淺談我校網絡技術與辦公自動化

那 勇

（吉林廣播電視大學，吉林 長春 130022）

進入21世紀以來，網絡信息技術迅猛發展，計算機應用在高校管理中發揮的作用也越來越大，科學化和現代化的管理水平也成為高校優秀與否的主要評判標準，而辦公自動化則是高校現代化管理的重要體現。目前，百分之百的高校都建成了校園局域網，并通過各種運營商接入互聯網，能夠實現各高校之間、高校各校區之間以及校內各部門之間的資源共享。高校的人才及資源優勢，使得高校在辦公自動化向網絡化發展過程中一直處于領先地位。

一、辦公自動化系統的發展概況

辦公自動化（OA）是在二十世紀七十年代中期首先興起于發達國家，主要為了解決企業所產生的大規模辦公業務量而發展的一門綜合性技術，其主要是利用現代化的科學技術并借助各種技術設備處理辦公業務，提高工作效率和工作質量，更方便決策層的科學管理。伴隨著網絡技術的迅速發展，這種信息化技術逐漸引入到政府和高校當中，也包括OA的應用。簡單回顧OA系統的發展過程，大致分為3個階段：

1、第一代OA系統，是從二十世紀七十年代末至九十年代中期，主要特征是以復印機、電話、傳真機、PC等較為傳統的設備對數據進行統計歸類統計，實現將辦公信息數據從紙質方式轉變為計算機數據形式。

2、第二代OA系統，是從二十世紀九十年代中期至本世紀初，主要特征是以網絡技術為主，利用計算機及輔助設備，包括掃描儀、數碼產品等設備對文件進行處理，辦公收文發文由手動轉向自動化的方式。并以互聯網為基礎，辦公自動化能夠實現移動辦公，工作人員辦公不再受時間和空間的限制，基本實現網絡化辦公。

3、第三代OA系統，是從本世紀處到現在，主要特征是利用數據庫技術及相關軟件開發工具對大量數據進行信息管理，用互聯網作為傳輸媒介，以知識管理為核心，提供大量豐富的知識共享和學習功能，使得工作人員在辦公過程當中的地位從被動轉向主動，辦公基本實現“無紙化”。信息入檔及查詢更加快捷，速度快，耗資小，大大提高工作效率。

顯然，辦公自動化的發展與科技的發展密切相關，隨著計算機技術的迅速發展，特別是基于Internet為基礎的網絡技術的擴散，辦公自動化已經進入網絡化時期。當前，辦公自動化系統都是基于網絡，特別是局域網而建設的。高校正是集技術資源、人才資源、網絡資源和資金資源的優勢，在高校自身信息化建設的過程中，開發適合自己的辦公自動化，提升自己的辦學質量及辦學聲譽。

二、我校辦公自動化系統建設狀況和存在的問題

辦公自動化（OA）系統的快速發展一定程度上減輕了工作人員的負擔，也提高了辦公效率，改善了辦公條件，與此同時，也讓人們對辦公自動化系統提出了更高的要求。隨著近年來我校辦學規模的日益擴大，我校加大力度進行信息化建設，打造“數字化校園”。而辦公自動化則是我校“數字化校園”建設的重要環節。

我校校園網絡快速發展，辦公自動化的建設也一點點展開，電腦在我校各個管理部門普及率相當高，基本上實現人手一臺電腦，每個人的工作都離不開電腦，大多部門擁有自己的部門主頁，相當一部分業務實現網上查詢，極大豐富了校園網絡信息。而隨著業務量的不斷增加，對辦公自動化的要求也越來越急迫，但我校此項工作處于起步階段，目前還存在很多問題，主要體現在以下幾個方面：

1、我校各部門內部辦公自動化水平不對稱

我校屬于較早引入計算機辦公的幾所高校之一。極少數部門已經建立起較為完善的信息管理機制并實現科學化、網絡化的管理，但也有很多部門當初不重視或者工作需要依然采取脫網辦公，資源無法共享，甚至有些部門的電腦使用率極低，使得電腦成為了一種奢侈的擺設，這些都與我校網絡技術的優勢極不對稱，沒有發揮網絡的作用。

2、我校已經有自己主頁的部門網上推出的業務還很匱乏

我校各部門的工作量相當繁瑣，部門主頁推出的業務只有類似通知公告和表格下載等領域，多數工作還沒有在網上開通，仍然采用手動方式。一些部門在工作審批等業務還是以紙質形式，跑批文、蓋章還要在幾個辦公室穿梭，距離真正的辦公自動化還有相當大的差距。

3、我校各部門之間缺乏溝通成為“信息孤島”

我校各部門根據自己的辦公需要，陸續安裝并使用了極具部門特色的辦公軟件，提高了本部門的辦公效率。但由于缺少統一的規范，沒有一定的溝通機制，各部門各自為政，導致信息交流特別困難，使得單部門成為“信息孤島”。而且有相當一部分的數據在各部門之前出現重復錄入的現象，雖然各部門的工作效率提高了，但是學校整體辦公的效率確受到了一定的制約。

4、我校各部門相關人員的網絡技術知識知之甚少

目前我校硬件設施已經能夠滿足學校的正常運行，但是辦公自動化也要求“人”的自動化，相關人員對主要辦公軟件及網絡的基礎知識了解很少，辦公用的電腦成為了打字機。所以，對相關人員的技術培訓顯得尤為重要，這樣能更好的保證各部門信息的準確性和時效性。

5、加強各部門的網絡安全措施

所有的軟件都有漏洞，如果相關人員的主觀防護意識不到位，在網上辦公的時候極易導致電腦感染病毒和信息的泄露，出現這種情況會導致一系列的連鎖反應，后果無法想象。因此，加強技術部門的網絡安全防護和提高其他部門相關人員的安全意識顯得尤為重要。

三、我校發展辦公自動化的意義

1、提高各部門的工作效率和管理水平

利用辦公自動化處理日常繁瑣的業務，不但減輕工作壓力，更主要的是大大提高了工作效率，讓工作人員有足夠的時間投入到科研中，為學校的發展做出更大貢獻。

2、減少蓋公章跑幾個部門的現象

學校的各類公文根據需要加密后在網上直接讓相關領導傳閱，并能夠直接在網上簽發文件，縮短批文時間的同時，加快公文的下發速度，紙張傳閱的辦公將逐步退出歷史舞臺。

3、為師生提供更優質的服務

我校師生可通過辦公自動化系統，查詢所需要的各種資料。同時可隨時查詢辦事的進度等，免去從前各辦公室奔波的現象。

4、降低辦公經費創建節約型高校

以前領導發文要逐級下達，印發大量文件，耗費經費的同時浪費寶貴的時間。辦公自動化通過網上辦公，消滅“文山文海”現象，全面實行無紙化辦公。

5、學校管理更加規范化和透明化

自動化辦公實行后，工作將在網上按照統一的標準進行，每一個環節都將受到監督，避免“偷工減料”，使工作流程規范化和透明化。

6、信息實時更新便于查詢，提高領導決策的速度

按照舊時的辦法，各部門信息分部很散，領導要查詢的信息要幾個人花費一天甚至幾天的時間才能完成，導致學校相關決策在制定時耽誤寶貴時間。建立完整的辦公自動化系統以后，所有信息只需要動動手，點幾下鼠標就盡收眼底，方便領導查詢與統計，大大提高工作效率。

由此可見，辦公自動化系統是我校信息化建設的重中之重，利用自身優勢，全面推行辦公自動化對我校今后的發展將起到決定性的作用。

四、對我校發展辦公自動化建設的建議

施行辦公自動化固然很好，但也要從我校的實情出發，要統籌規劃，明晰思路，分步實施。為此，筆者有以下建議：

1、加強宣傳、更新理念、統一思想

辦公自動化不只是簡單的網上辦公，要讓大家能夠正確認識到辦公自動化的內在含義，增強信息化意識，全校由上自下更新觀念、統一思想，加快步伐建設辦公自動化，使全校在實行辦公自動化的路上少走不必要的彎路。同時，如果有需要，可以組織我校人員參觀兄弟院校或者企事業單位比較成功的辦公自動化系統的經驗，讓他們對辦公自動化系統的工作效率有一個比較直觀的感受，有決心有信心向傳統觀念宣戰，打消部分工作人員尤其是老同志對于信息時代“電子設備不可信”的傳統觀念。

2、統籌規劃、分工明確、分步實施

辦公自動化不是一朝一夕就能實現的，它是個龐大的系統工程。做好前期調研，仔細分析每個部門的需求，建立一個分工明確的、科學的團隊，由領導親自操刀，統一布置、統一規劃，把分散在各部門的信息資源統一集中一起，從而最終實現各部門的信息共享。另外，由于校內各部門溝通不完全具有實時性，所以，技術部門還可以采取邊做邊用邊接受各部門建議的方法，逐步完善，最后形成一個整體性的適合我校自身情況的辦公自動化系統。

3、加強系統安全防范意識

如前文所述，要特別重視辦公自動化系統的網絡安全防護，加強技術工作人員及各部門相關技術人員的安全防護意識，及時發現并預防病毒感染，消除隱患。同時，要建立嚴格的安全管理機制，落實到人，實行制度化管理，從根本上杜絕這類事情的發生。

4、定期對相關人員進行技術培訓 各部門相關人員的素質水平一定程度上也決定了辦公自動化系統是否正常運行，我校現在硬件設施非常完備，相關人員如果不掌握一定的計算機知識，很難熟練掌握辦公自動化系統的基本操作。所以，定期對相關人員（包括校領導、技術人員、一般操作人員等）進行有側重的培訓，提高他們的技術水平，使得全校在辦公自動化的道路上更上一層樓。

五、結語

辦公自動化系統建設是我校實行信息化建設的重要內容之一，是我校在探索教育和管理現代化、科學化道路上的重要一環。但是它的開發是一個長期的過程，我校辦公自動化雖然起步較晚，而實際上已經進入網絡辦公的時代，辦公自動化系統的大面積推廣及應用仍然需要一定的時間。我校辦公自動化系統的建設會遇到很多困難，但是我們相信，隨著時代的發展，技術人員水平的不斷提高，基于校園網的辦公自動化系統必將取代傳統模式，成為我校辦公的首選。

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