年鑒索引編制的實踐與思考——以《河南水利年鑒》為例

□尹燕莉（河南省水利宣傳中心）

《河南水利年鑒》是一本水利編年體、資料密集型工具書，作為工具書，檢索是發掘年鑒深藏內容的有效捷徑。隨著人們對年鑒重要性認識的提高和年鑒電子化、信息化進程的加快，越來越多的年鑒設置了索引，為專業技術人員和水利行業以外的普通讀者提供更加簡便快捷的檢索途徑。

《河南水利年鑒》自1995年創刊至今，欄目類目條目設置經歷了一個從無到有、逐漸形成、不斷完善的過程，為了使年鑒框架更加齊全，2013卷第一次加入了索引，編制符合規范化要求的年鑒索引就成為《河南水利年鑒》編纂工作的新課題。筆者通過首次編制2013年《河南水利年鑒》索引的實踐，對有關索引編制的相關技術問題進行了以下幾個方面的思考。

1 索引與目錄的區別

索引是一本書籍的重要組成部分，它把書中的重要名詞羅列出來，并給出相對應的頁碼，通常按字母或其他邏輯次序排列組成，其基本功能是揭示文獻的內容和指引讀者查找文獻。索引有多種形式，如主題索引、人物索引、地名索引、筆畫索引等，以主題索引最為常見。

年鑒的檢索系統一般包括目錄和索引。初次編輯索引時，筆者曾認為年鑒已有目錄，何必還要編制索引？其實，年鑒中的索引，具有與年鑒目錄完全不同的性質和任務。年鑒目錄是全書條目內容按頁碼順序的排列，索引是根據索引規則和要求的重新組織；索引具有集合性，可將散于全書各處的同一事物的信息集合于一處；索引揭示隱藏主題，編制范圍寬泛，可根據需要在任何一個確定的范圍內進行編制；年鑒中內容豐富的條目往往含有多個主題，而條目名稱不能將內容全部表達，索引就能夠對資料內容進行進一步揭示。當一個條目中涉及到的多個主題或多個條目中均涉及到的某個主題時，索引從主題分析入手，就可以提供比目錄更為全面的信息量，揭示更為全面的信息深度，具有分類目錄不能取代的集合性和連續性，可以指引讀者直接快捷地查找到所需資料的確切位置，有利于年鑒信息資源的深度開發利用。例如作為年鑒全書“脈絡”的大事記，包含了大量信息，并且與正文內容相呼應，在年鑒目錄中只顯示相對應頁碼，不能顯示其中眾多實用、有效的信息，而將其中的主題詞提煉出來制成索引，則全面提高了年鑒的整體性和利用價值。

2 年鑒索引編制實踐

2.1 編制過程

索引的開頭必須要有索引說明，要把索引的編制形式、排序方法、索引組成等編制方法和收錄范圍作簡要說明，以備查考。《河南水利年鑒》2013卷采用主題索引的形式，按照水利年鑒內容和特點，以年鑒條目為基本單位，按漢語拼音聲母順序進行排列，使讀者能夠直接、快速地查到年鑒中相關內容，具有較強的直觀性、實用性。2013卷索引組成包括索引詞、頁碼、欄號，名稱后的數字表示內容所在的頁碼，數字后的拉丁字母a、b分別表示該頁左右欄。

2013 卷水利年鑒索引采用人工抽取加計算機輔助排序的方法編制。第一步，在書稿印刷清樣出來后，印刷成書前，文字不會再有任何變動，樣稿頁碼完全確定基礎上，進行主題詞選取,并將抽取結果錄入為一個單獨的WPS格式索引文件。第二步對索引文件利用電子文稿，按主題詞漢字拼音首字母，在“WPS表格”中，利用工具欄中“數據”里的“排序”功能，采用拼音升序進行自動排序。注意檢查多音字排序，比如“長”，排序是按“zhang”，還是按“chang”；“行”，是按“hang”，還是按“xing”，要根據主題詞實際情況進行核對更正。第三步手工錄入相對應的頁碼和在各頁的左右欄，并進行校對和反查,對照索引詞和頁碼項來檢索年鑒正文,看是否出現不相吻合的錯誤。第四步是索引收尾工作,編寫使用說明、添加大類標識，最后交印刷廠進行排版。

2.2 存在問題

《河南水利年鑒》2013卷包含了特載、專論、大事記、人物、綜述、市縣水利、附錄7大塊內容，涵蓋防汛抗旱、水政水資源管理、農村水利、水利工程規劃建設管理、水土保持、水文、移民安置、南水北調建設、水庫灌區、工程局、水利院校和18個省轄市、10個省直管縣，條目記載內容豐富全面。全書近500頁的內容中，綜述和市縣水利兩個欄目占了300頁，從縱向說，綜述主要記錄了廳機關和廳屬各單位一年來的工作內容，市縣水利記錄了全省18個省轄市、10個省直管縣水利（水務）局的工作內容；從橫向說，各水利單位的工作內容用條目劃分，基本就是防汛抗旱、水行政執法、飲水安全、河道治理、水土保持等固定條目，隨著每年工作重點的不同，有時會加入水利普查、山洪災害防治非工程措施、農村服務體系建設等新條目，但各單位之間由于工作性質、工作任務基本相同，每年條目基本也大體相同，這就為編制索引提出了問題。例如水利年鑒中的關鍵詞“防汛抗旱”，作為索引詞將會有100多個對應單位，如果用括號標明市縣名，一一羅列將會很長，如果不標明就起不到快捷查詢的作用。由于是第一年在水利年鑒中加入索引，在和出版社反復商討后，決定采用主題與單位名稱相結合的方式編制索引，主題詞對應全省情況，不細化到地市縣具體情況，保證條理清晰，查詢準確，但問題是和目錄在內容上重復，只是編排順序不同而己，主題詞沒有細化對應，就起不到深入揭示主題的作用。所以，《河南水利年鑒》第一次編制索引，只是停留在“有”的層面，而沒有達到“深和精”的要求。

3 年鑒索引編制的思考

年鑒是一年內大量信息的匯集，如何讓讀者快速、方便、準確地查找到需要的信息是提高年鑒使用價值的關鍵，作為檢查工具的索引常被稱為打開年鑒的“鑰匙”，在以后的索引編制過程中，筆者認為要注意以下幾個問題：

3.1 規范提取索引主題詞

由于主題詞具有高度概括對應文獻內容的主題和特征，充分體現有價值的內容，所以，索引主題詞的抽取，可根據具體內容情況抽取。為了做好2014卷年鑒索引編制工作，面對實際問題，筆者研究了與水利專業相關的《治淮匯刊》、《黃河年鑒》和《中國水利年鑒》的索引編制。以主題詞“防汛抗旱”為例，淮河流域行政區劃范圍主要涉及河南、安徽、江蘇、山東4省，在索引中，“防汛抗旱”對應有4個省和1個淮河流域；《黃河年鑒》中，“防汛”做為索引詞，對應有29個地區和單位，全部一一羅列出來了；《中國水利年鑒》中，索引詞和《治淮匯刊》、《黃河年鑒》分析提煉不同，沒有“防汛抗旱”索引詞。可見，年鑒主題索引的制作存在很大的彈性，主題詞抽取的范圍與深度，是各年鑒編輯根據全書內容自己掌握的。筆記認為，《河南水利年鑒》以“防汛抗旱”為例，當年有重大汛情旱情時，可羅列重點地區，有條目正文、無重要實質性內容時，可不抽取。

3.2 拓寬索引的廣度和深度

索引的廣度決定索引的規模，索引的深度決定年鑒內容的揭示程度。《河南水利年鑒》2013卷全書490頁，74.70萬字，條目近千條，索引只有700字，主題詞190條,索引范圍主要只涵蓋了綜述和市縣水利等正文。作為資料性工具書，年鑒的每部分都有其信息價值，2014卷計劃將大事記、專論、特載、附錄和表格也列入索引范圍，適當增加人名、地名、圖片、表格等索引，便于讀者檢索。在編制索引的過程中，對重要條目、參考價值較高的條目可以從多角度抽取主題詞，對含有隱性資料的內容，可深入挖隱含主題并分析每個主題的構成因素，從中抽取主題詞。如年鑒中的重要文獻,可按文章標題和作者名編制索引,也可根據文章中的主題內容進行多主題標引,加深索引深度；綜合統計中的表格，可按統計內容進行主題索引。

同時，在提煉概括性主題詞時，內容有共性或者相互聯系的主題，在標引多個主題詞的同時，對于相同主題的內容可以將相關內容所在的頁碼串聯起來，按照上下、隸屬、總分關系分清級次，編制分級索引統一排列在主題詞后面，以便讀者作深度檢索。

4 結語

以前，水利部門、外界人士為查閱水利年鑒記載的政府文件、技術數據、各類信息等，都要在檔案資料室翻閱年鑒查找，既浪費時間又不方便。隨著信息化進程的加快，近年來，許多年鑒已經實現了電子化、數字化、網絡化，實現了史志資源共享，充分發揮了年鑒公益化服務職能。年鑒索引作為重要的檢索工具，在適應和滿足大數據時代要求方面發揮了重要作用。作為年鑒編輯人員，要改變過去索引無用的觀點，加強年鑒索引規范化編制，努力提高索引理論和技術水平，保證索引的編制質量，使年鑒真正成為水利工作者和普通群眾重要便捷的工具書。