企業檔案信息化建設的實踐與思考

張俊玲

摘 要：本文分析了企業在檔案信息化建設中存在的問題 ，提出了建設檔案信息化的意義和原則，探討了企業在檔案信息化管理中的安全保密措施，并對企業在檔案信息化建設工作提出新設想，以供各位參考。

關鍵詞：企業檔案；信息化；軟件技術

近年來，隨著我國經濟突飛猛進的發展，企業信息化也取得較快的發展，尤其是檔案信息化建設如雨后春筍方興未艾，但是仍然存在一些問題和不足需要改進，故此研究探討企業檔案信息化建設，旨在加強企業對檔案信息化管理的控制，以確保企業信息化的安全性、保密性以及經濟性。

1 企業檔案信息化建設中存在問題

企業要發展，信息是其發展的動力，而信息化建設是其大力發展必經之路，在社會經濟飛速發展的今天，企業檔案信息化建設越來越成為企業良好發展的重中之重。然而筆者對大多的企業檔案信息管理進行了必要的調研后發現，在建設企業檔案信息化過程中，由于企業多方面的客觀原因和自身的技術力量薄弱導致存在諸多問題。

1.1 企業自身基礎條件較差，技術薄弱、資金供給不足， 技術人才匱乏

大多企業對檔案管理信息化建設缺乏足夠的重視，企業檔案管理信息化建設質量參差不齊，大部分企業面臨著數字化信息資源較少、應有的技術和設備沒有足夠的保證的不良現狀。將企業紙質版檔案進行電子版化，從而實現檔案資源共享的效能，確實是目前企業急需思考解決的問題。大多的企業在進行檔案信息化建設過程中明顯存在信息化技術管理人才缺乏和信息資源開發不夠充足的困境。對于一個企業來說，為了節約資金不愿意在檔案信息化建設中投入大量的資金，從而造成檔案信息化建設資金嚴重不足，足夠成為引發上述問題的主要根源。

1.2 信息化建設規范及標準缺乏

企業在檔案信息化建設中離不開有效的組織和科學的規劃，故此需要建立完善統一的信息化建設標準和規范，保證企業信息化建設的規范性要求。目前對于大多數企業來說，都缺少科學的規劃和組織，導致各自當政，信息化建設步伐緩慢現象時有發生，最普遍的問題是低水平的搞重復性的建設。由于缺乏科學的規劃和組織管理，會嚴重阻礙企業檔案管理的主動性，因而很難實現企業檔案管理的預定目的。

1.3 檔案管理和其他信息管理銜接不利

目前我國大多企業檔案管理信息化程度不高，管理體制出現障礙，主要是由于各個管理環節、以及各個生產環節相互之間聯絡的有效性低，并且同其他的信息管理銜接不利導致的。

1.4 檔案管理復合型技術人才缺乏

檔案管理信息化需要具有較強的技術性，但是目前我國大多數企業檔案信息化建設水平較低，檔案管理人員專業知識不強，信息技術知識掌握不硬，因而無法適應企業現代化信息管理要求。

1.5 對檔案資源的運用只是局限在利用計算機管理的檔次

盡管信息技術發展日益迅速，但是在我國企業中，檔案信息管理的實戰操作經常出現同文書處理以及生產實踐脫節，結合不利，檔案信息化管理水平低，其管理效率日趨低下，是企業檔案管理信息化建設的固疾，期望實現文檔一體化管理模式更是舉步維艱。

2 企業檔案管理信息化建設的今后設想

（一）建立完善統一而且高效的檔案信息化管理網絡。按照統一管理統一規劃的原則，建立行業范圍內的統一檔案管理標準體系，具體包括檔案管理框架、檔案管理步驟流程、檔案管理統一標準和規范、以及統一協調的信息化管理平臺，構建行業機關各個職能部門和各個直屬單位以及局屬的各個二級單位和三級單位的統一的完善的檔案信息化管理模式，并且構建出包括行業機關二級以及三級單位的數字化檔案管理網站，滿足下屬各個單位的檔案管理的專業化要求，并且保證館室相互之間銜接有效。

（二）做好庫藏紙質檔案信息化的數字化管理。對庫藏紙質版檔案管理實施數字化是企業檔案管理信息化的重點核心內容，實施數字化管理，其工程量是非常巨大的，資金雄厚的企業可以拿出專項資金，建立專項的檔案數字化管理組織機構，專項負責數字化管理工作。對于資金不足的企業，可以本著重要資源優先的原則，盡量少購設備，對于極其重要的檔案資源采取優先數字化管理，依次逐漸完善庫藏檔案的數字化處理，擴大其庫藏數字化的規模。對于紙質版的實施數字化處理制作通常有兩種方式：一種是用計算機進行人工錄入，或者采取掃描儀進行掃描，經過字符識別軟件進行識別，從而制作成文本；另一種通常將檔案文檔的每頁當做一張圖片，用掃描儀按頁掃描并錄入計算機制作成為圖形文檔，目前采用第二種方式的居多。但是這種方式對于科技文檔來說有其弊病和不便，對于科技圖樣文件進行再設計帶來不便，從而受到技術人員的質疑和反對。因此，在實施項目檔案數字化時，負責數字化工作的主要負責人要及時和相關的項目責任人溝通達成共識，形成書面協議，通常采用兩種方式相結合的的辦法進行檔案的數字化處理，既方便檔案的信息管理和保護，也方便技術人員的在使用。

（三）有關檔案信息數字化建設的一些成果，比如檔案信息化的建設體系的標準規范以及相關的一些制度，可以作為完善數字檔案館以及傳統檔案管理理論的依據，并且在檔案信息化建設中積累的經驗，可以在各個單位檔案信息化建設中彼此借鑒采納。

（四）在檔案管理數字化建設過程中還要考慮其安全性和經濟性，病毒是計算機網絡世界中很難應對的，令人頭疼的大事，故此，我們要高度保證檔案信息的安全有效，檔案館和圖書館的信息使用是有所區別的，圖書館的信息是面對大眾的，而檔案信息的使用是有嚴格要求，需要嚴格控制的，故此對安全保密提出嚴格的要求，這就需要在制度管理以及技術支持等方面采取相關的措施，從而保證檔案信息的安全性和保密性。

（五）企業在進行檔案數字化處理加工中，需要根據企業自身的檔案使用情況，合理規范數字化檔案管理的范圍。如果進行全范圍的數字化檔案管理，務必增大了人力、物力以及資金的投入，這樣會給多數企業帶來很大的困難。在檔案數字化管理工作中，對于那些形成時間早的、影響力度大的、有典型特點的檔案，還有那些利用價值大，使用頻次多，保管期長的檔案，要嚴格遵照先急后緩、重點突出的原則，需要及時編制檔案數字化管理計劃，按計劃分步驟開展檔案館的數字化工作。

（六）檔案管理軟件的選擇。在檔案信息化工作中，購買和開發檔案管理軟件是一個非常重要的環節，要避免圖快，圖全、圖省事的錯誤做法，避免浪費過多的人力和物力，卻達不到預期的要求。需要遵循實用的原則，并且綜合自身的資金情況、技術實力以及館室的規模，來合理開發和購買檔案管理軟件。如果資金雄厚豐足，可以購買比較成熟的軟件。在企業購買選擇軟件時，還要和自身的管理方式相適應，保證檔案數字化管理方便科學，近幾年來，出現諸多優秀的檔案管理系統軟件比如著名的有蘭臺、還有飛揚、以及珠海泰坦等等檔案管理系統軟件，這些諸多軟件各具特色，各自的側重點有所不同。利用檔案管理軟件的通用性，企業可以自行調整，一般要根據企業自身的管理模式，專業的特征以及工作流程合理調整，比如庫結構修改功能、報表設計功能、字段增減功能、以及權限設置功能的設置等等，這些檔案管理軟件功能在開發商以及用戶的共同努力下日趨完善。

6 結束語

在企業的日益發展中，要不斷提高其信息化建設，特別是加大對檔案信息化建設工作的重視，嚴格企業檔案信息化管理體系，從而促進企業檔案信息化管理水平的提高，為企業經濟振興提供有力支撐。

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