中央企業采購內部控制設計要點概述

蔣文欣+

摘要:在國資委提出加快構建中央企業內部控制體系的大背景下，論文作者作為本單位內部控制體系建設工作的參與者，兩年來，對本單位及其他中央企業的采購內部控制進行了重點研究，詳細論述了采購過程中調研、比價、簽約和驗收等四個采購環節內部控制的設計要點，提出了加強中央企業采購內部控制的思路與方法。

關鍵詞:內部控制集中采購比價

一、問題的提出

2012年5月10日，國資委、財政部發布了《關于加快構建中央企業內部控制體系有關事項的通知》（國資發評價【2012】68號），中央企業加快了內部控制體系建設的步伐。其中，采購領域的內部控制無疑是中央企業內部控制體系建設的一個重要組成部分。

近年來，我國中央企業采購人員職務犯罪呈逐年上升趨勢，多數是由于在采購過程中索取、收受回扣。采購人員的職務犯罪往往導致采購價格虛高，造成國有資產的大量流失，嚴重影響企業的經濟效益。比如：一個中央企業采購部門的負責人曾花費企業178萬元采購一批物資，從中得到了幾十萬元的回扣。當他案發后，經過評估這批物資僅價值十幾萬元。那么，中央企業采購內部控制的主要問題在哪里？

二、中央企業采購內部控制存在的問題

從微觀的角度，我國雖然也存在一些采購內部控制完善、管理水平較高的中央企業，但是毋庸諱言，目前多數中央企業采購內部控制不完善，運作不規范。主要表現在：

(1)采購權分散，企業內部很多部門均有大小不等的采購權。

(2)各部門采購各自為政，包辦采購全過程。

(3)采購決策（包括供應商的選擇、采購價格的確定等）隨意性大，暗箱操作，缺乏剛性制約。

(4)對采購行為缺乏有效監督。

三、科學設計采購內部控制的必要性

為了規范中央企業的采購行為，阻塞采購過程中的漏洞，以降低采購成本，提高經濟效益，防止職務犯罪的發生，同時挽救一批從事采購工作的干部職工，就必須對采購內部控制進行科學設計。

那么，如何設計中央企業采購內部控制，有效避免國有資產的流失呢？

四、中央企業采購內部控制的設計思路

采購的重點在于采購決策，即如何確定從哪一家供應商采購，以什么價格采購?？茖W的采購決策應避免采購決策權過分集中、隨意性大、透明度低、缺乏有效制約等問題。

按照市場營銷學理論對企業購買行為的分析，參與企業購買決策過程的人員有五種：使用者、影響者、采購者、決定者、信息控制者。因此，應明確以上人員在采購過程中的職責、作用及相互關系，使他們能各司其職、相互制約。這樣，就能夠避免采購決策權集中于個別人手中。

對采購決策過程要通過比價的過程來實現。比價的原理就是采購者通過一定的方式使潛在供應商展開市場競爭。在市場競爭過程中，潛在供應商會傾向于向采購者展示質量更好的商品、提出更加優惠的價格以贏得采購合同。采購者通過比價，選擇質量滿足要求、價格合理的商品。對比價過程要制定剛性程序，減少采購決策的隨意性。在這樣的思路下，理順采購程序，建立完善采購管理內控制度，同時還要建立采購監督內控制度，對采購程序進行監督，對采購結果進行評價。

從理論上講，如果通過改進采購管理內控制度，供應商的選擇更加科學，采購價格更加合理，避免了采購價格虛高，供應商沒有了超額利潤，也就缺少了回扣、賄賂的動力和經濟來源。發生在采購過程中的種種問題也就迎刃而解了。

五、建立全新的采購制度—集中采購

(一)集中采購的設計思想

集中采購首先要將分散的采購權（尤其是批量采購權）適當集中，由統一的采購部門按照統一的采購制度、操作規范實施采購行為。

為了避免采購決策權集中于個別人手中，減少決策的隨意性導致不正當行為的發生，要將集中采購按照采購過程分解為調研、比價、簽約、驗收四個環節。每個與采購相關的人員只能參加其中一個或幾個環節（但不能參加所有環節）的工作，以形成采購人員崗位適度分離，相互牽制的局面。簡單地說，就是任何人在采購過程中都不能擁有絕對的權力。

(二)集中采購四個環節內部控制要點概述

1、調研

調研就是要了解采購商品的市場行情，以便選擇潛在供應商。應按商品類別建立合格供方名錄制度。該環節的內部控制要點如下：

(1)由使用部門的技術人員、采購部門及相關部門人員分別對潛在的供應商進行充分調研，寫出調研報告。

(2)要明確合格供應商的標準。

(3)由采購部門整合各方調研信息，根據標準確定合格的潛在供應商，建立合格供方名錄，并實行動態管理。

(4)合格供方名錄中要有足夠多的潛在供應商。潛在供應商的數量應足以反映貨源市場的整體情況，并滿足比價的需要。

(5)除有保密要求的商品外，合格供方名錄應適當公開，即在與該商品采購相關的部門范圍內公開。

(6)調研人員要對調研的真實性負責。

2、比價

比價過程是采購決策的實現方式，是采購過程的核心環節。應當堅持通過潛在供應商之間適度有序的市場競爭，由市場競爭形成價格的原則；堅持比質比價，質量與價格相統一的原則；要考慮供貨期是否滿足需求；還要綜合考慮付款方式、運費等發生的資金成本，以避免低價格、高費用的情況。該環節內部控制要點如下：

(1)應當優先采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等采購方式使潛在供應商之間展開市場競爭，擇優確定供應商及采購價格。

(2)應當制定合理、完善的采購管理內控制度，明確規定每種采購方式的適用條件、操作程序。內控制度要有足夠的剛性，以避免比質比價過程的隨意性。

(3)應當建立一個由采購部門、使用部門及其他相關部門參加的類似價格委員會的機構。由該機構根據采購管理制度和采購商品的具體情況（品種、質量、價格等）選擇比價方式，控制比價過程，確定最終的供應商及采購價格。

(4)參加比價過程的人員不是一成不變的。

(5)參加比價過程的人員在比價過程前不應在任何場合以任何形式接觸潛在供應商。

(6)參加比價過程的人員名單在比價過程結束前應當保密。

(7)對僅有單一潛在供應商的采購應當經過高級管理層的批準，以加強控制，確保單一來源采購不被濫用。

3、簽約

簽約過程是通過法律認可的方式確認采購決策的結果，避免不利于本企業條款的出現。該環節內部控制要點如下：

(1)由企業法律顧問負責采購合同的審查，強化合同的內部審查機制。

(2)應建立合同管理員的法律培訓機制。

4、驗收

應當由獨立的質量檢驗部門對采購的商品進行質量檢驗或驗證。該環節內部控制要點如下：

(1)質量檢驗部門在機構設置上應保持對采購部門的相對獨立性。

(2)采購的商品未經質量檢驗，不能辦理入庫和結算手續。

(3)建立質量檢驗人員持證上崗及繼續教育制度。

(4)質量檢驗人員應當按照標準進行檢驗，并對檢驗結果承擔責任。

綜上所述，采購內部控制設計就是要強調兩個方面：一方面，強調對采購權力的分解，避免權力過分集中；另一方面，強調采購決策的剛性程序，避免決策的隨意性。

六、建立采購監督體系

在建立采購內部控制的同時，還需要建立和完善相應的監督體系。目前，有些中央企業的內部審計部門經過不斷探索形成了物資采購比價審計這一新的審計類型，從而實現了對采購行為監督的制度化，為采購管理內控制度的貫徹執行提供了有效保證。比價審計分為以下兩種模式：

一是對采購程序進行審計監督，即采購行為是否符合采購管理內控制度的規定。這種審計模式直接促進采購程序的規范性，進而間接促進采購結果的合理性。

二是通過廣泛收集采購商品的價格信息，在掌握充分的價格信息情況下對采購結果進行直接評價，企業根據審計評價意見對采購責任人給予獎勵或懲罰。

以上兩種比價審計模式均有待進一步探索。

最后需要說明的是：中央企業的具體情況是各不相同的，只有將集中采購內部控制的設計思想與本單位采購具體情況相結合，綜合考慮管理成本和效益，在實踐中不斷總結經驗，敢于制度創新，才能形成一套適合本單位自身的采購內部控制。

endprint