個實際效果。如果檔案不經過整理，檔案就顯的雜亂無章，沒有連續性，缺乏檔案的價值，檔案保管部門無法進行有效的保管，更無法進行有效利用，通過檔案的整理，我們就可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，對檔案的收集工作有一定的促進作用，檔案通過系統整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會服務，發揮檔案服務的功能作用。

2 注重檔案整理的系統性、完整性、是發揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質量高低直接影響檔案館和檔案室各項業務工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎，檔案質量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質量，更好地為社會經濟提供優質服務。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現，檔案的分類要根據檔案的數量、內容、分類層次，實際工作的需要，檔案管理的原基礎等情況進行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實際情況的最佳分類標準。檔案整理工作的第一個步驟就是區分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務。全宗是檔案的基本組成單位，具有整體性。

如何正確地判定檔案的所屬全宗，根據我所學習掌握的知識，結合自己平時的工作，一般要掌握三個方面，就能夠基本解決檔案所屬全宗的“歸屬”問題。（一）從文件、發文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內部文件及發文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。（二）在特殊情況下，如文件上沒有標明作者或其受理者的名稱，則應對原有文件內容和形式特征，進行細致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標記，包括有關人員的簽字和標準，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據。（三）由幾個立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應將其歸人最后的承辦機關單位的檔案全宗。

總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認真細致，不可粗心。另外，還要切實做好全宗內檔案的分類以及卷內文件的系統整理等具體環節，只有注重檔案工作的具體細節，使檔案形成系統性、完整性、全面性、才能使檔案為社會經濟發展提供借鑒作用，不斷滿足人民群眾的需求，顯示檔案工作服務社會，造福人民的作用。

3 強化業務學習是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發展，促進了檔案數量的增長。一個單位、部門、企業要進行正常的工作、生產等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發展每時每刻都在產生或形成檔案，單位、部門、企業的擴大，人員的增加、設備的更新換代、職能的擴大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，一部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據檔案有關規定，進行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關系至關重要，檔案工作者要不斷強化業務學習，掌握有關知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經濟社會發展提供服務，對于無價值的檔案進行及時銷毀，以便減輕檔案館（室）庫存壓力。因此，各級檔案機構要通過鑒定工作培訓會，對從事檔案工作的人員進行定期培訓，通過現場觀摩、學習、交流等多種形式，提高鑒別能力，改變長期以來，困擾檔案部門過期檔案銷毀難的現狀，通過加強實施檔案的鑒定工作，推動檔案健康快速發展。

4 逐步實現檔案鑒定理論與實踐的統一，是檔案工作良性循環的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關鍵環節，它關系到檔案的銷毀館藏的優化以及檔案質量與檔案效益的發揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真偽。在檔案館和檔案室的業務工作中經常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節，開展這項工作要慎重而認真。

隨著社會的發展和進步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質量。在現實工作中許多檔案工作人員沒有經過嚴格的業務培訓，缺乏系統的業務知識，對于檔案鑒定工作更覺得吃不準，根據多年來自己基層工作的實踐，我認為從目前基層檔案館（室）藏的情況看， 80年代以前各種檔案程度不同的存在著保管期限錯定，案卷標題擬寫不規范，不嚴密，組卷標準不清，卷內紙張質量低劣，書寫潦草，欠規范；二是一部分檔案已超過了保存期限，而仍然處于保存階段，這也有當時判定不準原因；三是基層立檔單位大多數沒有把檔案鑒定工作列入檔案工作的內容，只建只存，很少對檔案作出正確地鑒定。

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環節，是檔案的重要內容，也是檔案事業的基礎來源。endprint