淺談檔案數字化的路徑建設

劉曉珊

目前，信息是比能源、資產更為重要的資源，檔案儲存著各種信息的資源，它與人們的活動密切相關，所以檔案這種資源引起了人們的關注。也正因為這個信息豐富的時代，傳統檔案管理已無法滿足信息時代的需要，與之相應的就是檔案的數字化，數字化的檔案管理明顯提高了工作的效率，進而為人們提供有價值的信息。

1 檔案數字化的概念

檔案數字化是指依靠計算機技術，把不同紙質、聲像、圖片等資料的轉化為數字化的檔案信息，進而完成檔案的基本建設。檔案數字化是一種資源共享，主要是通過計算機信息與高速網絡相連接。它的本質是傳統化走向現代化的檔案管理工作的過渡，所以檔案數字化是以現代社會的多元化、國際化與科技化等特征為建設目標的。

檔案數字化是檔案管理工作中的一個創新，它不但能在傳統檔案管理的基礎上發揮它的信息優勢，及時為利用者提供準確、系統性、權威性、具有參考意義的檔案信息外，還能滿足科學家研究的復雜課題需要。檔案數字化使計算機的技術、網絡技術、多媒體技術等在檔案管理的工作中廣泛應用，進而有助于檔案管理技術的發展，實現檔案信息的共享，發揮檔案數字化管理的增值作用，實現檔案事業的進一步發展，提升檔案工作在社會上的地位。檔案數字化管理是一個創新與發展的過程，它的本質是適應信息時代的需要，但它還實現了對現代社會的超越。以檔案數字化管理的軟件與硬件進行考慮，建設檔案的數字化還需要系統的規劃，應充分與現代化和未來化相結合，并區別于傳統的檔案管理。因為傳統檔案管理的儲存空間很小，在搜索資料的時候比較費時，在進行信息儲存時，也需要耗費大量的人力與物力，而檔案數字化管理就可以避免這種缺點，檔案數字化管理都是通過掃描儀把紙質的檔案信息錄入計算機的數據庫中的。它的優點是維護方便、方便同時備份、檢索快捷、儲存空間大、安全。

2 檔案數字化對檔案管理工作的重要意義

2.1 檔案數字化為檔案管理工作提高了工作效率

檔案對于科學的發展發揮著重要作用，所以，檔案數字化對于檔案管理部門而言，主要在傳統的檔案走向現代開放檔案起著重要的作用。它可以在眾多復雜的信息中，進行合理分配與科學管理，進而為社會提供優質而高效率的服務。數字化的檔案管理，讓資料更加及時地回歸到檔案中，并在短時間內提供利用。因為傳統的檔案一般都保存在檔案室或者是檔案館，而且大部分是以紙質保存的，這就直接造成用戶在利用時不方便。這些負面影響在數據化檔案管理這一方式中，都得到了解決，因為用戶在這種數字化管理的方式中，查找很便捷，而且使用戶跨越空間的距離，輕松地找到自己需要的檔案信息，大大提高了檔案的利用效率。換句話說，檔案的數字化，可以改變文件實體的保管基地，換成信息控制中心。

2.2 檔案數字化使檔案管理的工作更加規范、標準

目前，檔案的標準化與規范化都存在著一定程度的滯后性，這些嚴重影響了檔案系統水平的提升。檔案，作為社會信息資源的重要組成部分，已經逐漸成為了國家經濟建設與發展科學文化的核心資源。而檔案數字化本身就是思想上的飛躍，它促使我們的思維能力從計算機的系統延伸到檔案的信息管理當中。檔案數字化的內涵覆蓋了檔案工作的每個方案，所以，人們在積極研究檔案資源的同時，還要以檔案的規范化為核心，從這點去提升檔案信息的價值。

2.3 有效保護了實物檔案的原件

檔案數字化之后，它替代了原件的應用，把檔案的原件保留在檔案庫中，并以數字化的形式提供給使用者利用。在非必要的情況下，使用者不可以隨意翻閱檔案的原件，這種檔案的數字化可以降低原件的損傷程度，使檔案原件延長它的使用壽命。除此之外，檔案管理的工作人員還可以把數字化的檔案與原件檔案分開保存，以輸出微縮膠片的方式，使檔案進行永久性的保存，這種檔案保存方式即使遇到了不可抗拒的因素時，也不會對檔案造成毀滅。

2.4 改變傳統檔案空間的分布

在信息日益增多的今天，其實有很多檔案信息是無需長久保存的，而檔案數字化在檔案管理工作中就可以代替事物原件的管理，減少檔案庫的保存空間，使檔案空間最大化。但對于國家的檔案館或者是檔案典藏的機構中，紙質的檔案都實現數字化處理之后，紙質的檔案依然屬于國家保存的文化資產，是原件保存的長期對象。

2.5 提高管理工作的質量

在傳統的工作管理中，主要存在著儲存空間大、查找費時、備份檔案費力耗時、保存檔案限制多、歸檔程序工作繁瑣、維護不方便等問題，導致無法適應時代的發展。而數字化卻可以解決這些問題。檔案是通過把紙質的檔案信息掃描進入計算機的，利用者只要檢索詞條就可以查找到相關信息。檔案數據化在檔案管理工作中，不僅檢索快捷方便，還容易實現同步備份。因為檔案的數字化，它的儲存空間很小，維護也方便、安全，可以大大提高管理的質量。只有發展檔案數字化，才能走出傳統檔案管理工作的各種限，也能在檔案管理工作效率提高的同時，提高檔案管理工作的質量。從傳統的封閉轉向現代的開放，從檔案管理和服務職能轉變實現檔案信息資源的共享，對檔案信息的資源進行合理分配，為社會提供更優質的服務。

2.6 提高檔案管理工作的經濟效益

傳統的檔案管理中，一直是用粗放型的模式去解決檔案管理難題的，也就是說，增加管理工作的辦公人員與管理費用這些手段解決管理難題，這種解決管理工作難題的手段明顯導致管理檔案的費用增高。如今實現了檔案管理的數字化，都以數字的記錄方法，把傳統保存的光盤、計算機硬盤、磁帶等通過計算機網絡，把這些信息再現，將傳統時用的紙質檔案信息對象向機讀檔案轉化。這種方式，不僅節約了管理工作花費的資金，還節約了檔案信息的占地空間，利用者查找的的方法也更加方便、迅速。從這些方面看，檔案管理工作中減少了資料反復印制的人員、紙張的浪費。把紙質的檔案進行數字的轉變，檔案的使用也比傳統檔案更加安全，特別是相對一些歷史悠久的資料而言，檔案數字化無疑是一種更好的保護，另外，傳統的檔案經過數字化處理后，可以在很大程度上防止被人惡意修改。

3 結語

檔案數字化的管理工作改變了傳統檔案的管理觀念，增加了館藏的保存方式，現在，館藏除了檔案原件后，還包括數字檔案。另外，檔案數字化的管理工作是把檔案進行長期保存的。長期保存的數字檔案，為檔案的檢索服務提供了簡便的服務，成為檔案管理機構的關注問題。這些都告訴我們檔案數字化的重要性，面對信息時代的挑戰，檔案的數字化工作，要不斷創新、掌握信息技術，為檔案工作提高優質的服務。