探討基于辦公自動化下的文書檔案管理

陳乃莉

摘 要：隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷深入，日常辦公逐漸過渡信息化時代，自動化辦公隨之而來，使文書檔案管理產(chǎn)生革變，對此，本文將從辦公自動化的角度，對文書檔案管理進行探討。

關(guān)鍵字：辦公自動化；文書檔案；管理

1 引言

如今，社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷加快，信息化管理在人們?nèi)粘Ｉ钪械靡云占埃k公趨于自動化的同時，使得文書檔案管理模式也悄然一新。文書檔案管理決定著企業(yè)檔案管理水平，某種意義上約束著企業(yè)價值。對此，本文將從辦公自動化中文書檔案管理具有的特征，探討其管理的有效措施。

2 基于辦公自動化文書檔案管理特征

在新的社會形勢下，現(xiàn)行的文書檔案管理要求是傳統(tǒng)模式所不能滿足的，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的深入，辦公自動化較傳統(tǒng)模式而言更具時代管理特征：

首先，以往文書和檔案關(guān)系密切，檔案往往是通過文書轉(zhuǎn)變而來。不過，通過累積長期的各項生活實踐與活動所悟，才形成狀態(tài)較為分散的文書，而依據(jù)文書的性質(zhì)或規(guī)律加以分類和保存，形成了較為整體化的檔案，因此，兩者間存在有本質(zhì)的區(qū)別。而如今，在辦公自動化背景下，文書與檔案兩者間的區(qū)別與劃分已然模糊，文化全部在相關(guān)計算機系統(tǒng)中進行整體，因而，極易對文書加以類別、規(guī)律控制，通過檢索便能進行瀏覽。而且，將文書歸檔后，文書便與檔案交織，渾然天成實現(xiàn)管理一體化。

其次，基于辦公自動化對文書檔案進行歸檔被劃分為兩項工作，分別是紙質(zhì)文檔與電子文檔歸檔。利用信息化平臺以進行文書歸檔，在各環(huán)節(jié)的操作中均彰顯著文書和檔案管理的根本要求和具體規(guī)范，以此便使各工作流程都要實現(xiàn)標準化，繼而要明確規(guī)定工作內(nèi)容及其相關(guān)管理職能，換言之，辦公自動化使文書檔案管理更加系統(tǒng)化。

再者，運用辦公自動化能實現(xiàn)一次輸入多次利用的價值。相關(guān)文件諸如編導(dǎo)、簽發(fā)和著錄等工作被文書檔案管理者得以完善時，只需利用鼠標操作便能實現(xiàn)文檔歸檔，極易實現(xiàn)文件處理與檔案管理的轉(zhuǎn)變。同時文書檔案在辦公自動化系統(tǒng)下具查詢或檢索功能，用戶僅需輸入相應(yīng)關(guān)鍵字便能快速搜索到相關(guān)內(nèi)容。

最后，在傳統(tǒng)模式或僅靠單獨的部門或若干人員便能實現(xiàn)文書和文檔的歸檔。但是，在辦公自動化背景下，檔案管理延伸至文件本身，各文件都是相對獨立的個體，基本單位也由原本的卷宗轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)行的文件，文件一經(jīng)錄入完成便會直接進行歸檔管理。因此，現(xiàn)行的歸檔管理是對電子文件進行管理，是需要諸如信息技術(shù)部門、檔案部等若干部門才能完善，各部門相互協(xié)作不可分離，才能使文件檔實現(xiàn)整體化，進而需要多部門協(xié)作參與的系統(tǒng)化管理。

3 基于辦公自動化下的文書檔案管理

綜上所述，在辦公自動化背景下，文書檔案管理得以方便、快捷的新機遇，如何把握機遇實現(xiàn)文書檔案管理尤為重要。

首先，要隔離路由器并屏蔽所有的IP地址，把辦公自動化所需IP錄入系統(tǒng)中，同時采用具有國家認證的防火墻進行系統(tǒng)隔離，使得自動化系統(tǒng)在得以方便、快捷的存儲與查閱相關(guān)資料時，能通過這種隔離系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的方式，使文書檔案信息得以深度的安全、可靠性保障。特別地，防火墻具有web攻擊防護、web未授權(quán)防護、web惡意代碼防護、web應(yīng)用合法規(guī)避以及應(yīng)用交付等五大功能。

其次，使傳統(tǒng)的文書檔案管理模式得以革新，將重點得以突出，運用滿足現(xiàn)行文書檔案管理要求的工作機制。一般地，系統(tǒng)開發(fā)與利用均建立有相關(guān)溝通機制，因此，開展辦公自動化需增強相關(guān)部門間的溝通交流與合作，使雙邊需求得以合力把控，從而使部門內(nèi)與部門間的協(xié)作力度得以增強。同時，改變單一的調(diào)用卷宗，利用網(wǎng)絡(luò)渠道使用戶通過日期、關(guān)鍵字對文書檔案相關(guān)信息進行查詢，使用戶得以方便。

再者，基于辦公自動化特征，須擬定文書檔案管理相關(guān)制度以規(guī)范管理者行為。絕大多數(shù)企業(yè)都分離著文件管理和檔案管理，兩者往往不同屬于一個部門，因此，制定管理制度使文件管理與檔案管理部門行為得以規(guī)范，使管理層得以整體化；利用管理制度是操作人員對業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)操作等得以規(guī)范，能保證諸如文件處理、歸檔操作以及著錄等在實現(xiàn)文件信息化的同時，能使數(shù)據(jù)接口及其安全得以保障，使各類型電子文件得以安全歸檔。

最后，現(xiàn)行的社會階段，進行文書檔案管理的執(zhí)行主體必然是人，因此，須提升檔案管理者的綜合素質(zhì)以加強文書檔案管理水平。提升企業(yè)文化以灌輸可持續(xù)的終生學習理念于相關(guān)文書檔案管理者，通過自學或培訓使自身綜合素質(zhì)得以提升，同時面向社會招納文書檔案管理人才，注入新生力量以更新管理團隊的綜合質(zhì)量，使管理者的業(yè)務(wù)能力得以提升；同時，在管理制度的有效監(jiān)控下，推行獎優(yōu)懲劣以及業(yè)績考核，將職薪與管理能力相關(guān)聯(lián)，使管理者的主觀積極性和能動性得以充分調(diào)動，營造積極向上的管理環(huán)境。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷深入的今天，管理者必須清晰認識到利用辦公自動化體系以提升文書檔案管理水平的重要性，并結(jié)合自身實際情況積極地革新傳統(tǒng)管理模式，利用辦公自動化并合理的隔離系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，加強各管理部門協(xié)作力度，制定相關(guān)管理、監(jiān)督以及獎懲制度，使管理部門與個人的業(yè)務(wù)質(zhì)量得以提升，從而使文書檔案管理得以安全可靠的保障。

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