現代企業的合同管理探討

杜玉蘭

(東華工程科技股份有限公司,安徽合肥 230024）

現代企業的合同管理探討

杜玉蘭

(東華工程科技股份有限公司,安徽合肥 230024）

現代企業管理工作中最重要的環節就是企業合同的管理,企業合同是企業獲得合法權益的有效保障,是解決民事糾紛最有利的依據,也直接關系到企業的發展狀況,所以企業一定要進行科學合理的合同管理。該文章通過分析現代企業合同管理的必要性和現狀,探討了現代企業合同管理的措施。

現代企業 合同管理 探討

合同其實就是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議,依法成立,受到法律的保護。合同作為一種民事法律行為,是當事人協商一致的產物,是兩個以上的意思表示相一致的協議,只有當事人的意思合法,合同才具有法律效力,依法成立的合同從成立之日起就開始生效,具有一定的法律約束力。

1 現代企業合同管理的必要性分析

1.1 有利于走向國際

企業對外交往的主要法律形式就是企業合同,依法訂立的企業合同對企業的生產經營活動能起到指導作用,合同履行的結果直接關系到企業的名譽,所以合同管理已經成為現代企業管理中不可缺少的內容。我國加入世界貿易組織之后,很多企業都開始走國際化路線,企業合作的對象越來越廣泛,簽訂合同時,合同的內容、條款會隨著合作對象的不同而發生變化,因此傳統的國內合同已經不適應國際化的需要,為了減小國際間的合同糾紛和貿易摩擦,必須要進行企業合同管理,這樣才有利于企業的國際化。

1.2 企業合同本身的重要性決定的

隨著我國社會主義市場經濟體制的改革、發展和完善,企業作為經濟活動的主體,在市場經濟下承擔的風險越來越大,稍有可能導致破產,因此經營者的經營行為就顯得特別重要。一般企業合法的生產經營活動,都是通過簽訂和履行合同來實現的,雙方當事人只有簽訂了合同之后才能按照合同規定實現物流和資金的運轉,完成企業的生產經營活動,從而獲取一定的收益,促進企業的發展。所以說,合同是企業從事合法民事行為的書面憑證,是企業進行經營管理工作的基礎,有利于維護企業的合法權益,所以企業一定要做好合同管理工作。[1]

1.3 符合現代企業制度運行的客觀需要

企業對外交往的主要法律形式就是企業合同管理,做好企業合同管理工作能對企業的生產經營活動產生指導作用,企業合同的履行結果直接關系到企業的名譽,所以企業合同管理已經成為現代企管理工作中不可缺少的內容。特別是在現代企業制度下,企業在發展過程中必須要遵循自負盈虧的原則,這就要求企業一定要適應市場的發展,這樣才能保證不被市場淘汰。所以企業在市場的壓力下開始轉變自身的生產經營方式,開始通過合同來滿足自身生產經營活動的需要,現代企業合同管理也就顯得特別重要。

1.4 有利于提高企業的經濟效益

在激烈的市場環境中,企業要想獲得更高的經濟效益必須要進行企業合同管理,提高企業的合同履約率,這樣才能保證企業的信譽。企業通過合同管理,可以降低生產成本,加快自檢周轉的速度,減少期間費用的支出,從而獲得經濟收益。

1.5 有利于減少企業生產經營過程中的風險

在社會主義市場經濟條件下,企業之間講的是公平、公開、公正的市場競爭,所以企業想要獲得發展必須要遵守市場規則,而《中華人民共和國合同法》則是市場規則最基本的體現,所以合同是企業之間商品交換最有效的法律形式。企業通過加強合同管理可以從法律的角度對企業未來的生產經營活動做出預測和約束,提出避免風險的意見和建議,提高企業應對未知風險的能力。另外還可以促進企業自覺的遵守合同的相關內容,履行自己的義務,減少企業之間的經濟糾紛。

2 現代企業合同管理的現狀分析

2.1 沒有完善的合同管理監督機制

企業進行合同管理的目的不僅僅是為了獲得經濟效益,更是為了對企業自身進行監督,保證企業能及時的履行合同中規定的義務。但是目前合同管理在實際執行的過程中卻遇到了很多的問題,不僅不能進行自我監督和管理,也不能對合同的另一方當事人進行監督和管理。有的企業雖然采取了一定的措施進行自我監督和管理,但都是一些表面性的工作,沒有任何實質性的進展。再加上企業領導對合同管理的意識淺薄,因此還沒有建立完善的合同管理監督機制,不能有效的保證合同管理工作的開展和落實。

2.2 合同管理工作效率低下

有的企業已經成了的合同管理監督部門,但是又很多企業的監督部門都是為了應付上級的檢查,由別的部門兼職的,缺乏相對獨立性。很多合同管理者因為沒有嚴格的監督管理制度對其行為進行制約,便防松警惕,在工作過程中態度散漫,嚴重影響了現代企業合同管理的工作效率。

2.3 企業的信用管理體現尚不完善

現在大多數企業當中的高級管理者和財務會計管理者的信用意識薄弱,不能正確的理解現代企業管理者應具備的信用管理知識的內涵,出現了很多授信不當的現象。雖然有的企業的高級管理著已經認識到了企業信用的重要性,但是在具體管理的過程中卻不能抓住重點,缺乏對合同的風險防范意識,當合同出現問題時,維權的手段過于單一。有的企業雖然提高了對合同風險的防范意識,并采取了具體的措施,例如利用現行的法律武器進行擔保,但是措施在具體實施的過程中卻不能得到令人滿意的結果。因為企業的信用管理體制還有待完善,所以很多企業在發展的過程中,信用等級逐漸降低,直至完全破產。[2]

2.4 合同管理不能與時代發展相適應

隨著網絡經濟的發展和普及,很多企業越來越信賴網絡,材料采購和產品銷售基本上都是在網上進行的,這種網絡經濟無法詳細的了解對方當事人的資信狀況和履約能力,因此企業需要進行現代化的合同管理模式,這樣才能避免對方當事人資信狀況差或履約能力低帶來的風險。但是目前,仍然有很多企業采用傳統的合同管理模式,不僅降低了合同管理的效率,還降低了企業的獲利能力。這種傳統的合同管理模式,降低了企業的競爭力,無法適應時代發展的需要。

3 現代企業合同管理措施

合同對企業來說,既是企業進行生產經營活動,獲得經濟效益的保證,又是引起企業民事糾紛的根源,所以企業在發展中最主要的風險就是合同風險。現代合同管理從審批開始,整個過程都存在著風險,所以企業應該建立一套有效的合同管理的風險防范機制,這樣才能保證企業合同管理工作的執行。

3.1 建立獨立的合同管理部門

由于合同自身的特點的重要性,決定了企業合同與企業內部其它部門的工作的不同,并且已經超過了企業自身發展的界限,涉及到了大量的法律問題,成為約束企業行為規范的重要力量。所以企業應該成了一個專門的法律團隊,對合同簽訂過程中涉及到的法律問題進行詳細的討論和研究,嚴格審核合同的簽訂過程和履約過程。企業還要根據《企業法律顧問管理辦法》,明確規定企業法律顧問的職責,也可以按照規定賦予他們企業合同管理的任務,以減小企業合同因為法律問題帶來的風險。

3.2 完善企業合同管理的相關制度

完善的規章制度是企業進行管理工作的基礎,只有管理制度健全了,企業合同管理才能起到顯著的效果。對現代企業來講,合同管理在執行的過程中應該要注意從軟、硬兩方面入手。軟是指企業在合同管理的過程中應該以人為本,因為人才是整個管理活動的操作者和執行者,所以在進行合同管理的時候一定要考慮到企業職工的實際需要,只有在滿足職工需要的基礎上進行企業合同的管理,才能收到更加顯著的效果。在硬的方面,就要求企業制定嚴格的合同管理制度,嚴格按照制度規定的內容進行管理,確保企業規章制度的落實,對文范規章制度的情況作出明確的規定,只要有人違反的企業的規章制度就要作出嚴肅的處理,只有在這種軟硬兼施的情況下現代企業的合同管理才能收到預期的效果。[3]

3.3 對合同管理人員進行培訓,提高合同管理人員的整體素質

企業合同管理工作必須要有獨立的部門、專門的管理人員來完成,企業應該認識到,人才是企業最重要的資源,缺乏相應的人才,企業的任何先進技術和管理也都只是表面工作,不會有太多實質性的進展。所以企業應該有一個詳細的培訓計劃,不斷加強合同管理人員的培養和培訓,通過實際的培訓能增強他們的專業技能。一方面企業應該增強合同管理人員的理論知識培訓,只有這樣才能增強合同管理人員對理論知識的理解和掌握。另一方面,應該加強合同管理人員對合同管理重要性的認識,給合同管理人員提供更多的調查合作企業特點的機會,詳細掌握合同雙方當事人的的資信狀況、履約能力等等。于此同時還要不斷引進新的管理技術,加強新的管理技術的培訓。[4]

3.4 完成合同管理的信息化建設

信息化管理是當今社會的發展趨勢,合同管理成果關系到企業的長遠發展,因此必須要實現合同管理的信息化。企業應該加大信息系統的資金投入力度,完善信息管理系統,逐步實現現代企業合同管理信息化。企業實現合同管理信息化不僅能提高企業合同管理的效率,減少企業的合同管理成本,還能減少工作人員的任務量,環節工作人員的壓力,在很大程度上增加了企業合同管理的安全性。

4 結語

綜上所述,合同管理在現代企業管理工作中占據著非常重要的位置,對現代企業的發展起著重要的促進作用,所以企業應該加強對合同管理重要性的認識,建立健全與合同管理相關的運行機制,根據實際需要配置專門的管理人才,這樣才能保證企業合同管理的切實執行,提高現代企業合同管理的效率,促進現代企業的長遠發展。

[1]張志偉,王洪元.加強合同管理 促進企業更好發展[J].中國科技信息,2011,11(12)：11-13.

[2]譚亞明.企業合同管理中的常見問題與對策[J].江漢石油職工大學學報,2010,10(10)：22-23.

[3]祁雯.現代企業如何加強合同管理問題研究[J].現代經濟信息,2012,12(06)：12-13.

[4]張晶.淺論現代企業中的合同管理[J].科技信息(科學教研),2012,12(10)：88-89.