煙草商業(yè)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制現(xiàn)狀調(diào)查與對策研究

姚貽豐 姚文敏

摘要：文章根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制原理，通過實地調(diào)查湖南煙草4家地市級煙草公司，以資金運行軌跡為主線，理論與實踐相結合，分析了現(xiàn)實的和潛在的風險點，對湖南煙草商業(yè)企業(yè)資金內(nèi)部控制的設計提出了建議，確保貨幣資金安全和完整，對地市級煙草公司資金內(nèi)部控制的設計與風險控制有一定的積極意義。

關鍵詞：煙草企業(yè)；貨幣資金；內(nèi)部控制

中圖分類號：F275?；?；?；?；文獻標識碼：A?；?；?；?；文章編號：1009-2374（2014）18-0158-04

貨幣資金是指公司所擁有或控制的現(xiàn)金、銀行存款和有價證券。煙草行業(yè)是資金密集行業(yè)，資金安全顯得尤為重要。國家煙草專賣局為加強行業(yè)資金管理，規(guī)范各類列支渠道和開支范圍，相繼出臺了一系列的管理辦法和實施措施，如《水源建設項目補貼資金管理辦法》、《煙葉生產(chǎn)投入補貼預算專項規(guī)程》、《煙草打假經(jīng)費開支管理辦法》。各省級公司根據(jù)自身情況，結合行業(yè)自身工作實際，完善資金管理制度，并能將制度融入到經(jīng)營管理當中去。

有效的內(nèi)部控制不僅能使單位的資源合理配置，提高勞動生產(chǎn)率，而且更能防范和發(fā)現(xiàn)單位內(nèi)外部的欺詐行為。多年來，湖南一直高度重視資金運行安全，隨著改革的深入，地市級煙草公司已經(jīng)成為生產(chǎn)經(jīng)營主體，業(yè)務涉及卷煙經(jīng)營、煙葉生產(chǎn)、專賣市場管理及煙葉收購、調(diào)撥，基礎設施建設補貼等各個方面，每年有上萬億的資金在煙草工業(yè)、商業(yè)企業(yè)之間循環(huán)周轉(zhuǎn)。由于貨幣資金流動性強，極易被別有用心者挪用、盜竊或發(fā)生其他舞弊行為，為確保貨幣資金的安全和完整，建立一套覆蓋的全方位、操作方便有效的內(nèi)控制度，防范資金風險，顯得尤為重要。

1湖南地市級煙草公司資金運行現(xiàn)狀

當前公司資金管理的主要內(nèi)容有銀行存款、貨款回籠資金及采購資金。下面從三個方面分析資金管理現(xiàn)狀：

1.1?；銀行存款

2006年取消縣級局法人資格后，縣級銀行賬戶逐步減少，形成了以市級公司為主體的銀行存款集中管理模式，縣級公司銀行賬戶中基本上只保留支付日常費用必要的資金，縣級公司銀行賬戶資金通過市局公司下?lián)?，因此，銀行存款余額管理的重點在市級公司，同時，由于縣級公司涉及銷售貨款歸集及費用支出，對縣級公司貨幣資金管理仍然是貨幣資金管理的重要環(huán)節(jié)。

1.2?；貨款回籠資金

主要包括卷煙貨款、煙葉貨款及煙用物資款。自公司1992年應用營銷系統(tǒng)以來，卷煙營銷方式實現(xiàn)了從零售戶自購到送貨上門的轉(zhuǎn)變，卷煙貨款結算也隨之變化，主要是以電子結算為主，收少量現(xiàn)金相結合的方式。城市及集鎮(zhèn)客戶采用電子結算方式，在訪銷時通過銀行將貨款劃進煙草公司賬戶；只有交通不便、網(wǎng)絡不通的鄉(xiāng)村客戶才采取送貨到戶后，先收取現(xiàn)金的方式，再由送貨員將現(xiàn)金存入煙草公司銀行賬戶，之后送貨員將現(xiàn)金存款單和電子扣款單合并與銷售日報表核對一致后交財務核對?？梢娋頍熦浛畹谋O(jiān)管也由傳統(tǒng)的收現(xiàn)監(jiān)管模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上銀行監(jiān)管及收現(xiàn)金監(jiān)管相結合的模式。煙葉銷貨款由煙草工業(yè)企業(yè)直接匯款到公司賬戶中，風險相對較小。相對于煙葉貨款來說，煙用物資銷售款的管理較為復雜：先由各煙站根據(jù)銷售情況收取貨款，再存入銀行。由于銷售不定期，財務人員難以及時了解貨款回籠情況，因此，煙用物資銷售款管理才是管理的難點和重點。

1.3?；采購資金

主要有“兩煙”購貨款、煙用物資購貨款及資本性支出等購貨款。相對來說，卷煙購貨款，屬同行業(yè)單位之間資金流動，金額大，但風險較?。粺熡梦镔Y及資本性支出資金規(guī)模相對較小，支付次數(shù)不多，主要在有一定規(guī)模企業(yè)間流動，風險也不大。煙葉收購資金目前應用新的“在線支付”模式，由于涉及電子商務，風險控制要在動態(tài)中把握，相關控制措施要隨電子商務的發(fā)展不斷完善與跟進。

2湖南地市級煙草公司資金運營面臨的新風險

業(yè)務模式轉(zhuǎn)變對資金風險管理提出的新要求。隨著網(wǎng)絡和電子商務等新技術逐步應用到煙草經(jīng)營業(yè)務，原本的資金管理模式和方法已發(fā)生變化，企業(yè)資金可能存在著新的風險：

首先，網(wǎng)上銀行的開通應用，在緩解支現(xiàn)的壓力，提高財務報賬效率的同時，資金內(nèi)控不再是全靠傳統(tǒng)的印鑒分開保管，而是要依靠審批環(huán)節(jié)的密碼來實現(xiàn)。密碼和印鑒的保護方式大不相同，不依據(jù)變化了的情況相應調(diào)整內(nèi)控的話，勢必會存在風險。其次，煙葉在線支付也逐步成煙葉收購資金支付的主要模式，傳統(tǒng)的支付方式已弱化。隨著這種方式的出現(xiàn)，要求煙草企業(yè)要從內(nèi)控角度上思考怎樣在新的模式中確保資金的安全。

公司治理變化帶來的資金管理新風險。近年來，隨著湖南煙草行業(yè)結構調(diào)整，人力資源改革的不斷深入，在縣、市資金管理的環(huán)節(jié)發(fā)生了很大的變化。取消縣級法人資格后，地市級煙草公司成為生產(chǎn)經(jīng)營主體，財務管理重心也相應轉(zhuǎn)移到市級公司，縣級公司財務管理逐步弱化，甚至有的縣級公司財務機構取消，只設一個兼出納的報賬員。實際上市本級到縣公司之間存在著時間和空間的距離，內(nèi)控監(jiān)管難以及時到位?？h公司知道經(jīng)濟事項而不知市局報賬審批情況，市局知道報賬審批情況但不知縣局經(jīng)濟事項的真實情況，存在信息不對

稱性。

缺乏風險持續(xù)評估機制面臨的資金管理風險。公司自成立以來，歷經(jīng)多年的發(fā)展，資金收支管理也逐步形成了一套行這有效的內(nèi)控模式，多年的資金安全管理，容易導致管理人員、操作人員在主觀上放松、思想麻痹，認為天天都這樣運行不會存在問題。但往往這種情況最容易被有心人利用，甚至造成不可估量的損失。主要的原因就在于資金管理缺乏風險持續(xù)評估，財務人員沒有清楚地意識到面臨的風險。

3湖南地市級煙草公司貨幣資金內(nèi)部控制基本內(nèi)容與原則

貨幣資金的內(nèi)部控制，一般來說就是單位內(nèi)部為了保證貨幣資金收付的合法、真實，保護其貨幣資金的有效運用和安全完整，在會計崗位分工時建立起來的相互制約、相互監(jiān)督的管理體系。主要包括：（1）職務分離控制；（2）貨幣資金的授權批準控制；（3）貨幣資金定期盤點與核對控制；（4）憑證稽核控制；（5）收支分管、錢賬分管制度等等。

據(jù)此，湖南地市級煙草公司貨幣資金內(nèi)部控制基本要求要做到如下：（1）貨幣資金收支與記賬的崗位分離；（2）貨幣資金收支的經(jīng)辦人員與貨幣資金收支的審核人員分離；（3）支票（現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票）的保管與支取貨幣資金的財務專用章和負責人名章的保管分離。

由于電子商務的逐步深入，湖南煙草除了上述基本原理所述內(nèi)容外，應該特別注意以下幾點：一是要在建立崗位職責時，要根據(jù)業(yè)務模式的轉(zhuǎn)變和電子商務的運用，加入不同用戶的權限分離，防止共用戶名方式，還要加強密碼管理，不能共用密碼或通用密碼。二是嚴控管理授權。不能把高級權限用戶工作委托給低權限用戶，即使同級權限也要注意不相容權限不能交同一人使用。出現(xiàn)臨時代班時，除審核委托崗位和受托崗位是否存在不相容外，還要及時更換用戶密碼。三是在貨幣資金盤點時，要特別注意網(wǎng)上銀行賬戶，不能只注重形式上的賬實相符，要注意真正意義上的賬實真實性。

建立和實施財務內(nèi)控規(guī)范遵循的基本原則是：

（1）合法性原則。煙草公司是國有大中型企業(yè)，內(nèi)部控制應當符合相關法律、法規(guī)的規(guī)定和有關政府監(jiān)管部門的監(jiān)管要求，不能過多強調(diào)自身的特性。

（2）全面性原則。公司上下全員都參與到內(nèi)部控制建設中來，為了避免內(nèi)部控制出現(xiàn)空白和漏洞，內(nèi)部控制在層次上應當涵蓋公司領導班子和全體員工，在流程上應當滲透到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)，在對象上應當覆蓋公司管理活動和各項業(yè)務。

（3）適應性原則。內(nèi)部控制應當隨著公司經(jīng)營業(yè)務的調(diào)整、外部環(huán)境的變化和上級管理要求的提高等不斷改進和完善，合理體現(xiàn)公司業(yè)務范圍、經(jīng)營規(guī)模、風險狀況、業(yè)務特點以及所處具體環(huán)境等方面的要求。

（4）有效性原則。煙草公司全體員工應當有效執(zhí)行和自覺維護內(nèi)部控制。內(nèi)部控制實施過程中存在的問題應當?shù)玫郊皶r處理，并得到及時糾正。確保內(nèi)部控制能夠為煙草企業(yè)內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)提供合理保證。

（5）成本效益原則。效益是企業(yè)永恒的主題，追求利益最大化是企業(yè)的目標。內(nèi)部控制應當合理權衡成本與效益的關系，要力爭以合理的成本實現(xiàn)更為有效的控制，保證內(nèi)部控制的可持續(xù)性。

（6）重要性原則。由于煙草物質(zhì)的多樣性，兩煙區(qū)煙草公司涉及的業(yè)務比較廣泛，內(nèi)部控制應當在兼顧全面的基礎上突出重點，根據(jù)業(yè)務與事項、高風險領域與環(huán)節(jié)進行分類，運用不同的控制措施，確保不存在重大缺陷。

（7）制衡性原則。地市級煙草公司要根據(jù)內(nèi)部控制的基本要求設置機構、崗位和分配權責，確保不同崗位之間、不同部門之間權責分明，并相互制約、相互監(jiān)督。同時紀檢、內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制監(jiān)督部門，應當具有良好的獨立性。

4湖南煙草地市級公司貨幣資金內(nèi)部控制設計

為保證貨幣資金的安全，降低資金使用成本，提高貨幣資金的使用效益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對湖南煙草地市公司的內(nèi)部控制提出如下建議。

4.1?；職責分工與授權批準

財務部要做到收支有預算，支付有監(jiān)管，加強對貨幣資金的日常調(diào)度管理。嚴格按照崗位職責分工，確保辦理貨幣資金業(yè)務的制約和監(jiān)督，不相容崗位相互分離，確保做到：錢賬分管；收付款申請人、批準人、會計記錄、出納、稽核崗位分離；出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。

嚴格設立出納崗位，在銀行賬戶的規(guī)范使用下，大大加強了各個縣級公司的銀行賬戶使用情況，但個別縣級公司采用設立多名出納以掛往來賬的方式“減輕”財務支付負擔，這樣“銀行賬戶管理”既沒起到規(guī)范資金使用，還大大增加了現(xiàn)金的安全管理難度，變相地出現(xiàn)了“賬外賬”、“套現(xiàn)”等情況。因此，應嚴格實施會計崗位制度，取消多出納支付方式。

貨幣資金使用按金額大小、業(yè)務性質(zhì)及責任大小實行分級授權審批制度。財務部對支出的真實性、合法性、合理性、合規(guī)性進行確認審批，業(yè)務部門的負責人及分管領導負責對經(jīng)濟事項發(fā)生的真實性、合法性、合理性進行確認審批。財務部應嚴格執(zhí)行公司的預算、支付標準和分級授權審批制度。

對貨幣資金業(yè)務有批準權的審批人，不得超越審批權限。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，經(jīng)辦人員及財務部均有權拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈嗖块T或上級授權人報告。

辦理貨幣資金業(yè)務必須經(jīng)過支付申請、支付審批、支付審核、辦理支付四個環(huán)節(jié)，具體規(guī)定如下：

（1）支付申請。公司有關部門或個人用款時，由經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫資金支付申請憑證，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內(nèi)容，并附：相關交易或事項發(fā)生的原始單據(jù)。

（2）支付審批。申請審批至少應履行程序為：經(jīng)辦人→經(jīng)辦人所在部門負責人審核→財務部負責人審

核→分管副總經(jīng)理審批→經(jīng)理審批，屬重要事項還要集體審批。

（3）支付審核。分管財務副經(jīng)理為支付審核人，應當對經(jīng)部門負責人審核后的貨幣資金支付申請進行審核。首先應對發(fā)票的真?zhèn)芜M行審核，凡增值稅發(fā)票都要經(jīng)稅務部門認證中心認證，然后審核貨幣資金支付申請是否為預算內(nèi)的支出，其批準范圍、權限、程序是否正確，手續(xù)及相關單證是否齊備、合法合規(guī)，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當?shù)取?/p>

（4）辦理支付。出納人員對付款憑證進行復核，包括付款憑證的所有手續(xù)是否齊備（包括審批手續(xù)）、付款憑證金額與附件金額是否相符、收款單位是否與發(fā)票一致等，復核無誤后按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)，付款后在付款憑證及附件上蓋上“付訖”章，及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

4.2?；現(xiàn)金管理

現(xiàn)金的使用范圍：職工工資、各種工資性津貼、各項獎金、各種勞保福利費用、出差人員隨身攜帶的差旅費、個人勞務報酬、公司零星采購及其他經(jīng)營性零星用現(xiàn)。

在辦理有關現(xiàn)金收付業(yè)務時，必須遵守以下規(guī)定：

所有現(xiàn)金收入款項都應于當日如數(shù)存入銀行，當日送存確有困難時，應報告財務經(jīng)理，采取防范措施，妥善保管，第二天早晨及時存入銀行。

支付現(xiàn)金，可以從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取，不得從公司的現(xiàn)金收入中直接支付（即不準坐支現(xiàn)金）。

從開戶銀行提取現(xiàn)金，應當寫明用途，提取金額在人民幣伍萬元以下（包括人民幣伍萬元）由財務經(jīng)理審批簽字；提取金額在人民幣伍萬元以上由財務總監(jiān)審批簽字。

公司應根據(jù)實際情況確定庫存現(xiàn)金限額，不得超限額保存現(xiàn)金，超限額部分應于當日存入開戶銀行。現(xiàn)金出納必須嚴格遵守有關業(yè)務手續(xù)制度，即收支現(xiàn)金必須有憑有據(jù)，符合財經(jīng)紀律和財務制度規(guī)定；收支現(xiàn)金后，必須在現(xiàn)金收支憑證上加蓋有日期的“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”戳記和出納人員、當事人的簽字或蓋章，以防重復收付。每日終了，應結出庫存現(xiàn)金余額，進行賬實核對不準以白條抵庫，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金余缺應及時列賬，并向上級領導逐級報告，查明原因處理。

4.3?；銀行存款管理

公司收入的一切款項，除國家另有規(guī)定以外，都必須當日送存銀行；公司的一切支出，除規(guī)定可以用現(xiàn)金支付以外，都必須通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬結算。

財務部應當嚴格按照《支付結算辦法》、《銀行賬戶管理辦法》等國家有關規(guī)定，加強對銀行賬戶的管理，嚴格按照規(guī)定開立賬戶，辦理存款、取款和結算。銀行賬戶的開立應當符合公司經(jīng)營管理實際需要，不得隨意開立多個賬戶，禁止未經(jīng)省局批準自行開立銀行賬戶，對不需用、未使用的銀行賬戶要及時做好清理、撤消工作。嚴格遵守銀行結算紀律，不準出租出借銀行賬戶。

出納員負責公司銀行存款的使用和管理。財務部應當指定專人定期核對銀行賬戶，每月至少核對一次，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，并指派對賬人員以外的其他人員進行審核，確定銀行存款賬面余額與銀行對賬單余額是否調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符，應當查明原因，及時

處理。

采購貨款支付由采購部或設備供應部計劃員按合同提出付款申請，經(jīng)部門審核，分管副總經(jīng)理簽字后，交財務部付款。出納員付款時必須復核支付申請是否經(jīng)各級有權簽字的人簽字批準，原始憑證原件是否真實、完整，并應提前做好資金準備。

銀行結算業(yè)務完成后應序時逐筆登記銀行存款日記賬，不準多筆匯總登記，也不準以收支差額記賬。對于銀行賬戶實行網(wǎng)上交易、電子支付等方式辦理貨幣資金支付業(yè)務的，公司應當與承辦銀行簽訂網(wǎng)上銀行操作協(xié)議，明確雙方在資金安全方面的責任與義務、交易范圍等。操作人員應當根據(jù)操作授權和密碼進行規(guī)范操作。使用網(wǎng)上交易、電子支付方式辦理貨幣資金支付業(yè)務，不應因支付方式的改變而隨意簡化、變更支付貨幣資金所必需的授權批準程序。公司應嚴格實行網(wǎng)上交易、電子支付操作人員不相容崗位相互分離控制。

4.4?；票據(jù)和印章管理

票據(jù)系指公司使用的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、各種支票等。各種票據(jù)由財務部統(tǒng)一保管。票據(jù)由財務部統(tǒng)一向稅務部門和有關銀行購買。財務部要按票據(jù)種類設置登記簿。登記簿的封面內(nèi)容為：票據(jù)名稱、每本票據(jù)份數(shù)、總本數(shù)、起訖號。票據(jù)存根屬于公司的原始憑證，應保存15年。財務部對各種支票和付款憑證，必須認真保管，使用時按編號順序登記。支票如有遺失，必須及時向開戶行辦理掛失手續(xù)，報法院登報聲明，并對責任人視情節(jié)及損失額度給予相應處罰。

涵蓋印鑒范圍為：公司在開戶銀行預留的印鑒樣式對應的所有實物（包括網(wǎng)上銀行所使用的專用U盤或密碼器）。印鑒平時必須妥善保管，保證安全，不得由一個人保管支付款項所需的全部印章，原則上由出納和財務經(jīng)理分開保管。印鑒保管人外出必須做好交接授權工作，由財務副經(jīng)理指定人員臨時保管。保管人必須親自在銀行結算憑證等單據(jù)、文件上面加蓋預留銀行印鑒，不允許由其他人代替。

一般情況下，不準攜帶銀行印鑒外出，如確實需要，應事先取得公司財務副經(jīng)理的批準，印鑒保管人方可親自攜帶各自的印鑒外出使用。印鑒保管人應建立財務印鑒使用登記簿，記錄臨時代管和外出使用的情況。

4.5?；監(jiān)督與檢查

公司財務副經(jīng)理負責對公司及子公司的貨幣資金內(nèi)部控制情況進行檢查監(jiān)督。貨幣資金監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

貨幣資金業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在貨幣資金不相容職務混崗的現(xiàn)象。

貨幣資金支付授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查貨幣資金制度的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批行為。

支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業(yè)務的全部印章交由一人保管的現(xiàn)象。

票據(jù)的保管情況。重點檢查票據(jù)的購買、領用、保管手續(xù)是否健全，票據(jù)保管是否存在漏洞。

隨機檢查庫存現(xiàn)金的賬實相符情況。

貨幣資金收入、支出是否取得合理、合法的憑據(jù)。

銀行存款余額對賬單編制情況。

監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的貨幣資金內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應要求糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。

5結語

貨幣資金管理只是企業(yè)內(nèi)部控制的一部分，要確保湖南煙草企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展，避免或降低各種風險，還需要單位治理層、管理層乃至員工共同制定和實施一系列控制方法、措施和程序，綜合管理。健全有效的內(nèi)部控制，能夠為公司各項業(yè)務活動的健康運行及國家有關法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行提供保證，能夠保護公司資產(chǎn)的安全、完整，促進整個單位勞動效率的提高，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。

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作者簡介：姚貽豐（1985—），女，湖南岳陽人，廈門大學學生，研究方向：企業(yè)會計與財務風險管理；姚文敏，岳陽市煙草公司信息系統(tǒng)項目管理師、經(jīng)濟師，高級會計師，研究方向：企業(yè)財務管理。