信息公開化背景下的高校綜合檔案服務工作創新研究

陳 文

(江西科技師范大學繼續教育學院，江西 南昌 330038)

社會有獲得信息的需求，檔案服務工作有推動信息公開化、資源化的責任與義務。作為高等教育的主要服務者，高等檔案服務工作除了為教學、科研提供服務外，提供行政、司法等綜合性檔案信息也是其重要服務職責。在信息公開化背景下，如何將檔案轉化為信息資源，如何將記述高校發展的“原始憑證”轉變成為社會可以用的歷史文化“財富”是高校綜合檔案服務工作創新的要義，也是檔案服務工作未來發展的關注點。

1 高校綜合檔案服務工作創新的必要性

作為“世界電信日”的主題，“行動起來，創建公平的信息社會”意味著以信息服務平臺的建設，來構建公共性、服務性為標志的信息社會。承擔著管理檔案和開發檔案信息資源的高校檔案服務工作，雖不能直接促進高校管理、教學、科研等工作，卻能通過信息的提供服務實現其價值。在信息社會，檔案工作服務性的屬性日益凸顯，高校綜合檔案服務工作的創新問題也被提上日程。一方面，在信息公開化背景下，創新工作是順應變化的表現。來源于工作實踐的檔案信息，其最終要面向社會，為人們的生產生活提供服務。在2008年實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》曾提出信息以“公開為原則，不公開為例外”為原則、信息公開要“統籌規劃、資源共享、面向公眾、保障安全”［1］。在政府信息公開化推動下，為進一步滿足政府、各類組織、普通民眾等對高校一些政策的需求，高校綜合檔案服務工作的開放化勢在必行。另一方面，高校檔案綜合服務工作在自身發展過程中面臨著許多挑戰，創新工作是發展出路的探索。檔案管理的信息化、網絡化、數字化等趨勢，給檔案服務工作的管理方式、服務內容、管理手段提出了更高要求，使得高校綜合檔案服務工作不得不以創新為突破點尋找未來檔案服務工作的發展之路。

2 信息開放化背景下高校綜合檔案服務工作存在的問題

毋庸置疑，高校擁有較為豐富的、能為社會提供大量信息的檔案資源。近年來，在信息社會化推動下，高校也開始重視以信息資源利用為中心的綜合檔案服務工作，并在服務的內容與形式上努力改進，但其工作仍存在一些問題亟待解決。

2.1 高校綜合檔案服務工作的觀念陳舊

一直以來，出于對信息安全的考慮，檔案工作在中國都是一個諱莫如深的“隱私”話題。受這種思想的影響，高校綜合檔案服務工作還具有較為傳統的”機關衙門”作風和“機要重地”的思想意識［2］。在行政性觀念影響下，高校綜合檔案服務工作部門是作為學校的職能部門而存在，而不是扮演信息服務中心的角色。這種“高姿態”的檔案服務工作定位不僅阻隔了高校與社會之間的信息流通，還可能造成教育與公眾之間的信任度隔閡。被動式的服務忽略了檔案作為一種信息資源的公共性、社會性與服務性。同時，檔案工作在學校體系中偏離核心的地位，也影響到檔案服務工作者的服務態度。人員素質偏低與工作積極性、主動性不強都是影響高校綜合檔案服務工作的因素。

2.2 高校綜合檔案服務工作的內容簡單

目前，低層次的服務水平限制著高校綜合檔案服務工作的發展。被動式服務的背后是檔案服務工作的自身缺陷，主要有:第一，檔案信息內容質量不高，大多是行政性文件，對科研、文化、學歷等檔案資源整合力度不夠;第二，檔案信息開放程度低，高校檔案服務工作僅僅是為學校內部的管理、教學、科研等工作，以及上級政府機關的統計工作服務，社會公眾的信息需求沒有得到重視;第三，檔案信息的開發功能欠缺，高校綜合檔案服務工作主要是對教學檔案、黨政檔案、戶籍檔案等提供管理、查詢等，但對一些科研檔案、歷史文化、人物檔案等缺少宣傳與利用。

2.3 高校綜合檔案服務工作的方式滯后

在信息化、網絡化、數字化的浪潮中，高校綜合檔案服務工作在信息的收集、整理、儲存、運用等方面面臨巨大挑戰。由于資金、技術、人員等因素的限制，一些檔案工作仍采用文件申請、人工查詢等傳統方式，信息資源的效率性、便捷性、公共性并沒有完全體現。而以前紙質檔案的歷史資料還沒有實現網絡錄入，資源的局限也決定了服務利用的局限，這也成為了高校綜合檔案服務工的瓶頸之一［3］。這些檔案不僅耗費了許多精力進行整理、分析、歸類、管理，還可能造成檔案信息資源的閉塞、浪費與缺失。

3 信息開放化背景下高校綜合檔案服務工作創新策略

信息的價值在于利用，在于為社會公眾服務。作為高校工作的重要內容之一的高校綜合檔案服務工作，為促進自身檔案資源的建設與完善，正積極采取有力措施來為社會提供可掌握、可利用的檔案信息。

3.1 促進綜合檔案服務工作理念創新，樹立檔案信息開放意識

信息開放化的本質在于與信息利用者之間建立一種良性互動，力求充分發揮檔案資源的作用，為社會公眾提供資源服務。促進工作理念創新的舉措主要有:一是以社會性、服務性為檔案服務工作的目標。摒棄“重藏輕用”的理念［4］，將開放化作為檔案服務工作的重要原則。堅持高校綜合檔案信息可以并且必須為社會政治、經濟、文化等決策服務，為社會公眾了解環境服務。二是完善檔案信息開放化的制度及政策保障。通過制定檔案開放制度方面的法律，將以人為本的理念滲入檔案服務工作，為高校綜合檔案服務工作改革提供參考。三是增強檔案服務工作者服務意識。培養一批具有開放意識、服務意識、創新意識的高素質人才，促進檔案服務工作技術、資源的開發與利用。

3.2 增進綜合檔案服務工作內容創新，拓展檔案信息資源結構

檔案是否能成為信息資源在于其是否滿足公眾的需求。結構合理、內容豐富的檔案信息是檔案服務工作的產品與依托。為建設可開發、可利用、可選擇的檔案資源庫，一方面要在不危害國家、社會、學校安全的范圍內盡可能擴大資源開放范圍，能滿足學校、教師、學生、社會公眾的不同信息需求。并不斷采集、更新整理各種變化中的檔案資料，保持信息的時效性。另一方面要依托現代技術整合各種形式的檔案資源，通過計算機錄入功能，將資料的收集、查詢等便捷化、全面化、連貫化。通過打造檔案信息管理系統，實現檔案資料的不斷實時補充、修正與完善。此外，要提升檔案信息的質量。不僅僅保障高校綜合檔案的真實性、有效性，還應該開發新的服務項目，如檔案信息的分層與分類、用戶導向的信息調查與整理、個性化信息收集等。

3.3 推進綜合檔案服務工作機制創新，搭建檔案信息服務平臺

雖然要使高校綜合檔案服務工作真正做到開放化、社會化、服務化并成為信息資源的中心，還有很長的路要走，但這將是不可逆轉的趨勢。為打破由于地區、部門、技術等壁壘形成的“信息孤島”［5］，信息時代的顯著標志之一是信息服務平臺的建立。信息開放化的蘊意不僅在于個體信息的對外開放，更在于不同信息網絡的交織與利用。在高校綜合檔案服務工作創新中，可以采取以下措施:⑴推動高校內部各部門檔案服務一體化系統。通過學校信息系統的建設，將教學、管理、科研、學生工作等連接到一個體系內，減少不必要的重復檔案管理工作，提高檔案的公開效率。⑵建設高校間的檔案服務平臺。在高校之間、高校與其他機關間實現信息互通，減少由于地域差異帶來的檔案信息的時間損耗，進一步整合社會資源與提高檔案服務工作的效率與質量。⑶實現綜合檔案服務工作的品牌化。為提升檔案的利用率，強化檔案服務工作的有效性，要將檔案信息平臺通過參觀、培訓、廣告等宣傳形式，提升檔案信息的開放度。

作為信息的窗口，高校綜合檔案服務工作試圖帶領社會公眾走進檔案這個略顯神秘的“圈子”，充分發揮檔案信息資源對個體、學校、組織、社會的效用。在充滿機遇與挑戰的信息開放化進程中，創新成為高校綜合檔案服務工作的利器與進步的動力。以創新為核心來改進高校綜合檔案服務工作的理念、內容、方式等，將是高校未來檔案工作的關鍵環節，也是信息社會化與社會信息化對高校檔案工作的基本要求。

［1］中華人民共和國政府信息公開條例［EB/OL］.中華人民共和國國務院令.第492號.http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/tiaoli.html.

［2］袁繼軍.高等學校檔案館公共服務策略研究［D］.上海交通大學，2012.

［3］王英瑋.知識經濟時代檔案部門的生存與發展策略［M］.中國人民大學出版社，2011.

［4］俞英.淺議高校檔案工作的服務創新［J］.機電兵船檔案，2005，(02):31-32.

［5］楊莉莉.高校檔案館社會化服務研究［D］.上海交通大學，2013.