強化軍隊醫院營房檔案管理充分發揮檔案保障作用

國家有國家的檔案，軍隊有軍隊的檔案，單位有單位的檔案，我們每個人也都有自己的檔案。在實際工作中，有些同志對檔案的了解不夠深切，對檔案的真正含義、檔案在工作中能夠發揮的重要作用缺乏足夠的認識，很多同志都有過因檔案不符合要求或缺失給工作或個人帶來不便的經歷。當前，海軍總醫院正迎來歷史性跨越式發展時期，醫院營區規劃建設規模空前，必須注重檔案的收集與管理，不僅使大家和后人了解營房工作的精彩，更為今后的保障充分發揮作用。下面淺析檔案編制管理控制要點。

一、營房檔案的作用

軍隊營房檔案和日常工作是相輔相成的，如果說工作是戰斗的一線的話，檔案就是穩固的后方陣地。日常工作是動態的，不斷發展變化的，檔案是靜態的，是對工作的總結。檔案管理是工作管理的重要組成部分，科學的檔案收集方式和內容設置可以提高工作效率，提升工作成效，使工作更加合理化。因此，通過完善檔案資料，加強檔案管理，制定完善的檔案收集、管理制度，可以規范和引導各科室全面建設更加科學化、標準化、正規化，全面提升科室建設水平。

二、營房檔案管理現狀

營房檔案管理不僅為醫院的改革發展起到了重要作用，更為醫院正規化、科學化建設起到了保障作用。隨著社會的發展和軍隊工程建設的強化，我院在檔案管理上存有不足。

一是檔案不全，檔案缺失。我院建院于1953年，由于文革等歷史原因，院區地下管線無詳細檔案，建設于各個年代均有，在三期工程施工中經常挖出仍在使用但不知哪里使用的管線，給施工和日常維護保養帶來很大不便。部分檔案缺失，如門診樓缺乏前期資料，一些老建筑，如10號樓根本就沒有圖紙記錄，維修、改擴建等都沒有資料，工作難度很大，牽扯了機關日常工作的大量精力。

二是不重視檔案保存。此次醫院等級評審時暴露出班組日常檔案不注意歸檔的問題，特別是污水站、三氣機房等一些設備維護保養記錄沒有被保存下來，很多都是后補內容，而且資料保存不好，有些損壞嚴重。近年來，醫院基礎設施投入加大，一方面營房科管理中央空調機組、鍋爐機組、三氣機房、配電設備、供電供水等多項重要設備，這些設備大大提高了醫院基礎設施水平，另一方面，設備檔案記錄還不夠完整，造成各班組無法科學掌握設備運行規律，對設備情況多停留在老員工感觀感覺和經驗回憶上，一旦社會化單位變更或隨著老員工的退出工作崗位，設備維保必然存在諸多不便。

三是對檔案的認識和理解程度不夠。對于營房科來講，我們認為的檔案一般是指產權證、營地實力、圖紙、招投標資料等內容，實際上，凡是對開展階段性工作有利的都應該視為檔案，科室呈批件、各種合同、一些有參考價值的臨床科室申請、各種廠商資料、技術參數等，都應該視為檔案，只不過是有長期檔案和短期檔案的區別。還要注重日常維修材料采購單、維修申請單、庫房領料單等等的管控，有利于掌握物資消耗情況，發現規律和問題，實現精細化管理。工程上的各種洽商單、認價單等等也應視作檔案，留存備查，既有利于工程審計，又便于日后參考。當前，因工作較多繁雜，一些本應歸檔的資料沒有歸檔，給日后工作帶來不便。

四是檔案室管理不夠正規。營房科檔案室空間利用率低，檔案存放不合理，一些圖紙無處可放，檔案安全存在隱患，特別是隨著醫院營區規劃建設的全面展開，一些即將收錄入室的檔案存放和管理帶來了新的問題，檔案室亟待進行重新規劃充實。

鑒于上述情況，計劃通過硬件和軟件兩個方案建立健全檔案的收錄各個節點，指定專門人員負責對全科檔案資料收集整理，通過在合理的工作階段介入，全過程收集整理檔案，促進科室工作流程的規范，便于掌握工作完成情況。設計方便快捷的檢索手段，提高檔案利用率，從而促進工作效率的提高，充分發揮檔案的參考價值，降低日常工作人力、物力和財力的投入，使營房保障更加正規化、科學化、標準化。

三、檔案管理實施要點

一是組織檔案徹底清查摸底。清查范圍涵蓋營房保障全范圍，特別是對當前沒有歸檔的大型設備檔案進行補充和完善，對建設年代較早的、沒有資料的老舊建筑、地下管網進行徹底篩查，登記造冊。補充老舊建筑的電子檔案及影像檔案，將這些記載著醫院歷史發展的資料永久留存。補充完善當前檔案不全的衛生防疫隊和白盆窯康復中心營區檔案，為首長對醫院發展的決策提供材料支撐。

二是以醫院標準化建設年為契機，建立健全檔案管理規章制度、收錄內容、各項記錄等標準化文件和文本，特別是制定動態檔案如維修、設備維保、改擴建等資料的管理標準，確保檔案的完整、準確、可靠。實施過程中，借鑒地方單位經驗，參照ISO9000族的相關條款規范檔案收錄管理全過程。

三是實行檔案分級管理，采取檔案室統一管理與各班組分別管理相結合的管理方式。第一級設在檔案室，主要收錄各種歷史性檔案，如圖紙、產權登記、合同等。第二級管理主要由各班組自行負責，負責對本班組保障范圍內的設備臺帳、維保記錄等動態資料進行保管。

四是明確責任分工。檔案管理由科屬檔案室負總責，設管理員一名，負責檔案的日常管理和檔案收錄與發放。管理人員一要負責全科標準化文本的制作與下發，并指導社會化保障單位和班組規范填寫與保管。二要負責全科各部門的信息溝通與聯絡，定期檢查檔案整理與收錄情況，每季度出一份營房科檔案管理情況簡報。

五是加大檔案室建設投入。通過提升營房檔案室的硬件條件，為做好檔案管理提供物質支撐。當前營房科檔案室位于門診樓，空間有限，資料繁多，以普通文件柜充當檔案柜，檔案放置混亂，基本上還是哪里有地方就放在哪里，還沒有實現分區、分類管理。久而久之，造成一些檔案資料缺失。下一步，計劃淘汰現在使用的文件柜，改為專門定做檔案柜，分區管理，改變現在使用普通文件盒保存檔案的狀況，借鑒專業檔案管理辦法，規范檔案室硬件建設。

六是配備專用檔案用品。我科當前檔案記錄工具相對較為完善。下一步隨著檔案收錄內容向著影像資料、聲音資料等數字化載體擴展，進一步配齊錄音筆、刻錄機等輔助工具，以記錄歷史為目標，切實豐富檔案資料。

七是加強編研工作，組織專人負責編寫醫院基礎設施演變、營房科歷史沿革介紹、大事記、成員、年度工作等等，輔助年度工作呈批件等，做到年年有記錄，大事有記載，更加全面的記錄醫院發展變化。

八是提高檔案信息化水平。開發適合的工具，盡可能將檔案制成電子版，提高檔案管理質量和保存性。同時，引進或研發便于檢索的工具，提高檔案利用效率，降低檔案管理人員工作強度，使檔案更好的為工作服務。

結語：檔案管理，功在當代，利在千秋。通過檔案室規范化管理，促進科室管理水平的提高，全面提升醫院營房保障能力。為保障過程中的決策科學化、合理化提供依據。特別是在醫院工程建設過程中，可以使前期論證更加充分，降低后續不可預知的因素影響。解決醫院營房干部更新快、社會化保障單位流動性強，給檔案收集管理帶來的難題，為醫院全面持續可協調發展提供堅實保障。