中小學(xué)檔案管理存在的問題及解決對策

劉秀桂

(山東省萊州市第十三中學(xué),山東萊州 261400)

中小學(xué)檔案管理存在的問題及解決對策

劉秀桂

(山東省萊州市第十三中學(xué),山東萊州 261400)

隨著時代的不斷發(fā)展，社會的新鮮元素也不斷涌現(xiàn)出來，這使得檔案管理工作面臨更大的考驗。但是我國的中小學(xué)檔案管理普遍還處于傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理過程中還存在著一些問題，例如專門負責(zé)管理檔案的工作人員自身的素質(zhì)較低；由于學(xué)校過于看重教育而忽略了檔案管理的重要性；對其管理所投入的資金較低，從而導(dǎo)致了檔案管理的發(fā)展一直停滯不前。所以，本文主要圍繞中小學(xué)檔案管理進行探究，通過對其中存在的問題進行了解，提出一些合理有效的解決策略，從自身著手，通過建立一個健全的檔案管理體系，不斷提升工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)，并加大對檔案管理的投資力度，從而保證檔案的高效管理。

中小學(xué) 檔案管理 問題 對策

1 中小學(xué)校檔案管理存在的問題

1.1 檔案工作職責(zé)不清

在一些中小學(xué)中學(xué)校不太重視檔案的管理,有的學(xué)校并沒有在檔案管理方面專門設(shè)置管理機構(gòu),更不用提專門負責(zé)管理檔案的工作人員了,學(xué)校的檔案并沒有進行專門的整理和歸納。由于學(xué)校對檔案的管理混亂,一些重要的檔案被分散拿走卻沒有進行登記,檔案很容易丟失,一旦丟失就很難進行查找,這些責(zé)任很難做到有人去負責(zé),為學(xué)校造成很大的損失。

1.2 一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄

我國在教育方面仍然采用應(yīng)試教育,學(xué)校和教師都一直認為成績至上,在中小學(xué)中,學(xué)校都十分重視教育任務(wù),對于檔案管理工作一直被學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)忽略,有的學(xué)校都沒有將檔案管理工作納入到學(xué)校的重要議事范圍內(nèi)。對于學(xué)校中一些計劃的制定、項目的考核檢查、工作總結(jié)等活動中很少會涉及到有關(guān)檔案管理的內(nèi)容。由于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人不重視,對于檔案管理所需要的財力、物力以及人力都沒有得到有效的支持,一些學(xué)校在檔案管理過程中沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員,有的甚至沒有設(shè)置專門負責(zé)檔案的人員,檔案資料存放混亂,庫房臟亂。有些比較有價值的信息檔案都存放在個人的手中,導(dǎo)致存放比較分散,為今后的查找和使用帶來了不便。

1.3 檔案工作經(jīng)費不足,管理手段落后

截止到目前為止,各別學(xué)校仍然沒有了解檔案管理的重要性,因此,檔案管理仍然不在學(xué)校預(yù)算的范圍之內(nèi)。每個學(xué)校的教育經(jīng)費都是有限的,一些縣級以及縣級以下的中小學(xué)中還要為學(xué)生和教師建設(shè)校舍、為教學(xué)購買教育器械。為校園繼續(xù)必要的建設(shè)和維護,使得學(xué)校附帶很多的欠款。尤其是一些偏遠的山村,教師的工資發(fā)放都非常困難,對于檔案管理這方面的花銷更是少之又少。學(xué)校不愿意在這方面進行費用的投資,使得在檔案管理的方式仍然處于落后的地位,給現(xiàn)代化教育的發(fā)展帶來了一定的阻礙。

1.4 檔案人員不穩(wěn)定,業(yè)力素質(zhì)偏低

有些學(xué)校在檔案管理中并沒有將工作落到實處,檔案工作人員對于這個工作并沒有做到專心投入。另外由于工作人員會經(jīng)常性的調(diào)動職務(wù),使得工作人員很難對專業(yè)內(nèi)容靈活掌握,經(jīng)常會在檔案管理過程中出現(xiàn)錯誤,管理質(zhì)量較差。

2 新時期加強中小學(xué)校檔案管理工作的對策.

2.1 加強檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),重視檔案法律法規(guī)宣傳,增強全體教職員工的檔案意識

在學(xué)校的管理過程中檔案管理是其中的非常重要的組成部分,為了做好檔案管理工作,首先學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視其重要性。因此,單位的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案的內(nèi)容靈活掌握,經(jīng)常性的對檔案管理工作進行查看、詢問或者是關(guān)心,從行動做起突出對檔案管理的重視度,為其他工作的正常進行奠定基礎(chǔ)。同時,還要將檔案管理工作納入到重要的一些議事日程之中,在學(xué)校的未來管理工作中將檔案管理作為一個重要的管理內(nèi)容,在進行中小學(xué)的檔案管理時要與學(xué)校的教學(xué)任務(wù)同步,共同發(fā)展和進步。除此之外,學(xué)校還可以利用學(xué)習(xí)培訓(xùn)、會議等各種形式對檔案管理進行宣傳,提高人們對于黨和國家相關(guān)規(guī)章制度的理解。同時,在宣傳過程中要將一些典型的實例結(jié)合起來,在了解檔案管理重要性的同時,還可以讓教職員們從思想上認識到檔案管理與我們的生活息息相關(guān)。只有這樣教職人員才能在教學(xué)過程中更加支持檔案管理工作的進行,有助于學(xué)校檔案管理的高效進行。

2.2 健全檔案管理的各項制度建設(shè),保證材料收集完整,促進檔案工作規(guī)范管理

為了保證材料的完整性,首先要構(gòu)建一個以科學(xué)為指導(dǎo)的檔案管理制度,隨著社會的不斷發(fā)展,要對新出現(xiàn)的一些元素進行更新和添加,對檔案管理模式進行不斷的完善,這同時也是規(guī)范檔案管理的重要舉措。因此,每個學(xué)校都要根據(jù)本學(xué)校自身的實際情況,對檔案進行分析,制定出一些合適的、科學(xué)有效的一個檔案管理系統(tǒng)。在這個體系中要重點對檔案管理方面的規(guī)章制度進行制定,對各個辦公室、各處室的檔案進行分類、歸納的管理,在分類管理時,要按照學(xué)校制定的檔案管理規(guī)定嚴格進行,同時對于檔案管理人員還要定期進行檔案知識、相關(guān)規(guī)定等專業(yè)方面的考核,也可將學(xué)校的檔案管理和教學(xué)管理進行同步的考核,這樣不但提高了檔案工作的地位,還能有效對檔案管理人員的工作進行規(guī)范,確保了檔案的完整性。為了構(gòu)建完善的管理體系,將檔案管理規(guī)定以書面文件的形式分發(fā)到每一個部門、教育組及處室等手中,這不但強有力的對檔案的重要性進行了宣傳,還能夠有效樹立人們的檔案意識,在今后的檔案管理過程中使每個人積極配合,有利于工作的順利完成。除此之外,學(xué)校還要在規(guī)章制度中規(guī)定,如果對某一個課題進行研究時,課題組內(nèi)必須有專門的人士對檔案負責(zé),并對檔案及時的集中和上交,對檔案的整理歸納質(zhì)量也作為成員最后考核的一個標準,這樣有利于檔案全面完整的收集,促進檔案管理制度的完善。

2.3 重視檔案的開發(fā)和利用,發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的主要目的是為了給以后的運用提供便利,所以,在檔案管理過程中要提高管理人員的服務(wù)意識,在對檔案資源信息開發(fā)運用時要采用多渠道、多途徑的方式進行,這樣才能夠為學(xué)校在教學(xué)、研究以及教育活動等提供便利。同時,在檔案管理中要充分利用各種編研活動,并對檔案信息資源進行有規(guī)律、深層次的加工和歸納,根據(jù)這些信息編制一些專題匯編,使信息變得多層次、全方面,為使用者提供高效率的檔案。除此之外,學(xué)校可以充分利用人們對于檔案的反饋信息完善檔案管理體制,這樣有利于學(xué)校橫向之間的有效溝通,有利于檔案中的信息得到共享。在對檔案管理的過程中,學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人要重視起其重要性,通過加強檔案管理不但能夠教師的工作帶來便利,還有助于教研活動的順利開展。通過對檔案進行開發(fā)和使用,還能夠在檔案的社會效益上發(fā)揮其積極的作用。

2.4 加強檔案管理人員的培訓(xùn),提高檔案管理人員素質(zhì)

要提高檔案管理的質(zhì)量,管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)的保障,因此,在檔案管理過程中要將管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)放在重點的位置上。在中小學(xué)中,學(xué)校對檔案管理人員的知識培訓(xùn)和與教學(xué)知識同步進行,和普通的教學(xué)任務(wù)一樣,使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以提高。同時,學(xué)校還要時刻創(chuàng)造機會進行學(xué)習(xí),可以為檔案管理人員開展一些外校檔案學(xué)習(xí)交流會或者是搭建一個有關(guān)于檔案的一些活動,調(diào)動這些工作人員的參與積極性。在參與過程中也要對每一個人員的表現(xiàn)進行評價和記錄,最后進行評比,對于表現(xiàn)良好的人員進行鼓勵表揚,并進行一些物質(zhì)鼓勵,對于表現(xiàn)差的要進行一定的處罰,做到獎罰分明。利用多種多樣的活動來提高整體的檔案管理水平。通過對專業(yè)人員進行培訓(xùn),為學(xué)校組建一批專業(yè)技能過強、法律意識過硬、業(yè)務(wù)能力強、富有責(zé)任心的檔案管理隊伍。這些專業(yè)人員不但能夠?qū)τ跈n案管理業(yè)務(wù)游刃有余,還要對于計算機、網(wǎng)絡(luò)的操作熟練精通,真正做到信息共享化的實現(xiàn)。

3 結(jié)語

在中小學(xué)中,提高學(xué)校的檔案管理,構(gòu)建一個完善的校園檔案是至關(guān)重要的,這樣才能夠?qū)W(xué)校進行公證的有效的評估,同時還能夠為瀏覽歷史資料、查找信息等活動時提供便利。因此,中小學(xué)有必要對檔案進行科學(xué)有效的管理。在管理過程中可以通過加強檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),重視檔案法律法規(guī)宣傳,從而增強全體教職員工的檔案意識;通過重視檔案的開發(fā)和利用,來全面發(fā)揮檔案的社會效益;同時還可以健全檔案管理的各項制度建設(shè),保證材料收集完整。除此之外,還要加強檔案管理人員的知識培訓(xùn),提高檔案管理人員素質(zhì),并加大檔案管理經(jīng)費投入,提升檔案室配備,從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

[1]胡秀芹.中小學(xué)檔案管理的實踐與探索——淺談如何做好中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作[J].東方青年·教師,2011(8).

[2]朱艷玲.試論中小學(xué)檔案工作人員在新形勢下應(yīng)具備的素質(zhì).[J]科技致富向?qū)?2014(1).

[3]史芬芳.規(guī)范教學(xué)檔案管理促進中小學(xué)校發(fā)展之我見.[J]讀寫算(教育教學(xué)研究),2013(7).

[4]徐慧玲,趙強,季學(xué)利.中小學(xué)校檔案管理存在的問題及對策.[J]山東檔案,2001(1).

劉秀桂(1967.11-),性別：女,籍貫：山東萊州,學(xué)歷：大學(xué)本科,職稱：檔案館員,研究方向：中小學(xué)檔案管理。