淺析提升高校一線行政人員專業(yè)化的重要性和實(shí)施途徑

王文忠

（中央財(cái)經(jīng)大學(xué) 中國金融發(fā)展研究院，北京 100081）

淺析提升高校一線行政人員專業(yè)化的重要性和實(shí)施途徑

王文忠

（中央財(cái)經(jīng)大學(xué) 中國金融發(fā)展研究院，北京 100081）

高校一線行政工作具有繁雜性、瑣碎性、突發(fā)性等特點(diǎn)，因而要求高校一線行政人員應(yīng)有專業(yè)知識，熟練的技能來處理和應(yīng)對高校行政工作，確保高校的日常行政工作能得到順利進(jìn)行。本文就提升高校一線行政人員專業(yè)化的角度，來探討提升行政人員專業(yè)化的途徑。

高校；一線行政人員；專業(yè)化；實(shí)施途徑

高校一線行政管理是對高校日常教育行政事務(wù)的管理，是連接高校各職能部門，院領(lǐng)導(dǎo)班子、校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及學(xué)生家長的溝通橋梁，是信息的傳遞橋梁，是高校實(shí)施教育、科研的前提條件，是貫徹黨的教育方針、實(shí)施依法治校的必要保障。它在高校行政管理體系中處于組織、保障和服務(wù)的基礎(chǔ)地位，其目的在于確保高校日常行政管理、學(xué)生教育、教學(xué)科研等各項(xiàng)工作得到正常運(yùn)行，順利實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)。所以我們需要高度重視高校一線行政管理工作，努力提高管理效率和服務(wù)效果。筆者結(jié)合自己所學(xué)的教育行政管理專業(yè)，不斷嘗試把教育行政管理的先進(jìn)理念融入到工作崗位中。

一、高校一線行政工作的特點(diǎn)及行政人員的角色

高校行政工作的主要服務(wù)對象是具有深厚學(xué)術(shù)背景、素養(yǎng)較高的教師隊(duì)伍和正在接受新知識、新思想傳播的優(yōu)秀學(xué)生。總體來說，高校一線行政管理工作程序性強(qiáng)，且日常行政工作充斥著大量煩瑣的事情。具體事務(wù)往往千頭萬緒，要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，對人的耐性與細(xì)心是一個(gè)很大考驗(yàn)。筆者所在的學(xué)院辦公室是高校按照專業(yè)性質(zhì)設(shè)置的一線行政工作基層單位，是院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策參謀助理，肩負(fù)著確保日常行政、教學(xué)、科研等工作正常開展的重要任務(wù)。從筆者具體的工作實(shí)踐來看，學(xué)院辦公室一線行政工作繁雜，具有瑣碎性、突發(fā)性和多樣性的特點(diǎn)，面對的職能部門眾多，這不僅需要辦公室一線行政人員不僅要從各方面提高自身的素質(zhì)和能力，還要加強(qiáng)自身的協(xié)調(diào)溝通和分析處理能力，不斷了解和學(xué)習(xí)突發(fā)事件的應(yīng)對與處理方法，以確保各項(xiàng)事務(wù)都能有序地進(jìn)行，并提高工作效率。高校一線行政工作從性質(zhì)上講是一種腦力與體力兼?zhèn)洹⒔逃芾砼c服務(wù)相結(jié)合的綜合性、奉獻(xiàn)性的復(fù)雜勞動，工作內(nèi)容涉及日常教育行政管理、教學(xué)科研、教師和學(xué)生工作的方方面面。高校一線行政人員在各種行政工作中扮演著不同的協(xié)調(diào)、溝通的重要角色，因而一線行政人員需要有積極的工作態(tài)度，不僅要按時(shí)、按量、保質(zhì)地完成工作，同時(shí)還要跳出自身煩瑣的事務(wù)思考問題、尋求和諧的工作方法。有效地上傳下達(dá)，將教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)班子及上級的需求有效結(jié)合起來，向需求方傳遞所需要的信息。實(shí)施一線行政工作人員的專業(yè)化，具有十分重要的意義和作用。

二、高校一線行政工作人員專業(yè)化的重要性

高校一線行政工作人員肩負(fù)著保證高校日常行政、教學(xué)、科研及學(xué)生管理工作正常運(yùn)行的重要使命。行政工作人員的專業(yè)性對于高校的日常營運(yùn)起著非常重要的作用。沒有行政工作人員的專業(yè)性和敬業(yè)精神，高校行政工作很難開展，高校日常教學(xué)科研管理很難得到有效的貫徹。

三、提升高校一線行政人員專業(yè)化的途徑

既然高校一線行政工作人員角色定位及其專業(yè)性如此重要，那么如何實(shí)現(xiàn)一線行政工作人員專業(yè)化呢？筆者認(rèn)為，提高一線行政人員的專業(yè)能力，需要從以下幾個(gè)方面努力。

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的工作態(tài)度，明確自身定位。一線行政人員需要在具體行政工作過程中清醒地認(rèn)識到高校行政管理的特點(diǎn)、職能和作用，擺脫機(jī)關(guān)化傾向和官本位思想的束縛，堅(jiān)持以人為本，積極思考一線行政管理工作的方式方法，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，尊重、關(guān)心、理解自己的服務(wù)和管理對象，對于一些出現(xiàn)問題或者犯錯(cuò)誤的教職工與學(xué)生，更要加強(qiáng)關(guān)心和指導(dǎo)，不能使這部分教職工和學(xué)生產(chǎn)生被孤立、被冷落的感覺，以保證他們的健康發(fā)展。

2.加強(qiáng)時(shí)間管理。高校一線行政管理工作具有繁雜性、

突發(fā)性、臨時(shí)性等特點(diǎn)，每天都要面對各種各樣的事務(wù)，涉及方方面面，千頭萬緒。這些特點(diǎn)造成了工作繁重頭緒多、特定時(shí)間特別繁忙、計(jì)劃不如變化快等，時(shí)間浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，大大降低了工作效率。如何在繁多的工作事務(wù)中抓住重點(diǎn)，理清頭緒，有條不紊地開展和完成相關(guān)工作，在時(shí)間處理上由忙亂轉(zhuǎn)向有序、由被動轉(zhuǎn)向主動、由隨機(jī)轉(zhuǎn)向掌握某種規(guī)律，從而提高工作效率，就要加強(qiáng)時(shí)間管理。日常事務(wù)都可以用重要性和急迫性兩個(gè)維度來劃分，克服受急迫性的驅(qū)使來支配時(shí)間的習(xí)慣思維。以原則為中心，配合人對任務(wù)的認(rèn)知，將事情分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急四類。當(dāng)事情發(fā)生或任務(wù)出現(xiàn)時(shí)，先判斷屬于哪一類，再決定要不要花時(shí)間或花多少時(shí)間，最大限度地發(fā)揮時(shí)間的作用，促進(jìn)任務(wù)的成功。隨著高校的發(fā)展和行政機(jī)構(gòu)的精簡，高校行政工作已從單純的管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿诠芾怼⒎?wù)于一身的重要工作。高校行政人員要做到從單純收發(fā)、傳遞行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理，從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。這就要求每個(gè)行政人員合理安排，最大限度地利用好自己的時(shí)間，通過科學(xué)的時(shí)間管理，可以幫助行政管理人員合理安排時(shí)間，理順工作，緩解壓力，有條不紊地開展和完成各項(xiàng)任務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)提升管理水平，提高工作效率的目的。

3.加強(qiáng)溝通，提升協(xié)調(diào)效率。在積極的工作中我們不僅要追求結(jié)果的圓滿，還要追求過程的和諧。行政工作是通過人和人的溝通協(xié)作來完成的，建立健康的人際關(guān)系舉足輕重。所謂“健康”是基于行政人員對于事物正確的認(rèn)知和把握，采取恰當(dāng)?shù)姆绞絹砝眄樄ぷ髦械母鞣N關(guān)系。因而要求我們行政人員自身需具有成熟的心態(tài)和獨(dú)立的人格。高校關(guān)于人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，主要通過教學(xué)育人、管理育人、服務(wù)育人等來實(shí)現(xiàn)，這就要涉及到高校的許多部門。而不同的工作部門由于工作方式方法、特點(diǎn)和分管領(lǐng)導(dǎo)不同，工作中難免會出現(xiàn)一些不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，這就要求高校行政管理發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，處理好不同部門之間的關(guān)系，從而團(tuán)結(jié)各個(gè)部門，集中全校力量，有效推進(jìn)高校各項(xiàng)人才培養(yǎng)工作。這就要求一線行政工作人員需要不斷提升自身的溝通協(xié)調(diào)能力，提升協(xié)調(diào)效率。一線行政工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，是學(xué)校與院系之間、教師與學(xué)生之間溝通的橋梁和紐帶。這就要求一線行政工作人員要有主人翁意識，樹立勤務(wù)員意識，做好與教師和學(xué)生之間的溝通和服務(wù)工作。基于一線行政工作人員的工作離不開各位同事及學(xué)校各職能部門配合的情況，行政工作人員需要不斷地加強(qiáng)溝通，調(diào)控好自己的情緒，使用客觀、友好、善解人意的表達(dá)方式，做到及時(shí)有效地溝通，要站在對方的角度去考慮問題，盡可能少給各職能部門增加工作量，對每一項(xiàng)需要配合的工作，都要做好充分的準(zhǔn)備，整理好各項(xiàng)材料，高效率地完成需配合的工作，多替對方著想，善于調(diào)動同事及各職能部門配合工作的積極性。這樣，工作可以得到有效的配合和支持，學(xué)院的形象得到維護(hù)。由于行政工作很具體、煩瑣，大多數(shù)的情況都是忙于應(yīng)付出現(xiàn)的問題，在工作之外多和師生接觸，關(guān)注師生情感需要，互相理解，增進(jìn)情感，統(tǒng)一認(rèn)識，用真情打動人，用真情感化人，竭盡全力為師生做好事、辦實(shí)事。教師和學(xué)生遇到困難或利益受到侵害時(shí)，要真誠地幫助解決。帶著學(xué)習(xí)的目的做事、采取兼聽多思的方法、處理好人際關(guān)系、學(xué)會運(yùn)用換位思考才能切實(shí)做好高校一線行政工作。

4.構(gòu)建科學(xué)的評估和激勵(lì)機(jī)制。很多高校在考核一線行政工作人員工作時(shí)，往往側(cè)重于德、勤、能、績等方面進(jìn)考核，強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)、思想品德、職業(yè)道德、出勤率、組織紀(jì)律、協(xié)調(diào)能力，工作量等方面的內(nèi)容，而忽視評估其業(yè)務(wù)技能、工作業(yè)績、科研能力。鑒于一線行政人員工作的特殊性，那么該如何評價(jià)一線行政工作人員的績效呢？筆者認(rèn)為對于一線行政工作人員的考評機(jī)制需要建立科學(xué)的評估和激勵(lì)機(jī)制，綜合各方面進(jìn)行全方位的考評。因而科學(xué)考評機(jī)制應(yīng)該從以下幾方面努力：第一，敬業(yè)精神，一線行政工作人員對于行政事務(wù)是否積極響應(yīng)并及時(shí)地完成；第二，專業(yè)性，一線行政工作人員對于本工作崗位的職責(zé)是否熟悉，是否認(rèn)真完成，出錯(cuò)率究竟有多高，一項(xiàng)事務(wù)是否需要反復(fù)多次完成；第三，一線行政工作人員的效率，主要是響應(yīng)速度，對于緊急且重要的行政事務(wù)是否是第一時(shí)間響應(yīng)并且第一時(shí)間著手準(zhǔn)備，完成事務(wù)的時(shí)間是否是高效率地完成。

總之，高校一線行政工作人員的專業(yè)化對于高校的建設(shè)和發(fā)展具有重要意義，它起著協(xié)調(diào)行政、教學(xué)、科研管理等重要任務(wù)，是溝通協(xié)調(diào)的橋梁。因而高校要重視一線行政工作人員的專業(yè)化，不斷地提升行政人員的專業(yè)化程度，以便更好地服務(wù)高校，為高校的國際化發(fā)展戰(zhàn)略做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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