對檔案室室藏檔案案卷質量問題的思考

段廣燎

2013年7至10月，我隨局館（室）業務指導處深入到省屬56個單位（其中一級單位37家、二級單位19家）進行檔案工作年度檢查。為期4個月的年檢，發現現行檔案實際工作中存在很多問題亟待解決。隨著社會的不斷發展和各項改革的不斷深入，室藏檔案案卷質量問題越發顯得重要，它關系到每個單位的正常發展、關系到檔案的現代化管理、關系到檔案信息資源的開發和檔案的提供利用。質量就是效益，室藏檔案案卷質量不容忽視。

一、室藏檔案中存在的案卷質量問題

1、文件制成材料方面存在的問題：（1）隨著科學技術的不斷進步，檔案載體出現了多樣化。但綜合檔案室紙質載體的檔案仍是數量最多、最普遍的檔案。有些文件材料使用的紙張質量差，已發黃變脆，老化破損。（2）用紙大小規格不統一，與卷內文件目錄、卷皮等不配套，不但在裝訂時漏頁、掉頁，而且在利用過程中有二次磨損的現象。（3）有些文件的書寫、記錄、定稿、簽署等，使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復寫紙等不耐久的字跡材料，出現字跡磨損脫落、擴散褪變，甚至看不清楚。（4）現在的電子文本僅限于存儲在服務器、硬盤之中，沒有很成熟的電子檔案歸檔終端模式。

2、文件材料形成過程中存在的問題：（1）文件材料的內容、書寫、格式不規范。文字表達中邏輯不嚴，造成理解上的歧義。記錄書寫時，字跡潦草甚至無法辨認。漏蓋印章和簽署，以姓代名、制發時間不詳，沒有主題詞，等等。（2）文件材料不完整，不系統。一是文書處理工作中，忽視“帳外”文件材料的收集。如會議記錄、統計報表、規章制度、調查研究材料、領導或有關人員開會帶回的材料、重要的電話記錄、領導指示的便條、便函等。二是不注重業務檔案的平時歸檔工作，使有些文件材料有正件缺附件、有批復沒請示、有印件無定（草）稿、有轉發文件少原件。為使用便利，一些重要文件散存在有關部門或業務人員手中，隨著時間的推移、人員的變動，文件不知去向。以上情況，破壞了文件材料形成的規律和特點，割裂了文件材料之間的有機聯系，不能系統反映一個立檔單位的歷史全貌。

3、立卷歸檔中存在的問題：（1）分類大綱有待于進一步論證，有的單位是二級分類，有的單位還進行四級分類，還有的單位對檔案工作的規定一概不知，任憑自己想象進行分類，甚至連類目號也沒有，查閱檔案憑記憶手工檢索，這樣如更換管理者，查找時就無從下手。（2）歸檔范圍劃分太粗曠，與本單位的實際情況結合不很確切，沒有完全按照國家檔案局8號令的規定落實，致使歸檔問題把握不準，玉石不分。（3）保管期限劃分不準確。一是不同保管期限的文件混合組卷，二是整個案卷錯劃保管期限。（4）分類不清，組卷不合理。不同類別的文件混雜組卷，相同、相近問題的文件分散、割裂，文件組合有相互交叉重合現象，增加了擬定案卷題名的難度。（5）卷內文件材料排列混亂不系統、頁碼編排有誤。（6）卷內文件目錄填寫不規范。對責任者隨意簡稱；文件題名用文種、文號代替，有的還有通知、通報、請示、報告之類的題名，沒有檢索意義；會議記錄無卷內文件目錄。（7）案卷題名漏標卷內主要文件，不能簡明確切揭示卷內文件材料的內容。（8）案卷裝訂時壓住了字跡。（9）2000年后多數單位實行了按件整理，組卷和題名問題得到了解決，但在裝訂上出現的各種各樣的問題，封皮、封底占用了大量的空間，裝訂線的位置及裝訂方法各異，對檔案的保護技術和方法提出了嚴峻挑戰。（10）本系統與本系統所屬的二、三級單位全宗號不系統、不規范，出現上下級層次不清、隸屬關系不明問題等。

二、對室藏檔案案卷質量問題的思考

對于案卷質量的要求，中央、國務院辦公廳，國家檔案局在建國以來，特別是近年來，相繼頒發了一系列明確規定，經廣大檔案工作者的不懈努力，案卷質量不斷提高，但以上案卷質量存在諸多問題，不能不引起我們的重視和思考。

（一）、案卷質量是檔案基礎業務建設的內容，不能低估它的作用。（1）文件制成的質量問題，直接影響檔案的壽命，加大了檔案館修復、復制、搶救破損老化檔案人力、財力的投入。（2）文件材料形成過程中和立卷歸檔的質量，關系到檔案的鑒定、整理、檢索、保管、利用等各環節。如案卷質量有問題，會給著錄、標引帶來一定的難度，使檢索渠道不暢通，不利于實現信息資源共享。玉石不分，總體質量低下，重要檔案束之高閣，影響開發利用，使不該保管的保管了，已經保管的又沒利用好，占用原本已經非常有限的庫房和資源，制約了對檔案實體進行科學有序的管理。案卷質量問題的后患，使有的檔案工作人員長期把相當大的精力放在檔案重新鑒定、整理上，而因種種原因導致的歸檔整理不及時，遺留問題多，周而復始，大量積存，形成惡性循環，影響檔案管理標準化建設的進程，不利于實現傳統管理模式向檔案數字化管理模式的轉變。

（二）、造成案卷質量問題的原因：（1）檔案工作培訓不能滿足新形勢檔案工作發展的需要，有些單位的檔案工作人員毫無檔案意識，缺乏檔案專業知識，致使歸檔范圍和保管期限難以按規定落實。（2）隨著各級檔案室檔案數量迅速增加，使收集歸檔的案卷質量受到一定的影響和沖擊。有些機關單位的領導檔案意識不強，對其重要性缺乏足夠的認識，認為檔案工作不是中心工作，可有可無，可緩可急，把眼睛只盯在職能重要和成效較為明顯的處室工作上；有的單位，檔案工作人員變動頻繁，甚至達到一年兩換；有的檔案工作人員身兼數職，無睱顧及檔案工作；還有的檔案工作人員不懂檔案工作的特點，又不注重學習，閉門造車，室藏案卷質量很差。（3）檔案工作制度不健全、不銜接、不配套，缺乏制約機制。從文件材料的起草到立卷歸檔，沒有一套完整具體的制約措施。有的機關或部門不按程序和質量要求進行文書處理、立卷歸檔工作，有的單位臨時集中抽人突擊立卷、整理，沒有把檔案工作列入常態化管理中。（4）檔案室與檔案館檔案交接工作的銜接、協調、標準的統一等問題。根據各個單位的實際情況，由檔案行政管理部門監督、指導各機關、單位檔案室的立卷、檔案管理工作。但隨著各部門職能的不斷擴展，檔案行政管理部門的監督、指導范圍不斷擴大，有限的幾個業務指導人員難以應對成千上百個檔案室，在檔案室定級、升級工作考評過程中，案卷質量只是其中一個方面（甚至不被列入考評內容），產生了檔案室與檔案館移交、接收工作的標準不統一、不連貫、相脫節和欠帳多狀況。endprint

（三）、檔案室與檔案館是相輔相承的有機整體。各級檔案館是國家永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是維護一方行政區域歷史全貌的記錄主體。檔案室是為國家積累檔案財富的基地，是綜合檔案館館藏檔案的主要來源。檔案室檔案的案卷質量，直接影響到檔案館工作的開展。文件是檔案的基礎，兩者緊密相連， 不是孤立的、割裂的。從文件形成到立卷歸檔，直至永久、長期保存、銷毀的發展變化過程中，分為不同的階段、不同的環節，每個階段或環節都是相互制約、相互影響的。只注重檔案永久性保存階段的檔案館工作，而忽視了文書處理、檔案形成階段的檔案室工作，會影響和削弱檔案館重點工作即檔案信息資源的開發和檔案的提供利用，反過來也制約了包括各進館單位檔案信息資源的開發利用，從而影響一方檔案事業的整體發展。

三、規范優化進館檔案案卷質量的幾點建議

（一）、依法治檔。規范優化館藏案卷質量必須從實際出發，從“根源”抓起，即從文檔業務基礎工作抓起。拓寬視野，打開文書與檔案業務分工界限，推行文書、檔案一體化管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據，按照檔案工作的基本原則，科學地、全方位地對文書、檔案工作的各個業務環節推行標準化、規范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。把監督、檢查《中華人民共和國檔案法》及各項規定的實施、執行情況與文檔管理工作有機地結合起來，加大宏觀調控力度，使之更具權威性，消除各種障礙，營造良好的依法行政環境。

（二）、充分發揮各主管部門的作用。把文檔工作各環節納入機關工作目標責任制管理體系，建立一套行之有效的制約手段和措施，實行總體控制。明確具體工作人員的崗位職責，健全落實各項規章制度，如文件制成材料質量把關制度、文件的撰寫制度、文件登記制度、平時歸檔制度等等。根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規范》有關標準和規定，結合本機關實際情況，制定本機關文件材料歸檔與不歸檔的范圍、檔案保管期限表及檔案分類方案等等。并制定相應的考評方案，與公務員考核、業務人員考評、職稱評定等掛鉤，獎懲嚴明，使案卷質量人人重視、上下齊抓、持之以恒。

（三）、強化檔案行政管理部門監督指導、教育培訓的獨特優勢和宏觀管理作用。檔案行政管理部門的監督、檢查職能，是執法檢查、加強文檔業務監督指導工作的重要途徑和有力保證。（1）檔案行政管理部門主管的本行政區域的檔案工作，堅持長期列入到人民政府發展規劃之中。對檔案工作的考核要納入人民政府每年目標管理責任制考核之列，有效地爭得上級黨委、政府的重視和支持，有利于強化宏觀監督、指導和全面推進我省檔案工作的規劃、計劃、標準、法規建設。（2）全面推行標準化、規范化建設。根據國家有關標準和規定，制定出我省統一的進館檔案案卷質量標準、檢查驗收辦法及制約措施，并要程序化、制度化。規范檔案室與檔案館的關系，把機關檔案基礎建設同檔案館事業建設有機地銜接起來。全宗號的管理問題以系統為基點，本系統使用一個全宗，將本系統的二、三級單位納入全宗管理體系。監督指導與檔案進館相一致，并通過實施統一的規范標準，促進檔案室與檔案館的業務標準總體協調、配套、統一，整體提高。（3）檔案室的定級、升級評定與進館的標準要一致。定級、升級工作是提高檔案管理整體水平、推動檔案工作標準化、規范化建設的有效措施。在制定的標準上要同檔案進館協調一致。使定級、升級單位的檔案管理達到一個新水平，能為將來向檔案館移交完整、規范的檔案。這樣，避免定級、升級單位移交進館時重復勞動的發生和因此帶來的挫傷定級、升級積極性之矛盾，使檔案館能夠受惠于檔案室定級、升級的勞動成果。（4）檔案教育、培訓要根據機構、人員的實際情況，結合工作中普遍存在的具體問題，進行崗位培訓、繼續教育、專項代培、現場示范、面對面的輔導等。注重理論與實踐相結合，缺什么補什么，什么不懂就教什么，從提高全員的檔案業務理論水平、業務技術能力出發，達到教育培訓的目的。

（四）、檔案館要嚴把檔案接收進館關。接收人員要嚴格把握質量關，根據進館規劃，主動履行職責，適時深入屬于進館序列的單位，發現問題，及早協商解決，把案卷質量問題解決在館外，嚴把入館檔案案卷質量關。

（五）、穩定干部隊伍，提高全員政治、業務素質。檔案工作人員要樹立正確的人生觀、價值觀，熱愛本職工作，培養良好的職業道德。更新知識，與時俱進，及時掌握最新的標準、要求，不斷提高自身的政治業務素質和專業水平，保證案卷質量規范優化可靠。

（作者單位：山西省檔案局收集整理處）endprint