醫院人事檔案管理中醫院信息系統的應用分析

許霞

摘 要：要建立健全醫院信息系統，這就需要充分認識醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的重要性以及現狀，進而對醫院人事檔案管理中醫院信息系統的應用進行分析，找到一些行之有效的方法來不斷完善醫院檔案管理工作。本文在行文中理論聯系實際，結合本人所在醫院的工作情況以及醫院在使用信息管理系統的情況，闡述醫院信息系統對醫院人事檔案管理工作的重要意義，并對醫院應用信息化系統給醫院人事檔案管理帶來的一些問題進行探討分析，希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

關鍵詞：醫院人事；檔案管理；信息系統；應用

隨著十八大三中全會的重要部署，當前，我國的社會主義建設進入一個全新的發展時期，各行各業取得的成績進一步夯實。尤其，在科教興國戰略的推進下，我國進入到一個信息化高速增長的時代。看病難、看病貴等醫療衛生問題依然是醫院的一大難題，而醫療衛生事業要取得長足的發展，有賴于醫院管理的進一步完善。這種完善的有效途徑之一就是通過實現醫院管理的“電子化”、“網絡化”、“信息化”，以建立健全醫院信息系統來提升醫院人事檔案管理工作水平，最終促使醫院實現全面、協調、可持續的發展。因此，要建立健全醫院信息系統，就必須充分認識醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的重要性以及現狀，進而對醫院人事檔案管理中醫院信息系統的應用進行分析，找到一些行之有效的方法來不斷完善醫院檔案管理工作。本文在行文中理論聯系實際，結合本人所在醫院的工作情況以及醫院在使用信息管理系統的情況，闡述醫院信息系統對醫院人事檔案管理工作的重要意義，并對醫院應用信息化系統給醫院人事檔案管理帶來的一些問題進行探討分析，希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

1 醫院信息系統的涵義

1.1 “醫院信息系統”的含義

“醫院信息系統（Hospital Information System）”簡稱為“HIS”，囊括了醫院管理的方方面面，包含住院系統、門診系統等方面，這些系統既可以獨立運轉又彼此間有緊密的聯系，構成了醫院管理的不同的功能模塊，是凝聚了醫院先進管理方法與理念的醫院信息系統的一種軟件，能夠促使醫院效益得到不斷提高的一種有效的信息管理平臺。正是醫院信息系統本身具備的這些強大的信息管理功能，使得醫院管理者能夠及時了解醫院醫療工作的動態，及時掌握院務的進展情況以及各個科室工作的進度等，為醫院領導層的決策、決定提供強有力的支持和依據。

1.2 醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的重要作用

本人工作所在的醫院是一所集中西醫臨床醫療、科研、教學、預防、保健、康復于一體的綜合性三級中醫醫院，醫院擁有良好功能的醫院內部局域網，并已建成集診療、辦公為一體的現代化管理體系。伴隨醫院網絡系統的不斷深化改造與完善，醫院信息化系統的水平得到不斷提升，不但有利于提高醫院在醫療方面的科研能力，還有利于減少醫院的經營管理開支，為醫院創造了較好的社會效益與經濟效益。

現今，人事檔案已經成為各黨政及企事業單位用來管理職員的一種專門化的集中式信息檔案管理模式，已經成為全面、科學、準確地真實記載與客觀反映個人信息的一種有效方法，也是組織各種人事工作和關系中十分重要的參考依據。為此，醫院需要進一步加強醫院的人事檔案管理，借此來充分發揮醫院人事檔案所掌握的有效資源，為醫院對人才的有效選拔及使用提供更多更加真實、科學、客觀的第一首材料。而且，當前的計算機多媒體技術突飛猛進，采用信息管理的方式去開展日常事務已經成為一定潮流、趨勢。

1.3 醫院信息系統在醫院人事檔案管理里的功能

本人結合工作實際，認為醫院的人事檔案管理中的醫院信息系統主要包含了下面幾種功能：一是錄入各項信息，如全院職工的基本信息、職稱、工資、干部任免情況、各種培訓信息的情況以及家庭狀況和獎懲狀況信息等的錄入，此外，還可以對以上各項信息的修改。二是及時更新修改調入與調出的信息、離職與退休人員的信息。三是提供各種檔案信息的查詢，例如，能夠依照個人姓名或者部門或者關鍵詞進行搜索查詢。四是能夠進行檔案信息的統計，如統計人數、年齡分布、政治面貌、技術職務、文化程度等。五是檔案信息的輸出，例如，能夠把單位名冊、人事卡片、全體檔案、黨團員名冊、個人檔案等信息輸出到打印機。六是還可以對數據的安全性進行設置，例如，可以設置登陸賬號、登陸密碼以及登陸權限等。

2 醫院人事檔案管理的現狀

2.1 部分醫院對人事檔案管理重視不夠，缺乏人事檔案管理的意識

由于醫院中心工作是醫療、教學、科研。醫院管理的重點工作都是如何提高醫療教學水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務，因此，醫院管理者往往會忽視對人事檔案管理，使得醫院人事檔案管理工作存在硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位、檔案管理人員落實不到位等現象。這些導致人事檔案管理工作在移交檔案手續未能嚴格按程序辦理，對移交檔案中正本與散件數量的檢查未能做到嚴格清點，部分檔案該清理的不清理，移交中該簽字的漏簽字，以至存在檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清的現象。

2.2 部分檔案材料缺失或不按時歸檔

主要缺失以下幾種材料：《干部履歷表》、學歷學位材料、工資變動材料、評聘職稱、干部任免表、入黨志愿書、黨員登記表等。歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

2.3 很多醫院在基礎設施建設方面還不夠健全，嚴重影響并制約了醫院人事檔案管理的工作開展

如今，很多醫院都存在一種較為常見的現象就是單單重視醫院各項業務的發展，而未重視醫院各項基礎設施的建設工作，往往投入不足，嚴重影響并制約著醫院的整體發展；很多醫院在人事檔案管理方面的工作還是采用手工來操作完成，不僅工作步驟繁瑣，而且工作效率不高，嚴重影響了醫院人事檔案信息的利用率。

2.4 大部分醫院的人事檔案管理工作人員的素質普遍不高

很多醫院還未設立有專職的醫院人事檔案管理工作人員，大多人員是從其他部門改行或過來兼職工作，往往對醫院信息系統的檔案管理工作認識不足，業務操縱不熟練，工作態度不夠專一，導致醫院人事檔案管理的質量較低，嚴重影響醫院的整體工作。

因此，基于醫院人事檔案管理急需解決的現狀以及醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的重要作用、我們有必要推進醫院信息系統的應用，優化醫院人事檔案管理，最終促進醫院的可持續的發展。

3 信息系統在人事檔案管理中的應用

通過長期的實踐，我們知道，“借助現代計算機與現代化的網絡信息技術將人們在人事工作當中產生的各種各樣的信息展開傳輸、檢索、加工與存儲，并及時、高效地為人事工作提供服務”，這是醫院人事檔案的信息化管理的核心內容。當前，部分醫院逐步運用的醫院人事檔案管理系統，借助現代計算機將錄入的醫院人事檔案信息展開輸出、統計、檢索、分析、排序、選優、比較、查詢以及對個人的素質情況、人才結構等進行分析，為醫院遴選人才提供及時有效的數據，為有關政策的制定提供有效的依據，可以有效的克服平時檔案材料的滯后性，提高時效，還可以簡化檔案信息的搜集、整理、分類以及歸檔等工作環節，很大程度上減少失誤，讓檔案材料的科學性、完整性、合理性、準確性得到很大提升。根據醫院干部年輕化、知識化、專業化的指導方針以及德才兼備原則，有效地借助現代化網絡信息技術來構建醫院的人事信息數據庫，能夠準確、便捷、快速地了解到醫院醫務人員的個人情況、技能、特長、素質和在“德、能、勤、績、廉”等方方面面的有關信息，方便工作人員隨時、隨地、快速地查詢道有關人才方方面面的資料，有利于醫院加深對有關人才的了解，以便又快又好地為領導決策提供有效的依據，進而達到“知人善用”的目的。

總之，實施醫院信息系統，不但提高了醫院檔案工作的效率，擺脫了過去繁重的手工勞動，也提升了醫院管理者的管理意識，讓醫院管理工作日趨“簡單化、數據化、系統化、科學化”。醫院信息管理已經成為醫院實現科學化管理的前提和保障，我們必須在醫院的人事檔案管理工作當中，重視人員的人事檔案管理觀念的培養，并加強對醫院的人事檔案管理工作的基礎設施的建設力度，確保檔案管理人員的工作高質量完成。

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