關于太鋼電子文件光盤接收與驗收要求的幾點思考

常建斌

太鋼150萬噸改造項目開工以來，太鋼檔案管理部全體成員精神抖擻的投入到分管的項目中去，為有機會參與這一太鋼有史以來最大最先進的技改項目而感到驕傲與自豪。但是如何對這一項目檔案進行管理和驗收，大家都覺的延續原來的一些方法又不太適應新的形勢，檔案管理如何做到與無與倫比的150萬噸不銹鋼改造實體工程相匹配，項目檔案工作面臨新的挑戰，尤其是竣工圖紙電子版如何接收更是一個新事物，感到十分迷惘。檔案管理部相關專業人員多次深入各項目經理部進行調研，集中學習熟悉國家相關業務標準，匯集大家多年工程檔案管理工作經驗，提出了項目檔案管理太鋼電子文件光盤接收與驗收要求的一系列思路和方法，完善了檔案相關制度，使項目檔案管理電子文件光盤接收與驗收工作進入了一個新時期，上了一個新臺階。

一、對光盤文件的總體要求：

㈠歸檔的電子文件的光盤面上必須貼有明顯的、不易擦除的標簽，該標簽由太鋼檔案管理部負責印制提供。標簽上需注明以下內容： ⑴檔號：標識本文件的檔案編號。由太鋼檔案管理部編制填寫。⑵光盤編號：標識本光盤的序列編號。格式為X/Y，X、Y均以阿拉伯數字表示。其中Y為本項目電子版光盤數量號，X為本光盤的序列號。例如：1/3表示本項目共有光盤3張，本光盤為第1張。由光盤制作單位填寫。⑶項目名稱：標識本項目的正式工程名稱。由光盤制作單位填寫。⑷設計單位名稱：標識設計單位的全稱。由光盤制作單位填寫。⑸移交日期：標識移交的公歷日期，格式為××××年××月××日，數字均以大寫方式表示。例如：二00六年十一月十八日。由太鋼相關項目經理部填寫。⑹責任人：即光盤移交人，由太鋼相關項目經理部具體經辦人填寫。

㈡光盤里的電子文件不得設密碼。圖紙類電子文件必須是DWG、PDF、TIF中的一種格式，一張光盤內文件應該為同一類型。DWG格式的文件，一個電子文件里必須存放一張圖紙（包含本套圖紙的設計變更也應一張一張存放）；PDF、TIF格式的電子文件必須是一個電子文件存放一張圖紙，必須保證所有電子文件打印后與紙質文件一致。

㈢電子文件歸檔移交數量為只讀單面光盤兩份。

㈣PDF文件，其尺寸與實際圖紙的尺寸必須一致，PDF文件必須可在“Acrobat Read 7.0”環境下正常打開、打印。

㈤TIF文件的分辨率不得低于400dpi。

㈥CAD文件必須可在“AutoCAD2004“環境下正常打開、打印，有用特殊字庫設計的必須提供相關字庫。

二、光盤組織結構：

㈠每張光盤均須按照分級目錄的形式進行組織管理。

㈡每張光盤的根目錄下須有四個文件和兩個文件夾，分別為：1說明文件（readme.txt）2輔助文件（assist.txt）3著錄文件（著錄.xls）4數據文件夾（data）5其他文件夾（other）。

㈢每張光盤的數據文件夾（data）專業（系統）目錄下須有一個著錄文件和相應數據文件（夾），分別為：①著錄文件（著錄.xls）②數據文件（夾）（data）。

㈣每張光盤的其他文件夾（other）內不再建立下級子目錄，也不需設置各類著錄文件。

㈤光盤目錄組織結構詳見附件一：《光盤根目錄組織結構》。

㈥各文件的文件名、類型及文件內容規定如下：

1說明文件

文件名：readme.txt

文件類型：文本文件

文件內容：有關本張光盤的各種信息。至少應包括光盤參數、項目名稱、項目編號、設計單位名稱、移交日期、光盤編號、光盤存儲內容、光盤制作單位、光盤一致性（指紙質和電子版一致性檢查）單位、閱讀光盤信息所需的硬件環境。

2輔助文件

文件名：assist.txt

文件類型：文本文件

文件內容：列出讀取光盤內各種格式電子文件的環境信息。

3著錄文件

文件名：著錄.xls

文件類型：microsoft office excel文件

文件內容：記錄本光盤內所存放的圖紙著錄信息。著錄信息中登記號按照著錄編碼規則統一編制填寫，具體詳見附件2：《關于著錄文件中登記號構成的說明》。

說明：當一個電子文件存放一張圖時，則需要填寫該著錄文件，且應保證一條檔案記錄對應一個電子文件，不能一條記錄對應多個電子文件。若一個電子文件存放一套圖時，則不需要填寫該著錄文件

4數據文件夾

文件夾名：data

文件夾說明：

data文件夾用于存儲電子圖紙及資料，根據專業的不同， data文件夾下設十二個專業文件夾，即：總圖運輸專業文件夾、工藝專業文件夾、土建專業文件夾、給排水專業文件夾、采暖通風專業文件夾、熱力燃氣專業文件夾、計控電訊專業文件夾、電氣專業文件夾、設備專業文件夾、工程經濟專業文件夾、綜合文件夾、其他文件夾等，文件夾名稱要求統一（見圖一），各專業的電子文件有序存放于相應文件夾內。

各專業文件夾內均須設立多級子文件夾進行文件管理，每一套圖設立一個子文件夾（包含本套圖紙的設計變更）。

如果項目比較大，可以在各專業文件夾內按照單項工程（或系統）建立子文件夾。

如果項目比較小，只涉及到少數專業，也可以按照單項工程（或系統）建立系統文件夾。在系統文件夾下存儲相關電子文件，系統文件夾下設著錄文件。

十二個專業文件夾（或者小工程的單項工程文件夾）里還應有各專業存放電子文件相對應的信息目錄文件即著錄.xls文件。

電子圖紙文件必須是DWG、PDF、TIF三種格式的一種。

5其他文件夾

文件夾名：other

文件夾內容：存放相關字庫、符號庫、數據字典、外部參考等保證文件準確還原的環境文件及其他說明文件。

三、光盤根目錄組織結構

四、關于著錄文件中登記號構成的說明

為了與檔案管理軟件掛接，在“案卷著錄”文件和“文件著錄”文件中需填寫“登記號”。登記號由單位代碼-專業代碼-系統編碼-流水號組成。以下分別說明各部分代碼的構成：

單位代碼：由3位阿拉伯數字組成，其定義見下表

五、專業代碼：由2位阿拉伯數字組成，其定義見下表

六、系統編碼：由3位阿拉伯數字組成，其定義規則如下：

對一個大工程下的若干單項工程（或系統），為建立其檔案資料的有機聯系，需將各單項工程（或系統）進行編號標記，編號由各設計單位自行編制，從001到999按照順序排列，文件夾名稱前加序號。

例如：太鋼4350m3高爐工程有高爐本體系統、熱風爐系統、出鐵場系統、水沖渣系統等單位工程，可將高爐本體系統編制為001、熱風爐系統編制為002、出鐵場系統編制為003、水沖渣系統編制為004等（序號由設計單位自行確定），位于各專業文件夾下的“子文件夾”名稱為“001高爐本體系統”、“002熱風爐系統”、“003出鐵場系統” 、“004水沖渣系統”等。

七、流水號：按照圖紙套數順序排列產生的序號。由3位組成，如001、002……順序下去。

除制定出以上幾個方面的規定外，在實施過程中對在光盤上粘貼標簽的做法進行了修正，因為發現光盤在粘貼標簽后對數據的讀取產生了不良影響，因此改為要求將相關內容的標簽粘貼于光盤盒上；為了保證光盤內容與紙質檔案相一致，檔案管理部特規定了圖紙電子光盤鑒定程序及表格，規定只有在項目經理部專業人員、監理公司專業人員、工程管理部設計管理室專業人員鑒定簽字認可后方能向設計單位支付設計費，這樣一來就保證了圖紙電子版的真實有效。

（工作單位：太鋼檔案管理部、館員、太原市尖草坪區尖草坪街2號太鋼檔案管理部、）endprint