解密人事檔案

鄭智維

日前，國家發改委表態：檔案（人事檔案）管理費最晚于2016年取消。由于沒有具體規定，檔案管理費的收取標準、使用方向等一直飽受各方質疑。隨著新規的實施，這一問題將得到根本解決。

始于20世紀50年代的人事檔案制度，隨著我國由計劃經濟轉向市場經濟，多數“組織人”轉變為“流動人”，“棄檔”“人檔分離”現象越來越普遍，這是否意味著，曾經重要的檔案變得不再重要？

管理費亂象

“本地存檔費120元，服務費一年500元。”廣源永盛人事代理連鎖服務機構顧問告訴《民生周刊》記者，其中服務費歸代理機構，存檔費則是交給政府人才服務中心。

《民生周刊》記者調查發現，檔案管理費各地收取標準各不相同，隨意性較強。一份檔案的年管理費，有的地方免費，有的地方最多收取數百元，而一些檔案托管機構，價格則更高。

有媒體估算，北京每年產生的存檔費逾億元。該估算是根據北京市人力資源和社會保障局提供的數據。截至2014年6月底，北京市、區縣存檔機構共管理檔案170萬份，存檔費于2013年1月起由240元下調至120元。

由于數額較大，使用、支出的具體細目又很少公開，檔案保管費一直飽受各方質疑。那么，檔案管理費收取的根據和標準是什么呢？

根據中共中央組織部、人社部1996年印發的《流動人員人事檔案管理暫行規定》，人才流動服務機構管理流動人員人事檔案，應本著“服務為主，適當收費”的原則，按照有關規定收取服務費，但不得以贏利為目的。

中國人民大學教授、《檔案學通訊》總編輯胡鴻杰告訴《民生周刊》記者，從本質上說，人事檔案是人事管理制度，“所有權”和“使用權”分離，不能由本人來管理。“人事檔案的歸屬權屬于組織，而不是個人。”

即便同一個單位的員工，檔案的存放和管理也可能不同。“我們單位科級以下人員，檔案存在本單位人事部門，科級及以上，則存在上級組織部。”在政府部門工作的郭文賢說，還有一些檔案存在人才服務中心，這個是要收費的。

隨著“棄檔”現象增多，有人擔心因為不繳管理費，檔案會被銷毀。對此，一名縣級人才服務中心負責人告訴《民生周刊》記者：“我們主要是為大學畢業生服務，不收取檔案管理費。盡可放心存在這里，就算不來取，也不會銷毀或丟棄。”

曾經很重要

少則數張薄紙，多則滿滿數包，人事檔案記錄著人的一生經歷。“檔案厚，說明人生經歷豐富，薄則說明經歷比較簡單。”人民日報社人事局原副局長魯進康說。

而新中國的人事檔案制度顯然也是厚重的。作為一項常規性的公共政策工具，這一制度對信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了重要的制度性貢獻。

建國初期，伴隨著1956年第一次全國干部工作座談會召開及《干部檔案管理工作暫行規定》的誕生，干部檔案管理工作進入黃金建設時期，工人檔案和學生檔案隨之建立。

上世紀80年代和90年代初期，在第二、第三次全國干部檔案工作座談會的推動下，人事檔案制度進入到有章可循、有法可依的階段。在這10年間，學歷和專業培訓材料、任免、工資待遇材料，出國工作、考察、學習材料等內容，都被寫進人事檔案。

那個年代，檔案重要性十分明顯。曾有人因為探親假延遲了兩天，檔案里被記為“無組織，無紀律”；有人因未婚先育，被記為“嚴重的作風問題”……這些都是業內人士曾見過的案例。“如今回頭看感覺有些荒誕，但在當時確實影響到當事人的工作轉調”。

當時，社會上一些人對檔案的理解有些偏差。胡鴻杰向記者講述了這樣一個小故事：1978年，他考上中國人民大學的檔案學專業。一位叔叔便對他說：“檔案學這個專業好。等你管檔案的時候，你可以給咱們縣委書記打個電話，說他的檔案有幾年不太清楚。沉默兩分鐘后對他說你家里缺米了。”

其實，胡鴻杰所讀的檔案學與這位叔叔提及的人事檔案并不是一回事。他說，檔案學中的“檔案”，一般是指社會組織中的文書、科技等門類的檔案資料，而非人事檔案。人事檔案屬于人事組織部門的“轄區”。

隨著市場經濟大潮席卷中國，適用于計劃經濟體制下的中國人事檔案制度，逐步變成掣肘。1991年3月，中組部對流動人員的檔案管理做出了相應的規定：通過勞動部門就業的干部，其檔案歸勞動部門保管，或轉人事部門所屬的人才流動服務中心保管。

隨之，流動人員的人事檔案概念誕生。范圍擴大至辭職或被辭退的機關工作人員、待業的大中專畢業生、自費出國留學人員、非國有企業聘用的專業技術人員等。

“棄檔”以后

然而，由于疏于存放，人檔分離，近些年“棄檔”情況越來越普遍。

不久前，武漢市人才服務中心公布了該市流動人員檔案調查數據：全市現有流動人員人事檔案近54萬份，其中“死檔”高達17萬余份，近三成的檔案長期無人認領。

這并非是武漢一市的情況。據了解，從2007年11月起，北京市人才檔案公共管理服務中心對失去聯系超過5年的流動人員人事檔案名單進行公示。每月一期，截至發稿時，已經公布了79期。從公布名單的數量看，棄檔情況確實大量存在。

“人事檔案管理制度變革，終究沒有跟上經濟環境變化。”胡鴻杰說，在今天的企業招聘中，人事檔案確實不再像過去那樣重要了。“檔案被簡歷取代。”

“但是，如果檔案丟失，補辦就難了，所以最好還是費點心保存好。”談及對當下“棄檔”現象的看法，郭文賢說，不需要時它，它一文不值；需要時它，它比什么都重要。

胡鴻杰同樣指出，人事檔案是中國人事管理制度的一項重要內容，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密相關。

另外，參加公務人員招聘考試，需檔案確定身份；辦理個人退休手續時，要查看檔案記錄；是專業職稱晉升的參考依據；出國政審和公證時，需要查閱個人檔案；辦理工作調動時，需要個人檔案……

針對目前因信息資源的開發利用能力較低，流動人員、企業職工的檔案管理薄弱，“棄檔”現象日益嚴重等問題，有專家指出，未來人事檔案管理制度需要變革。電子檔案代替紙質檔案，可能是一種趨勢。