淺談對人事檔案管理的探討

山西 任春霞

人事檔案管理工作是各單位和部門人事組織工作的重要組成部分，也是全國檔案工作的重要組成部分。人事檔案工作也在不斷發展和變化。也面臨了一些新形勢和新任務。如何在市場經濟條件下正確認識人事檔案工作的社會價值，面臨著一些問題，進一步改進人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案管理工作的作用，更好地為單位和社會組織服務。

一、人事檔案及人事檔案管理的概念

隨著社會和人類的發展，以及文字的文明和運用，私有化的出現，為檔案的形成創造了條件。

1.檔案的含義

檔案的含義：現代一般認為，檔案是指國家機關和單位、社會團體和個人在從事各項活動時對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像和歷史記錄。檔案是最原始的記錄，人類經過社會實踐活動，隨著社會的生產力和科技的發展，通過新材料、新的記錄方式，如：聲像檔案、磁盤檔案、光盤檔案、膠片檔案等等決定的檔案的多樣性。

2.人事檔案的含義

人事檔案是人事管理工作中記錄個人學習、工作的經歷以及品德表現，以組織和社會團體為單位，按一定的方法和規則加以整理、統一保管起來，以備查找和利用的文字材料。是個人經歷、學歷、社會關系、工作表現、業務技能、思想品德及各種獎勵處分等信息的記錄。是對個人情況的真實反映。

3.人事檔案管理的含義

人事檔案管理是收集，整理，存儲，人員識別，統計提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記錄和反映其性能的個人經歷，以個人為單位，準備的文件和材料的研究。主要由人員，組織，在中等勞動等部門，和使用人員的工作活動的選擇，是個人經驗，原始記錄的教育背景，社會關系，道德品質，專業能力，工作條件等。參與各方面反映在社會活動的真實記錄和個人細節。

二、人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案具體包括以下內容：1、履歷材料；2、自傳材料；3、鑒定、考核材料；4、學歷、職稱材料；5、政治歷史審查材料；6、參加黨團組織材料；7、獎勵材料；8、處分材料；9、招工、聘干審批表、轉正定級表、任免呈報表、晉升審批表、調資審批表、離退休審批表等組織上形成的審批材料；10、其他可供參考的材料。

人事檔案管理存在的主要問題表現在以下幾個方面：

1.人事檔案內容的真實性

內容的真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案存在內容的失真性。如：出生年月、參加工作時間等，公歷農歷填寫隨便，每一次填寫都不同，而且出生年月中身份證時間和材料內容不同。參加工作時間、入黨時間也不同。不同材料出現的姓名也不同。不寫曾用名，也不加以說明。檔案中的考核鑒定材料中大多只有優點，沒有缺點。怎么有利于自己就怎么寫，隨意性很大。人事檔案部門也沒有進行嚴格審核，及時發現問題、解決問題，給檔案工作帶來了困難。

2.人事檔案材料的完整性

人事檔案材料不全，一些履歷表、年度考核表、學歷都沒有，探其原因，有兩方面：一是對人事檔案的不重視，他們認為年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來變化也不大，不填也行。有的人填寫不認真，能省則省，家庭成員和社會關系都不填，這些材料他們也不送到主管部門，而是自己保存。二是主管部門沒有將材料及時歸檔。一些人事檔案人員并非專職人員，往往身兼數職，只是將要保存的材料收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是有的同志調離時也沒將歸檔的材料放入其中個人檔案中。

3.人事檔案制度的完善性

完善人事檔案制度人員是基礎，制度是保障。檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須按照各項規章制度辦事，遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的影響，保障檔案的安全，延長使用壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，制定嚴格的查閱制度，確保人事檔案的安全，充分發揮人事檔案的利用率。人事檔案信息化管理采用信息化手段是當今社會發展的一大趨勢，同時對人事檔案工作提出了新的要求，因此運用當代科技新成果和新手段，提高人事檔案工作的效率和水平。

4.人事檔案管理人員素質的要求性

作為一名檔案管理人員更需要一種奉獻精神和服務意識，這就需要具備一定素質和能力，同時樹立以下幾個意識：

（1）政策意識

為了保障檔案管理工作的開展，國家制定了一系列的檔案法律法規。檔案管理人員要樹立有法紀意識，嚴格按照相關規范管理檔案材料，確保檔案的安全、有序管理。按照有關法律規定，確保人人事檔案信息真實準確、材料齊全完整，管理規范嚴謹。

（2）責任意識

人事檔案是反映個人經歷、工作表現的真實歷史記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可置疑的證據作用備受重視和信賴。是人才資源的信息庫，所以檔案管理人員要有較高的政治素質、業務素質和文化素質，做到檔案的不壞、不丟、不散、不亂。同時要努力提高業務知識，熟悉檔案整理工作的相關規定，使每卷檔案達到完整、真實、精煉、實用的要求。

（3）創新意識

檔案工作要獲得良好的發展，依賴于檔案人的創新意識。人事檔案管理者要利用現代化管理手段，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，加大投入，對人事檔案實施動態化管理和維護，建立新的數字檔案和多媒體，通過現代化手段建立人才信息收集，為社會生活和經濟的發展提供有力的保障。

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