淺談施工企業物資信息化管理存在問題及解決建議

邵鳳琴

（中鐵四局集團建筑工程有限公司，安徽 合肥 230023）

0 引 述

施工企業的物資管理是指在施工企業的生產經營過程中，需要使用的各種物資的采購、運輸、驗收、供應、保管、發放、使用等過程的計劃、組織、控制等管理工作的總稱；施工企業物資管理工作維系著企業的生產與運營，因而物資管理水平的高低直接影響著企業的經濟成本。

1 物資信息化管理工作的重要性

近年來，各施工企業積極建立物資管理信息系統，通過計算機及網絡將物資工作各方面職能統一起來。這一舉措不僅順應了社會的信息化潮流，更有效提升了施工企業整體管理水平，提高了生產效率和經濟效益。

施工企業的物資信息化管理工作實現了“從無到有”的轉變，把物資人員從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作；“無紙化”的辦公，也節約了紙張等辦公用品的開支；更重要的是業務上有效規范了物資管理流程，實現了數據資源的共享,實現了物資信息的合理整合和監控，增強了信息數據的時效性，有力地促進了企業管理水平的提高。

2 物資信息化管理工作存在的問題

施工企業物資管理工作的信息化是物資管理工作發展的一個里程碑，但當前處于物資信息化管理的初級階段，在具體運行中仍存在一些問題。

2.1 物資管理信息系統功能設置存在個別盲區

施工企業的物資管理業務流程，從物資采購申請的提出到物資采購入庫后的發放，已經形成了一個圓滿的閉環，為解決人工處理大量單據、賬務信息的困難，各施工企業在物資管理信息系統開發、設計期，就將系統的功能設置目標定位于轉變傳統的手工管理模式，雖然解決了基本賬務處理工作，但卻忽視了物資成本核算、周轉材料管理、自建攪拌站管理等幾個方面的功能設置，而這些方面的內容也恰恰是物資管理工作中的“重頭戲”。

2.2 各專業部門信息化管理系統交叉作業

近幾年來，施工企業的各專業部門為實現本專業的信息化管理，各自主導開發并推行了多套管理應用系統，例如：財務管理部門推行的“債務集中支付系統”，工程管理部門推行的“內控管理平臺”、“工程項目綜合管理信息平臺”等等。由于不同的系統服務于不同的部門和崗位，對物資管理模塊開發環境取樣有一定區別，系統功能和流程也有差異，系統之間相互割裂，沒有充分考慮信息的共享和交流，形成了目前多套系統并行的現狀，而物資管理部門作為施工管理工作的一個重要職能部門，不可避免的成為各套系統基礎信息的錄入發起人，也就導致了各種重復工作的現象普遍存在。例如，在進行物資收料登記時，施工項目物資人員要在現行的三套系統中分別錄入，而上一級物資管理部門也同樣要在這三套系統中重復審核三次，這種不必要的重復作業現象在企業物資管理工作中已司空見慣。這不僅浪費了人力和物力，還給管理決策帶來了困難。

2.3 物資管理工作的信息化應用深度不夠

對比國內一些先進企業的物資管理信息化建設，建筑施工企業的物資信息化應用對物資工作支持深度還明顯不夠。目前，物資管理信息化大多處于賬務處理層面，信息系統雖然實現了信息記錄、統計、報表等業務，但對于物資采購的具體執行等應用尚未涉及。建筑施工企業現有的物資采購流程中，對主要、批量的物資大多實行招標采購，以“公平、公開、公正”為原則的招標采購雖然有較好的采購效果，但這種模式同時存在一定的局限性：時效性較差，操作流程較復雜，僅適用于批量、金額較大物資等。在施工中更多的還是采用傳統的采購方式對常用、輔助材料進行采購，這種傳統的模式存在很大的弊端：采購人員業務素質在很大程度上決定了采購效果，若采購人員思想道德水平不高，又缺乏有效監督，產生腐敗也是很有可能的。

另一個方面，施工企業對物資部門的要求是準時提供生產所需的物資，一旦延誤生產，物資部門承擔一切責任。因此，物資采購部門寧愿選擇傳統的采購模式，也不愿承擔因創新采購模式帶來的風險和責任。因此，對采購模式的信息化轉變可謂“舉步維艱”。

2.4 物資管理人員整體業務水平牽制了信息化發展

人是生產要素中最重要、最活躍的因素，員工對物資管理信息化的建設十分重要。通過對施工企業物資管理人員配置情況進行調查，僅有約40%人員為物資專業科班出身，其余多數均為未經過物資專業正規培訓的非專業人員。這部分人員中，年輕的對物資管理業務并不熟悉，資歷深的物資人員實踐經驗較豐富，但對現代化的管理模式卻難以接納。物資管理人員的總體業務素質從根本上制約了物資管理信息化的進程。

3 解決存在問題的建議

3.1 拓展業務模塊，完善物資管理系統功能

物資管理系統的全面性、完善性對于真正實現信息化有著非常大的影響作用。施工企業可以通過對平臺的升級，進一步拓展、優化和改良系統模塊的功能業務模塊。將物資成本核算、周轉材料管理、自建攪拌站管理等內容納入系統管理中，從信息統計向決策支持轉變。從而實現物資占用資金的有效控制、物資采購成本的最優化控制。企業管理者可準確和及時的掌握全面的物資管理信息，從而幫助企業管理者作出正確的決策，切實提高工作水平和工作效率。

3.2 充分發揮上一級信息管理部門的作用

上一級信息管理部門應在企業的信息化建設中發揮宏觀布局、合理配置的作用。首先，應對企業中現行的各套系統進行全面的摸底調查并做出評價，充分利用現有資源積極研究并實現各專業系統間的有效集成，避免數據重復錄入，逐步解決信息“孤島”的狀況。其次，在今后的信息化建設工作中，切忌“只見樹木不見森林”，應放眼企業未來的發展趨勢、未來需求，明確信息化的根本目的：以信息技術為手段，將業務與信息化高度融合，改變和優化企業的業務模式、管控模式。在專業系統開發前應有充分的調研并經過合理化論證、審批，開發過程中應統一取樣環境、主要數據結構、集成標準與接口等規范，避免系統的重復建設，為建立協調集成的管理信息體系奠定基礎，推動全面的信息化應用。

3.3 探索現代信息網絡技術條件下物資采購模式

為有效解決物資傳統采購方式中市場信息獲取不足、采購透明度低、采購渠道窄、采購成本失控等問題，積極探索現代信息網絡技術條件下物資采購新模式。通過建立物資采購電子商務平臺或借助一些成熟的采購平臺，如“阿里巴巴”采購平臺等，開展電子采購業務。通過對已實行電子化采購的先進企業調查顯示：電子采購平均能有效削減采購成本10%以上，采購交易程序簡化，訂貨周期減少，電子交易平臺的優點顯而易見，它為買賣雙方提供了一個快速匹配并交易的機會。采購過程也更加透明化、科學化、效率化，真正體現了“公開、公正、公平”的原則。

電子采購通過在采購平臺上公開發布采購信息，廣泛獲取供應商報價，結合采購人員豐富的采購經驗來完成采購工作。電子采購的公開性，使各供應商之間公開競爭，企業可以在實施過程中進行有力監督，這種透明性以及監督的有效性，一定程度上避免了影響采購工作的外來因素，如人情關系因素等，從而也在一定程度上降低了采購人員的腐敗幾率。電子采購業務模式、流程涵蓋了傳統的招標、詢價、競價等采購模式，實現了采購過程的電子信息化管理運作，使采購理念和信息技術完美結合，業務人員可以輕松操作，大幅減輕業務人員的負擔，提高工作效率和采購的規范性。每一筆業務的相關數據、文檔可以有序保存，有效形成知識沉淀，縮短采購業務周期，同時促進了供應商素質的提高。

3.4 提高人員素質作為物資信息化的第一要素

信息化建設是提升企業管理水平、規范管理模式的有效途徑，而信息化建設又依賴于管理模式的革新推動信息化，人員是關鍵，因此，要把“化”人作為推進物資信息化的重點。從人力資源管理的角度上，企業要重視物資管理人員的重要作用，要吸引人才，增強活力，積極引進和培養既懂信息技術又懂物資管理的人才，促進物資管理隊伍專業化。一方面要采取各種方式，多層次地加大對企業內部物資管理人員的業務培訓，提高人員的整體素質；另一方面要建立與企業發展適應的用人制度，吸納大量有用的專業人才，以滿足企業物資管理信息化的需要。最大限度地激發和調動廣大物資人員的聰明才智，努力使物資管理人員掌握物資管理業務，熟悉軟件程序和信息技術系統，掌握電子商務技術，推進企業物資管理信息化進程。

4 結束語

施工企業物資管理信息化是物資人員不斷學習掌握信息技術實現本崗位工作目標的過程，是通過技術創新帶動并促進管理體制和機制創新的過程，推進物資信息化是一個長期的工作，不單是技術或一套軟件的問題，而是管理流程、思想與信息技術有機結合的結果，因而是一個不斷磨合的過程，不能一蹴而就。施工企業應在物資管理信息化發展應用過程中，不斷總結經驗，不斷推動物資管理工作在信息化建設上發展，用自己信息化建設的成功碩果，帶動全局信息化建設取得長足進步。

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