英語商務電子郵件的動態順應研究

摘 要：電子郵件作為一種高效率的通信方式，被廣泛應用到公司內部和公司之間的商務交流中。近年來對商務信函語言現象的研究并不少見，但大多數都是從合作原則、禮貌原則和面子理論的視角。本文試圖以Verschueren的順應論為理論框架，分析了商務電子郵件順應心理世界、社會世界和物理世界這三個語境因素的語用效果，最后指出在商務電子郵件的寫作過程中，要動態的順應這些語境因素，才能實現它的交際目的。

關鍵詞：順應；商務電子郵件；語境；動態性

一、引言

隨著經濟全球化的不斷繁榮和中國對外貿易的持續發展，越來越多的中國企業參與到國際經濟活動中，商務交流也因此獲得了許多關注，成為語言研究的熱門話題之一。電子郵件以其發送速度快、成本低廉和收發方便等特點，成為了商業領域的一種基本交流方式。了解電子郵件的語言選擇不僅可以為商務人士帶來一些啟示，也可以在外貿中促進業務往來，減少不必要的摩擦和沖突。 本文在語用學視角下，以Verschueren的順應論為理論框架，分析英語商務電子郵件中的動態順應。

二、理論框架

Verschueren的順應理論認為，語用學是從認知、社會和文化的角度對語言行為的綜觀，語言的使用是語言使用者有意識地或無意識地不斷做出語言選擇的過程。語言使用者之所以能夠在使用語言的過程中做出種種恰當的選擇，是因為語言具有變異性（variability）、協商性（negotiability）和順應性（adaptability）。變異性指“語言具有一系列可供選擇的可能性”，協商性指“所有選擇都是在高度靈活的語用原則和語用策略的基礎上完成的”，順應性指“能夠從可供選擇的事項中作靈活的變通，從而滿足交際的需要”。這三種特性相互聯系，形成一種層級結構，其中順應性最具概括性。語言使用者為了達到交際目的，要不斷地對語言內部、外部各種因素進行順應。

Verschueren認為，語言的順應性涉及四個方面：語境關系順應（context）、結構對象順應（structure）、動態順應（dynamics）以及順應過程的意識程度（salience）。這四方面是相互聯系、完整統一的有機整體。語境關系順應指的是語言的選擇應該與交際語境順應。交際語境包括語言使用者、心理世界、社交世界和物理世界等因素，并且語境是動態生成的而不是一成不變的。結構對象順應指的是語言的選擇發生在語言的各個層面上，如語音、詞匯、句型等；這兩者規定了順應的范圍。動態順應指語言使用中順應的動態過程，或意義的動態生成；順應過程意識突顯指“語言使用中表現出來的有一定語用功能特征的自反意識”，主要涉及的是認知問題。簡單地說，就是語言使用過程是在不同的意識程度下對語言結構與語境相關成分之間相互順應的過程。

三、英語商務電子郵件中語言選擇的動態順應性解釋

順應性使語言使用者能從可供選擇的不同語言項目中作出靈活的選擇，從而滿足交際的需要。商務電子郵件的寫作過程要經歷寫信人對語言選擇的商討階段。寫信人的語言策略受到語言環境和非語言環境的制約。為了使交易雙方的關系能夠成功建立、順利發展一直到交易結束，寫信人的語言策略必須順應交易雙方的心理世界、社交世界和物理世界。

1.心理世界

心理語境一直被認為是語用學研究的重要因素。根據Verschueren的觀點，心理世界（mental world）主要涉及交際者的個性、情感、信念、愿望、動機等心理因素。在商務電子郵件的寫作過程中，寫信人選擇語言的過程正是順應自己和讀者的心理世界的動態過程。為了促成交易的成功，寫信人要注意交際對象的這些心理因素，通過使用禮貌語言，對其心理世界作出語境順應。

1)Imagine the relief of knowing that all of your shopping worries are taken care of. For as little as $12 an hour, Shop for you will simplify your life and maximize your time.

這是一個購物網站發給潛在顧客的推銷類郵件。通過讓顧客想象使用該網站能夠帶來的便利，寫信人讓顧客有了一次心理上的購物體驗，順應了有省時和簡化生活這種消費需求的顧客的消費動機，有效地表達了自己的交際意圖。

2)The delivery date stated on the acknowledgement (25.11.2013) is the beginning of week 48, as you have required, so theres no need for you to worry.

收貨方對何時能發貨感到顧慮，來函催促發貨方。寫信人通過給出具體的發貨日期，打消了寫信人的疑慮，滿足了收信人的心理預期，確保了交易的順利進行。

3) We ask for your understanding that the material can only be picked up after we have received your payment on our bank account.

本例中，寫信人試圖讓對方接受貨物只有在收到貨款后才能被提走這一事實。實際上，

這一要求是有損對方的面子的，為了不傷害對方，寫信人通過使用對方容易接受的禮貌性語言，希望對方能夠理解，既對收信人情感上做出了心理順應，又符合自己的交際意圖，最終成功達到了交際目的。

2.社交世界

社交世界指社會場合、社會環境和機構對社交雙方的言語行為所規范的原則和準則，包括社會和文化規范。社交世界即社交語境，為了實現交際目的，促成業務往來的正常進行，電子郵件的寫信人所做出的語言選擇必須符合社會交際規范和文化，順應不同的社會環境。

邢福義認為，“語言是文化的符號，文化是語言的管軌”。中國企業與外國公司之間互通電子郵件，屬于跨文化交際的一種，語言選擇應該順應不同國家間的文化規范和交際原則的差異，避免文化禁忌，主動了解外國公司所在國家的文化背景知識，否則，會導致交際中出現障礙和誤解，影響交易的順利進行。下面這個例子中，寫信人沒有意識到社會文化差異，導致了信件中出現了不合時宜的語用失誤：

一位中國老板在給曾有生意往來的國外公司經理寫了一封電子郵件，介紹本公司新開發的軟件。

Elder Brother Manager Smith:

It has been three months since we met last time. How time flies! It is already late winter now. I hope that we can see each other soon.

This time, I am very happy to present you our new user-friendly software, which has great capabilities to help you ……

英美國家屬于低權力距離（low power distance）國家，崇尚人人平等，對長幼輩分和等級關系不像中國這種高權力距離（high power distance）國家這么看重，因此，在信件稱呼語種一般都會使用Dear Mr/Mrs XX的形式，而不是像本封郵件中以兄弟稱呼。此外，中國人傾向于使用間接和委婉的方式表達自己的交際意圖，例如使用模糊詞語或雙重否定，或在正文的開頭使用一個與主題無關的緩沖（buffer）等。而英美人則更喜歡用直截了當的方式表達自己的觀點。這封郵件的開頭在中國人看來是很常見的寒暄，但外國人看后會感到費解和不適應。

3.物理世界

Verschueren認為物理世界主要包括時間和空間的指示關系。就時間而言，它包括事件的時間、說話的時間和指稱的時間，時間往往存在某種不確定性特征。空間指稱包括絕對的空間關系、說話人的空間、指稱空間，以及交際雙方在物理世界中所處的位置。在很多情況下，在物理世界所涉及的這些因素，對決定選擇什么語言表達方式有其重要的意義和作用。在商務電子郵件的寫作中，為了更準確的傳遞信息，寫信人應該注意交際雙方所處的物理世界，并對不同的時間和空間關系作出順應。

1) Id like to remind you that we will have our National Holiday from October 1st to October 7th.Then back to work on October 8th.

由于各個國家所過的節日有所不同，因此外方有可能不知道中國在國慶期間會放假，因此寫信人順應了這種時間關系上的差異，告知對方8號公司才會正常上班，以免造成不必要的誤會，影響雙方的業務往來。

2) After reading your letter, I can thoroughly understand why you are running out of patience. While it would be easy to place the blame on our computer, this poor fellow has received enough abuse since joining our firm. After all, he only follows the orders that are given to him. Therefore, please accept my apology for the delay in refunding your money for the table.

這是一封對顧客抱怨退款過慢的投訴信的回復。寫信人承認應把過錯歸咎于公司處理退款業務的電腦，但還有一個事實是電腦使用時間過長，并使用了”poor fellow”和”abuse”這兩個擬人化的詞匯，詼諧的緩解了客戶投訴的緊張氣氛，使顧客能更愉快的接受這一理由。通過對物理世界中物質條件的順應，寫信人成功的達到了自己的交際意圖，很好的處理了客戶的投訴。

四、結語

對于商務電子郵件來說，了解其中的語言順應特征能加深收信人對內容的準確理解，促進交際意圖和商務活動的成功。通過從順應理論的角度對商務電子郵件進行研究，我們可以看出在語言選擇的過程中要動態的順應心理世界、社交世界和物理世界這三個交際語境因素，否則就會出現語用失誤，影響交易的正常進行。尤其是在我國企業和外方企業的貿易往來中，更要注意了解對方文化的特征，這樣才能成功的達成跨文化交際。

參考文獻：

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[5]邢福義. 文化語言學[M]. 武漢：湖北教育出版社, 2000.

作者簡介：戴嘉誼（1990-），女，山東省萊蕪人，東北師范大學外國語學院在讀碩士，研究方向：商務英語。