煤炭企業改革中檔案管理的有效措施

■徐柳萱，謝青 ■昆明煤炭科學研究所，云南 昆明 650041

煤炭作為我國的一種主要能源，更加決定了檔案管理工作在煤礦企業中的重要性。檔案是企業一切活動的有效記錄，貫穿了企業的采購過程、生產過程、銷售過程和經營管理等所有環節，是企業經營中必不可少的重要工作，同時也是企業文化建設的一個重要組成部分。隨著科學技術的進步和整個煤炭行業發展的轉型，煤炭企業的檔案管理工作也隨之發生了變化，面臨新的挑戰，因此檔案部門的任務也更加重大。在信息化的今天，檔案部門要想更好地為一個企業服務，當好企業經營管理活動的信息處理器，就必須要在積極引進更先進的檔案管理技術和增強檔案管理人員的專業素質的同時，積極地推進檔案管理工作的信息化和現代化建設。只有這樣才能應對煤炭企業提出的更多元、更多變的要求。

1 煤炭企業改革過程中在檔案管理工作中存在的問題

1.1 忽視檔案管理，嚴重影響煤礦企業的改建、擴建

現階段，煤炭企業仍然沒有將“檔案”作為資產、資源來看待，因而不可能把檔案管理作為企業文化和企業軟實力來打造。檔案管理工作長期得不到人們的重視，甚至包括經營管理人員和領導者也認為檔案管理在整個煤炭企業中沒有重要作用。人們總是傳統的認為檔案就是一沓又一沓的各種文字記錄，認為檔案的管理工作只是單純的、沒有技術含量的抄抄寫寫，覺得在檔案管理過程中只要注意保密工作、能應付外調、查檔、不丟失就可以了。這些其實都是人們對檔案管理工作認識不深所導致的常見誤區。事實上，現在社會上有很多較小的煤礦企業或單位因為生產比較簡單，工作人員較少，常常一個人身兼數職，沒有專門的檔案室及專業檔案管理人員。其實沒有專門的檔案室和專業的檔案管理人員對于一個煤炭企業來說就是嚴重的缺失，會造成檔案管理混亂無序，出現需要的時候查找檔案無從下手的現象［1］。現在隨著經濟增長方式的逐漸變革，檔案資料不僅直接影響到了煤礦企業的改建、擴建，而且導致了煤礦企業在重組過程中產生了一系列的損失，因而檔案的管理工作亟需引起煤炭企業管理者的高度重視。

1.2 檔案管理工作制度不完善、手段單一

目前在煤炭企業的改革過程中，檔案管理工作主要有兩條準繩，其中一條就是我國關于檔案管理工作的相關法律規范，另外一條則是由各企業內部的各種規章制度對檔案管理進行的監督和規范。但事實上，這些規定中大部分都沒有落到實處，而且這些規定條款都比較大條，在很多細節上的管理工作都沒有作出明確的規定，一些條款更是模棱兩可。除此之外，各企業中檔案室的條件差，管理檔案的工作人員專業性差，沒有進過專業的技能培訓，對檔案管理工作的專業知識知之甚少，往往跟不上時代進步的步伐，面臨被新技術淘汰的可能。最后，檔案的管理工作手段非常單一，大部分都利用紙制品來記錄，現代化的管理水平較低。在煤炭企業中，檔案的管理工作也處于不是很成熟的初期階段，信息化、現代化還沒有充分滲透到檔案管理工作中。除此之外，很多煤炭企業對檔案管理的投入也比較少，而由于在企業改革過程中需要大量的調用檔案，直接導致企業工作效率極其低下。

1.3 檔案管理人員專業技能差

實際檔案管理工作中，由于人們對檔案管理的認識不深入，對檔案管理工作的專業技術性缺乏了解，認為檔案管理就是抄抄寫寫的記錄以及保管工作，因而在煤炭企業改組改制、兼并破產的過程中，管理者對檔案管理人員任用和解聘都不是很慎重和在意，有時可能任用的檔案管理人員并沒有豐富的專業知識，對檔案管理的專業技能也不甚了解，有時任用的檔案管理人員甚至還兼職了其它工作。這樣企業很難在短時間內全面實現檔案管理的規范化、制度化、現代化。在實際操作中可能會因為管理人員缺乏足夠的專業知識而導致本該著重記錄的信息草草記錄，本該及時整理的文件材料沒有及時整理;有時還會在整理過程中不能準確考慮文件材料之間是否有聯系，給查找檔案的人帶來諸多不便。

1.4 缺乏現代化管理手段

在煤炭企業中，由于受經營管理者對檔案管理的認識不深、企業資金匱乏、設施不夠先進、檔案的管理人員專業技能差等方面因素的影響，企業的檔案管理工作仍然不夠信息化，目前還是處于檔案管理信息化、現代化的初級階段［2］。現階段仍然有不少煤炭企業在檔案管理中采取人工式、被動式服務，沒有根據本企業的特點配置相關的檔案管理系統軟件，即使配備了相關的信息網站，但是卻沒有將其綜合利用起來，不僅無法提高檔案管理工作的效率，同時還給企業造成了極大的資源浪費。所以，煤炭企業中檔案管理工作在信息化、現代化的路上還任重道遠。

2 探索優化煤炭企業改革中檔案管理工作的途徑

2.1 抓源頭強基礎，建立科學規范的檔案管理體系

沒有規矩，不成方圓，對于煤炭企業也是，最重要的要制定有效的檔案管理制度和考核制度，只有這樣才能在煤炭企業改革過程中保證檔案資料的完整性、準確性。在管理檔案的過程中，要從檔案的源頭開始抓起，科學合理制訂文件資料歸檔范圍和保管期限，了解重點工作，提早介入，按時把文件整理歸檔，確保資料整理的規范性。從始至終，爭取做到信息暢通，思路清晰，各部門之間、檔案室成員之間進行良性競爭、互相激勵，嚴格按照“任務、時間、責任”三確定原則，最大限度地提高檔案管理的工作效率。另外，為了確保煤炭企業能夠在激烈的市場環境中保持活力，還要根據市場的實際需要，在檔案管理的過程中采取常規分類和特殊分類相結合的方法，對各種檔案進行分類編目，將時限要求相對較緊以及查閱頻率較高的檔案單獨劃分出來，建立專門的檔案管理室，為檔案利用者提供更加便捷的檔案檢索服務，提高檔案的檢索利用效率。除此之外，還可以通過建立檔案集中管理制度以及檔案管理人員的考評制度，加強檔案的集中管理，促進煤炭企業內部各項工作的展開，理順各方面之間的關系，提高檔案管理人員的工作積極性。

2.2 實現檔案數字化、管理信息化，提高檔案資源的利用率

隨著科學技術的進步，檔案管理實現全面的數字化、信息化已成為必然趨勢。在煤炭企業改革過程中，把檔案數字化以及檔案的信息化管理納入企業管理的發展規劃，必須要建立完善的檔案數字化管理制度。由于在檔案管理工作中經常出現本該歸檔的文件沒有歸檔的現象，所以應該及早建立完善的數字化的歸檔制度，其基本內容應該包括:

(1)每年的年終，各部門的檔案員應該把本部門的年終考核測評和各部門的本年各類工作的進展情況報送給檔案室，并且確保各部門領導已經確認簽字［3］。這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用;也可以使各部門之間互相監督、督促，更可以帶動其他部門人員積極做好檔案收集工作。

(2)要積極建立檔案管理內部局域網，通過制作屬于自己的檔案管理網頁，與檔案管理服務系統與企業網站緊密聯系起來，為用戶提供更加便捷的網上信息檔案檢索服務。由此在數字化、信息化普及的過程中，檔案管理人員可以通過開展在線服務，將過去被動的、人工式的檔案查詢方式，變革為現階段主動的、自動化的檔案服務方式，并通過電子郵件的方式與檔案利用者進行快速交流，及時回答用戶的相關問題，確保檔案材料的真實性。

(3)加強與企業煤炭企業之間的檔案合作，實現資源互補，提高檔案材料的利用率，防止出現不必要的重復現象，為煤炭企業的改革發展提供更多、更便捷的服務。

2.3 做好重要檔案的管理工作，防止數據丟失

煤炭企業改革過程中檔案數字化管理的首要任務就是建立并健全檔案數據庫系統，將所有檔案都轉化為信息資源，注重機密檔案的及時歸檔工作，加強保管。首先可以通過建立收藏檔案目錄數據庫，按照企業中各種檔案的分類情況進行著錄標引，將企業過去收藏的影音類、文本類等檔案原文全部錄入計算機，建立基本數據庫，并標注重要檔案文件夾，以便于直接從計算機進行檢索找到檔案原件。其次可以建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再根據檔案管理相關要求適當調整。按照上級下發的要求以及實際使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。最后要做好檔案數據庫的異地備份工作，確保煤炭企業數據庫能夠進行異地之間流通和共享，促進煤炭企業改革效率。

2.4 加強檔案管理隊伍建設力度，提高人員素質

首先要增強檔案管理人員全員的檔案意識，檔案管理部門可以通過媒體、網絡等各種宣傳渠道，加強檔案管理工作及相關法律法規的宣傳教育力度，提高煤炭企業管理人員及檔案管理所有員工的檔案意識和創新能力，帶動工作人員的工作積極性和主動性，確保各個部門能夠積極配合檔案管理工作的開展。其次可以通過建立健全的教育培訓運行機制，不斷完善對專職檔案管理人員的約束及鼓勵機制，讓每一名檔案管理工作者都積極的參與到教育工作中來，更新數字化、信息化知識，進一步提高業務技能水平。再次還應該明確專職檔案管理人員的學習方向，讓每一個檔案專職工作人員都能夠掌握煤炭企業檔案管理的基本情況，將“學以致用”作為原則基礎，加大繼續教育力度，為檔案專職人員提供全面、系統的學習專業檔案知識的機會，彌補一次性教育不足。最后檔案工作人員也應該不斷的學習煤礦安全生產知識，掌握相關的專業術語，明確礦井工作中的重要環節，確保檔案管理的有的放矢［4］。

3 結束語

隨著我國社會經濟的不斷發展，我國的經濟在各個方面的發展突飛猛進，煤礦企業要想適應新世紀、新形勢的需求，更好地提高煤礦企業競爭力，就需要不斷的建立并完善企業文化，并且加快速度建立并完善數字化的檔案管理系統，檔案管理工作應繼續順應新的發展趨勢做好管理創新工作。

［1］張志綱，董淑娟.煤炭企業檔案管理信息系統的設計與實現［J］.煤炭技術. 2012(08):121－122.

［2］劉池.煤炭企業檔案管理的現狀與對策［J］.能源技術與管理.2012(01):56－57.

［3］李放.煤炭企業檔案管理之我見［J］. 群文天地.2011(24):278－279.

［4］夏惟，關智英，邢艷敏.新形勢下煤炭企業檔案管理的工作思路［J］.煤炭技術. 2011(11):241－242.

［5］張志綱，董淑娟.煤炭企業檔案管理信息系統的設計與實現［J］.煤炭技術，2012(08):189－190.

［6］劉池.煤炭企業檔案管理的現狀與對策［J］.能源技術與管理，2012(01):78－89.

［7］李放.煤炭企業檔案管理之我見［J］.群文天地，2011(24):326－327.