對一篇復函的評改

高慶生

[原文]

關于技校自費生收費標準的復函

市價費函字〔××××〕第11號

市技校招生辦公室：

你辦五月二十三日報告收悉（1） （筆者所加，以下同），根據省物價局、財政廳、勞動廳聯合發出的〔××××〕×價費字第138號文件的規定，考慮到我市的實際情況，經研究決定，函告如下（2）：

一、技校招生報名考務費每人××元，公費包分配學生每人每年收×××元（3）；

二、定向分配自費生（4），二年制（5），每人每年××××元（6）；三年制的每人每年收×××元（7）；市、縣（區）勞動培訓中心（8），兩年制的每人每年收×××元（9）；三年制的每人每年收×××元（10）；從××級新生開始執行（11），老生老辦法（12），新生新辦法（13）。

三、培訓教材、書籍課本按實際收取（14），多退少補（15）。

四、各縣（區）各招生學校（16）、培訓中心一律不得增加集資費、實習費、住宿費等其他任何收費項目（17），也不得提高收費標準（18）。

特此函復（19）！

××××年×月××日

[評改]

函，是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的一種法定公文。按其內容和作用的不同，可分為告知函、商洽函、詢問函和答復函等。上邊這份函屬于答復函，是×市物價局就該市技校招生辦公室提出的學生收費標準問題而制發的答復函。通覽這份《復函》，可以發現存在以下一些問題：

一、標題不規范，文與題不相符

公文標題一般是由發文機關名稱、事由（主要內容）和文種三部分組成，俗稱公文標題三要素，且應做到準確、簡明、齊全。《復函》的標題是：《關于技校自費生收費標準的復函》。而《復函》正文第一項則是“公費包分配學生的收費”（3）問題。文離了題，題沒能準確概括和反映文章的內容。以偏概全是公文標題制作之大忌。

答復函標題，一般包括答復機關的名稱（制發單位的名稱）、事由，而且在制發機關與事由之間加上受文單位的名稱，其后加文種，如《國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》，而《復函》既沒有寫明發文機關名稱，也沒有寫準事由，致使讀者不知道是何單位就何事由發出的《復函》。規范的寫法是《××市物價局關于技校新招自費生收費標準問題給市技校招生辦公室的復函》。這樣就一目了然了。

二、標點符號混亂

（1）處的逗號前講的是一個完整的內容，其后是講的另一個內容，故此處的逗號應改成句號（。）。（3）處的分號顯然是從“復函如下”：“一、……；二、……。三、……。四、……。”四項并列關系的條文出發而用的。《復函》（13）、（15）兩處又都用了句號，這就割斷了前后條文的聯系和四項條文的并列關系。為了保持在同一篇文章中標點符號的完整統一， （3）處的分號就沒有存在的必要了，即應改成句號（。）；若考慮到四項條文的并列關系，也可將（13）、（15）兩處的句號改成分號（；），但從其全文來看，和《復函》第“二”項內容中多處用了分號的實際情況，還是將（3）處的分號改成句號（。）好。

從第“二”項條文內容整體出發，應將（4）處的逗號改成冒號（：），并在其后加序碼號“一”；將（7）處的分號改為句號（。），并在其后加序碼號“（二）”。

分號主要是用來隔開并列的分句。從上下文關系和內容來看，（7）、（10）兩處的分號應改成句號（。）。至此，《復函》第“二”可改成：“二、定向分配自費生：（一）技校，二年制的每人每年收××費××××元；三年制的每人每年收××費×××元。（二）市、縣（區）培訓中心，二年制的每人每年收××費×××元；三年制的每人每年收××費×××元。”修改后的“定向分配自費生”統領并列的兩種學校“一”和“二”中的四個不同的自費生收費標準。層次清楚，內容明確，便于操作和執行。

感嘆號是用來抒發某種強烈感情的。“特此函復”，并不具有抒發強烈感情的色彩，故應去掉（19）處的感嘆號。況且公文體文章結尾用語之后，一般不用標點符號，這是規律。

公文，特別是法定公文，一般不能用省略號（……）、感嘆號（！）和問號（？），這也是規律。

三、語句啰嗦重復

（12）、（13）“老生老辦法，新生新辦法”寫進《復函》沒有什么實質意義，倒啰嗦重復。因為前邊已經明確：“新的”收費標準“從××級新生開始執行”。既然（14）“按實際收取”，（11）何必還要寫上“多退少補”？為使表達周嚴，第“三”項可改成“……對已多收部分，務必在收到《復函》后十日內退給同學”。

“培訓教材、書籍課本……”中的“書籍”是“書”的總稱，“教材”也是“書”，“課本”還是“書”，沒有連用的必要。

（17）“一律不得增加集資費……住宿費等其他任何收費項目”中的“等”字為助詞，用在兩個或兩個以上并列詞或詞組之后，表示列舉未盡之意；“其他”，是指示代詞，表示一定范圍以外的人或事物；“任何”，形容詞，表示不論什么的意思。這三個詞，在這里都有上述列舉項目以外，或不論什么新增加項目之意，也沒有連用的必要，用一個“等”字簡潔明了，連用了倒啰嗦。

四、事項表述不清

標題沒有全面準確概括和反映《復函》的內容。《復函》的中心內容和行文目的是明確“學生的收費標準問題”，雖正文四項內容都是講的“收費”問題，但在六項具體的收費項目中，只有一項明確為“報名考務費每人××元”，其他五項只有收費金額，至于收的是什么費都只字未提。試想，當交費的學生提出這是交的什么費時，技校會不知該以何言答對，而將（6）、（7）、（10）處的“……每人每年×××元”改為“……每人每年收××費×××元”，就明確具體了。

（12）、（13）“老生老辦法，新生新辦法”；（14）“按實際收取”，（11）“開始執行”……什么“老辦法”？“什么實際”？“執行什么”？所指不明，事項表述不清，言止意未盡。

“辦法”，是人們為解決問題而提出來的方法措施，有著很強的針對性和時間性，當問題解決之后，它也就失去了現行行文效用而進檔案領域，況且老辦法也不只一個。這就給執行《復函》的意見帶來了麻煩。應在（10）的下邊一行空兩個格寫： “上述收費標準，從××級新生開始執行；老生仍按〔××××〕第×號文的規定收費”。明確了新生收費時間，重申了老生的收費規定。將（14）中的“收取”改成“收費”，把“按實際”改成“按標注定價”。即：“自編培訓教材按成本價，課本按實際標注價收費。已經多收部分，務必在收到《復函》后十日內退還給同學們”。

（5）“二年制，每人每年……”中“制”的后邊少了個結構助詞“的”，造成了語法不通，表意不明。這里的“的”字結構，系代替上文所說的人或物，即上文的“定向分配自費生”。所以省去“的”是語法和意義上的錯誤，應糾正為：“二年制的……”。

《復函》主送單位是：“市……”，第“二”項中是：“市、縣（區）……”，可第“四”項中卻是：“縣（區）各招生學校……一律不得增加……收費項目，也不得提高收費標準。”人們不禁要問：“市”各招生學校就可以“增加收費項目，提高收費標準”嗎？為什么會產生這樣的歧義和疑問？行文不周嚴，事項表述不清。公文是據以辦事的依據，事項表述不清就削弱了行文作用和意義，甚至還會給工作帶來不必要的損失。

五、關于公函的結尾用語

復函，即回答對方來函、商洽、詢問和答復問題以及向有關主管部門請求批準的一種公文。其結尾用語有： “特此函告”、“此復”、“專此函達”、“函復”等。公函結尾用語之后應該注意的是：一是不用標點符號；二是公函不像一般便函和一般書信可以用祝頌語。

《教材》第177頁對《復函》評析說： “這份復函內容具體，一目了然，真正做到了言止意達，是寫得很成功的。……用語簡練，莊重。是我們今后寫作必須注意學習的。”不根據公文基本理論、有關規定和有關知識所進行的“文例”分析、范文的評價是不負責任的，也是一種誤導，實不可取。

（摘自《應用寫作》）