檔案安全體系建設的幾點思考

尹曉倩

摘 要：“檔案安全體系”是繼建設“覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系”和“方便廣大人民群眾的檔案利用體系”思想之后，在我國現(xiàn)代檔案體系建設理念上的又一個重大突破。本文從檔案基礎設施建設、檔案數(shù)字化建設、完善制度建立健全監(jiān)督機制、實現(xiàn)檔案繼續(xù)教育與技能培訓四個方面著手，闡述了筆者對檔案安全體系建設的幾點思考。

關鍵字：檔案工作 安全體系

檔案安全體系建設是新時期檔案工作的基礎，是決定檔案事業(yè)發(fā)展的根本條件。建立檔案安全體系是檔案安全保護工作的需要；是防止國內(nèi)外敵對勢力竊取我國核心檔案信息資源的需要；是預防和減輕自然災害、人為災害對檔案造成損失的需要；是解決公共檔案信息服務與檔案信息安全之間矛盾的需要；是應對新技術條件下數(shù)字檔案信息安全挑戰(zhàn)的需要；是消除檔案部門各種安全隱患的需要。作為企業(yè)檔案管理部門，更應該將檔案安全體系建設作為業(yè)務工作中的重中之重，以對本單位負責的態(tài)度，確保檔案——企業(yè)重要財產(chǎn)的安全。

檔案安全意識淡薄在一些基層單位表現(xiàn)得尤為明顯。他們認為檔案在安全方面是不會出現(xiàn)什么重大事故的，他們只顧及檔案的收集、整理、編研和開發(fā)利用工作，而把安全工作晾在一邊。無論是在工作計劃還是工作總結中，很少提及甚至不提及檔案安全方面的內(nèi)容，而只熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化，建設數(shù)字檔案館之類的工作，而吝于對此花過多的時間和精力，對安全工作不屑一顧。

由于檔案安全意識淡薄，一些單位領導對檔案安全方面的關注度自然就小，這點可以體現(xiàn)于檔案管理制度的建設上，除部分機關單位外，一般企業(yè)單位未建立必要的檔案安全管理制度。雖然都有關于檔案的接收、分類、借閱、保密、鑒定、銷毀等制度各項制度，但部分單位卻沒制訂檔案安全管理制度。檔案安全管理工作沒有提到議事日程，未能做到有章可循，檔案管理工作整體存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。建立健全檔案安全體系，還需從以下四個方面做好保障：

一.加強檔案基礎設施建設的科學性，為實體檔案做好安全保障

檔案庫房是檔案保管的最外層屏障，也是檔案安全體系中重要的一環(huán)。因此需要不斷優(yōu)化庫房的軟硬件設施，改善保管條件，從而達到延長檔案載體壽命的目的。檔案庫房的建設必須考慮到抗震烈度、防火等級、洪水以及環(huán)境污染等因素，科學選址，長遠規(guī)劃，選用防火、安全、環(huán)保的建筑材料，嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》和《檔案館建設標準》的要求，建設安全現(xiàn)代化方式管理的檔案庫房。

設備設施方面，可根據(jù)各單位實際情況，引進必要的安全保障設備。如合理布局視頻監(jiān)控系統(tǒng)，做到重要地點無死角；定期檢查消防系統(tǒng)，保證防火設備處于良好的備用狀態(tài)；對庫房溫濕度進行實時監(jiān)控，利用空調(diào)、加濕器等設備的調(diào)節(jié)使檔案庫房恒溫恒濕等。檔案實體安全保護，主要包括檔案保管條件的設定，庫房的溫濕度控制。應采用自動控制系統(tǒng)，保存紙質檔案（含照片）事宜的溫度是14℃-24℃，相對濕度是45%-60%，保存底片事宜的溫度13℃-15℃，相對濕度是35%-45%，保存錄音帶、錄像帶適宜溫度是13℃-20℃（最適宜的是18℃），相對濕度是35%-45%，保存電子檔案（光盤）適宜的溫度是17℃-20℃，相對濕度是35%-45%，進庫的所有檔案必須經(jīng)過消毒殺菌處理，進庫工作人員要按程序穿好工作服，先消毒再進入，同時庫房的防蟲藥物應定期檢查、更換。

二、加快檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)各種介質檔案的安全保管

維護數(shù)字檔案的信息安全，是一項極其重要而復雜的工作，要根據(jù)數(shù)字檔案特性和存在的安全隱患，從管理和技術兩個方面著手，采取積極穩(wěn)妥的措施，在發(fā)揮數(shù)字檔案優(yōu)勢的同時，確保檔案信息的安全。

（一）構建數(shù)字檔案安全體系

加強對電子文件信息系統(tǒng)和載體的安全檢測。要按照國家規(guī)定的信息安全分級、等級標準建立電子文件的信息系統(tǒng)和安全防護體系，加強網(wǎng)絡安全管理，執(zhí)行各項嚴格的安全管理制度，保障設備和軟件安全可用、信息不會被輕易篡改或竊取。要加強對內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密措施，嚴防文件在內(nèi)部傳輸過程中被竊密。要對電子文件的存儲介質進行檢驗和認證，確保存儲介質長期可用。實時對網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進行建設、更新、升級和維護。協(xié)調(diào)用戶的訪問，設立企業(yè)檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)，對外部互聯(lián)網(wǎng)加裝防火墻系統(tǒng)，反病毒軟件。檔案信息錄入、掃描、信息加工的計算機與互聯(lián)網(wǎng)隔離。加強檔案管理人員的保密意識，從根本上杜絕秘密檔案泄密事件的發(fā)生。為企業(yè)知識產(chǎn)權的保護和保障企業(yè)正常運轉提供了有效的技術支持。

（二）數(shù)字檔案的異質轉換與異地備份

從檔案安全保存的角度看，數(shù)字檔案具有不能直接識讀、信號極易消失、信息容易被篡改以及信息容易被遠距離截取竊獲，造成失密等致命性缺點。這些致命缺點，是它與生俱來的，一時難以克服，從而使它極不利于作為證據(jù)而長久地安全保存。數(shù)字時代的檔案工作者，要充分認識到數(shù)字檔案的這些缺點，并有權力采取針對性的手段，去防范和克服它的致命缺點，確保數(shù)字檔案的完整與安全。這里的針對性手段，主要是指對重要的數(shù)字檔案進行介質轉換，把數(shù)字檔案及時轉換成紙質檔案、縮微膠片、聲像檔案等，也就是進行異質轉換或異質備份，而不僅僅只是進行同質遷移或同質備份。

通過異質轉換的檔案，首先由于已非單一的數(shù)字信號，利用時有更多的介質載體可供選擇，降低了讀取時對設備和技術的依賴性，人們可以長期讀取，因而適于長久保存；其次由于保管載體的多樣性，信息不會輕易丟失，更加安全，也減少了多原件的破壞；第三由于信息已被轉換到新的載體上（如紙質或縮微膠片），不會遭遠距離篡改和破壞，故其內(nèi)容比其母本的數(shù)字檔案更加真實，可以用來檢驗其母本信息是否原始、真實，是否被篡改過，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，從而成為真實可信的憑證，成為真正意義上的檔案。

三、不斷完善檔案館安全制度，建立健全監(jiān)督機制

檔案安全制度是保障檔案工作正常有序進行的基礎，在檔案工作的各個環(huán)節(jié)中都應制定相應的檔案安全制度，加強對規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，建立健全監(jiān)督機制，使之長期有效施行，確保規(guī)章制度落到實處。要按照《檔案工作突發(fā)事件應急管理辦法》和《檔案館防治災害工作指南》等要求，對于各種自然災害及其他突發(fā)事件做出應急預案，建立突發(fā)事件應急小組，保障預案有計劃實施；通過經(jīng)常開展演練，保證突發(fā)事件應急處置工作的有效進行，最大限度地預防和減少突發(fā)事件對檔案造成的危害，通過定期的實戰(zhàn)演練，可以提高檔案工作人員的安全風險意識和應急處理能力，充分發(fā)揮應急預案在突發(fā)事件中的作用。

四、實現(xiàn)檔案繼續(xù)教育與技能培訓

再完善的規(guī)章制度也需要人去執(zhí)行，高素質人才也是企業(yè)的核心競爭力。檔案安全體系的不斷完善與發(fā)展，需要檔案專業(yè)技術人員的知識及技能隨著不斷得到增新、補充、擴展和提高，完善知識結構，提高創(chuàng)造能力和專業(yè)技術水平。因此在不斷建設硬件條件設施、完善各項安全規(guī)章制度的同時，需要長期性的對檔案工作人員實行繼續(xù)教育與技能培訓，強調(diào)檔案工作者的安全意識在檔案安全體系建設中的主觀作用。通過經(jīng)常性的安全教育與學習培訓，可以強化檔案工作人員的安全防范意識和責任意識，普及檔案安全保障方面的基本知識和業(yè)務技能，從而建立起一直業(yè)務素質過硬，安全保密意識強，具有開拓創(chuàng)新精神檔案工作者隊伍，為檔案安全體系建設提供了主觀能動性保障。

檔案安全體系的建設不是一朝一夕，是通過年復一年的積累來發(fā)展完善的，只有以安全為根本，以預防為核心，以制度為保障，才能確保檔案信息資源的安全完整，進而發(fā)揮檔案的社會價值。

（作者單位：中國煙草總公司天津市公司物流中心）

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